Green経由の選考辞退を減らす｜連絡の間隔と中身

面接の日程が決まっていたのに、前日に辞退の連絡が来る。一次面接は手応えがあったのに、二次面接の案内に返事がない。Green（株式会社アトラエが運営する、IT・Web業界を中心とした中途採用の求人サイト）経由の選考で、こうした途中の辞退に悩む会社は少なくありません。選考の途中の辞退は、候補者の気持ちの問題に見えて、実は会社からの連絡の「間隔」と「中身」で減らせる部分が大きいです。 この記事では、辞退が起きやすい場面を見極め、連絡の段取りで減らす方法を整理します。

辞退が起きやすい場面を見極める

まず、自社の選考で、どの場面の辞退が多いかを確かめます。過去の選考の記録を、次の場面ごとに分けて数えてみてください。

• 書類選考の通過を伝えた後、面接の日程が決まる前
• 面接の日程が決まった後、面接の前
• 一次面接の後、次の面接の案内を送った後
• 最終面接の後、内定の提示の前
• 内定の提示の後、承諾の前

場面によって、原因と打ち手が違います。日程が決まる前の辞退が多ければ、連絡の速さと日程の出し方に問題がある可能性が高い。面接の後の辞退が多ければ、面接の中身や、面接後の連絡の間隔に原因がある可能性があります。内定後の辞退は、条件や他社との比較が関わることが多いので、Green経由の内定者とのオファー面談で別に整理しています。

間を空けない連絡の段取り

どの場面でも共通して効くのは、連絡と連絡のあいだを空けないことです。中途の候補者は、並行して他社の選考を受けていることが多く、連絡が途切れたあいだに他社の選考が進みます。

次の段取りを決めておくと、間が空きにくくなります。

1. 各回の面接の結果を、その日か翌営業日に伝える：面接官に、終わったら当日中に結果を人事へ伝えてもらう
2. 結果の連絡と、次の回の日程の提示を同じ連絡で行う：通過を伝えるときに、次の面接の候補日を添える
3. 間が空くときは、途中経過を伝える：判断に時間がかかるときは、「○日までにご連絡します」と日付を伝える
4. 面接の前日に、確認の連絡を入れる：日時、面接官の名前、当日話す内容を一言添える
5. 全体の流れを最初に伝えておく：応募の初回連絡か書類通過の連絡で、選考の回数と目安の期間を伝える

各場面で送る連絡の中身

連絡の速さだけでなく、中身も辞退に影響します。定型文だけのやり取りが続くと、候補者は「自分は何人もいる応募者の一人だ」と感じ、優先度を下げます。

場面ごとに、次の一言を加えると、受け取り方が変わります。

• 書類選考の通過を伝えるとき：経歴のどこに関心を持ったかを一文添える
• 面接の前日の確認：面接官が誰で、どんな話をしたいと考えているかを伝える
• 面接の結果を伝えるとき：面接官が評価した点を一つ伝える（「○○の経験についてのお話が、チームの課題と重なると面接官が話していました」）
• 次の面接の案内：次の面接官が誰で、何を話す場かを伝える

面接官が評価した点を伝えることは、とくに効果があります。候補者は面接の手応えを自分では判断しにくく、「通過した」という結果だけでは、どう評価されたのかが分かりません。評価された点が分かると、次の面接への意欲が上がります。

エージェントベストの見解

当社は人材紹介も行っていて、紹介の場合はエージェントが面接の後に候補者と話し、企業がどこを評価したかを伝えています。この「評価を言葉で伝える」役割が、紹介経由の選考で辞退が起きにくい理由の一つだと考えています。媒体経由の選考では、この役割を担う人がいないので、候補者は結果の通知だけを受け取ることになります。そこで当社が勧めているのは、面接官に、面接の後で「評価した点を一つ」だけ人事に伝えてもらうことです。人事はそれを結果の連絡に一文で添える。面接官の手間は数十秒で済み、候補者の受け取り方は大きく変わります。紹介のエージェントがしていることの一部を、社内の仕組みとして持つという考え方です。

連絡の手段にも気を配ります。媒体のメッセージ、メール、電話など、候補者が普段どれを見ているかは人によって違います。最初のやり取りの中で、「今後のご連絡は、どの方法がよろしいですか」と一度聞いておくと、連絡が見落とされて間が空く、ということを防げます。

連絡の時間帯も、在職中の候補者には大事です。業務時間中に電話をかけると、出られないうえに、職場で転職活動を知られることを心配させてしまいます。急ぎでない連絡はメッセージで送り、電話が必要な場合は事前に都合のよい時間を聞いてからかけるようにします。こうした小さな配慮の積み重ねが、選考の途中で離れる人を減らします。

辞退の理由の聞き方

辞退の連絡が来たら、理由を聞いて記録しておくと、次の選考の改善に使えます。ただし、聞き方には配慮が必要です。

• 引き止めない：辞退の連絡に対して、すぐに説得しようとすると、相手は理由を話しにくくなる
• 短く、答えやすく聞く：「差し支えなければ、今後の参考にお聞かせください」と一言添え、答えなくてもよい形にする
• 選択肢を示す：「他社で決まった」「条件が合わなかった」「選考の進め方」「その他」など、選びやすい形にする
• 記録する：場面と理由を、選考の記録と同じ表に残す

理由を集めていくと、自社の選考のどこに課題があるかが見えてきます。「他社で決まった」が多ければ、選考の期間が長い可能性があります。「選考の進め方」が多ければ、連絡の間隔や面接の中身を見直します。

社内の分担

• 人事：連絡の段取りを管理し、間が空かないようにする。辞退の理由を記録する
• 面接官：面接の結果と、評価した点を一つ、当日中に人事に伝える
• 採用の責任者：辞退の記録を月に一度見て、選考のどこを直すかを決める

エージェントベストの見解

選考の途中の辞退を減らすために、連絡の段取りを外に出すかどうかで迷う会社には、切り分けの考え方を伝えています。面接の結果を決めるのと、評価した点を言葉にするのは、面接官にしかできません。そこは社内に残します。一方で、結果を候補者に伝える、次の日程を提示する、前日に確認する、といった連絡の作業は外に出せます。当社のGreen運用代行は、応募対応から面接日程の調整までを成功報酬（採用した方の入社時に1名50万円・税別、初期費用と月額固定費は0円）で引き受けています。外に出す場合も、面接官から「評価した点を一つ」受け取る仕組みは残しておくと、連絡の中身が定型文だけにならずに済みます。

連絡の文面の型はスカウトのフォロー文面でも整理しています。

まとめ

• 辞退がどの場面で起きているかを記録から確かめ、場面ごとに打ち手を考える
• 結果はその日か翌営業日に伝え、次の日程の提示を同じ連絡で行う
• 結果の連絡に、面接官が評価した点を一つ添えると、次への意欲が上がる
• 辞退の理由は引き止めずに短く聞き、選考の記録と同じ表に残す
• 結果の判断と評価の言語化は社内に残し、連絡の作業は外に出せる

よくある質問

面接の前日の確認連絡は、送ったほうがよいですか

送ることをおすすめします。日時の確認だけでなく、面接官の名前と話す内容を添えると、候補者は準備がしやすくなり、前日や当日の辞退が減る傾向があります。

辞退の連絡が来たら、引き止めてもよいですか

辞退の意思がはっきりしている場合は、引き止めずに受け止めるのが基本です。迷っている様子があれば、「何か気になる点があれば、お話を伺えます」と一度だけ伝える程度にとどめてください。

辞退の理由を聞いても、答えてもらえないことが多いです

答えなくてもよい形で、選択肢を示して聞くと、答えてもらいやすくなります。それでも答えがない場合は、無理に聞かず、場面だけを記録しておきます。場面の偏りだけでも、改善の手がかりになります。