Green経由の面接辞退を減らす｜日程と事前情報の出し方

Greenで応募は来ているのに、面接の日が近づくと辞退の連絡が届く。あるいは連絡がつかなくなる。IT・Web系の職種を中途で採っている会社から、こうした相談をよく受けます。結論から言うと、面接辞退の多くは「日程が決まるまでの時間」と「面接の前に候補者が知っていること」の2つで減らせます。 Greenは株式会社アトラエが運営する、IT・Web業界を中心とした中途採用の求人サイトで、候補者は在職中に複数の会社へ同時に応募していることが前提です。この記事では、辞退がどの段階で起きているかの確認から、日程と事前情報の出し方、社内の分担までを順に見ていきます。

まず辞退がどの段階で起きているかを確かめる

面接辞退とひとまとめにしがちですが、起きている段階によって打ち手は変わります。最初に、直近の辞退を次の3つに分けて数えてみてください。

• 日程調整の途中で返信が止まる：候補日を送ったあと、返事が来ない
• 日程が決まったあと、前日や当日に辞退の連絡が来る
• 連絡なしで面接に来ない

1つめが多いなら、日程の出し方とスピードの問題です。2つめが多いなら、面接までのあいだに他社の選考が先に進んだか、自社への関心が下がった可能性が高い。3つめは、応募の時点で関心が薄かったか、連絡手段がうまく機能していないことが考えられます。

数え方は簡単で構いません。応募日、日程の初回連絡日、日程確定日、面接予定日、辞退の連絡日を表に並べるだけで、どこで時間がかかっているかが見えてきます。多くの会社で、応募から初回連絡までの日数が想像より長いことに気づきます。

日程の出し方を変える

候補日は最初の連絡で出す

「ご都合のよい日時をお知らせください」と候補者に投げると、やり取りが1往復増えます。在職中の候補者は日中に返信しにくいので、1往復で1〜2日延びることもあります。最初の連絡の時点で、面接官の空きから候補日を複数出しておくと、返信1回で確定できます。

夜や早朝の枠を用意する

IT職の候補者は、勤務時間中に面接を入れにくい人が少なくありません。オンライン面接であれば、終業後の時間帯や始業前の時間帯を用意するだけで、日程が早く決まることがあります。面接官の負担になるので、曜日を決めて枠を固定しておくと続けやすくなります。

確定から面接までの期間を短くする

日程が決まってから面接まで日が空くほど、そのあいだに他社の面接が入ります。確定から面接までが長くなっているなら、面接官の空きを先に押さえておく運用に変えることを検討してください。採用の繁忙期だけでも、週に決まった枠を確保しておくと効果が出やすいです。

面接の前に渡す情報を決める

日程が決まったあとの辞退は、「この会社の面接に時間を使う理由」が候補者の中で弱くなったときに起きます。面接の前に、候補者が知っておきたいことを先に渡しておくと、関心が保たれやすくなります。

渡す情報の例を挙げます。

1. 面接官が誰か：役職と担当している仕事。現場のエンジニアが出るのか、人事が出るのか
2. 面接で何を話すか：経歴の確認なのか、技術の話なのか、カジュアルな面談なのか
3. 所要時間と形式：オンラインか対面か、何分程度か
4. 選考の全体像：面接は何回あり、結果はいつごろ伝えるか
5. 事前に読んでおくとよいもの：会社紹介の資料、技術ブログ、プロダクトのページなど

特に4つめの選考の全体像は、辞退を減らすうえで効きます。候補者は他社と並行して動いているので、「この会社はいつ結論が出るか」が分からないと、先に結論の出る会社を優先しがちです。

エージェントベストの見解

面接辞退の相談で、当社が最初に確認するのは「面接前の連絡を誰が書いているか」です。多くの会社では、日程が決まった時点で自動返信に近い定型の確認メールが1通送られ、そのまま面接当日を迎えます。当社は人材紹介も行っていますが、紹介で採る場合はエージェントが面接の前日までに候補者と話し、面接官の人柄や聞かれそうなことを伝えています。媒体経由の応募では、この役割を担う人がいません。そこで、面接の前日に「明日はこの担当が、こんな話をします」と一言添える連絡を入れるだけで、前日辞退が目に見えて減る会社があります。定型文ではなく、面接官の名前と話す内容が入っていることが大事です。誰がこの連絡を書くのかを決めていない会社は、まずそこを決めてください。

連絡の担当と流れを決める

日程と事前情報の改善は、担当が決まっていないと続きません。人事が1人で応募対応をしている会社では、面接官の予定を押さえる、候補日を出す、前日に連絡するという作業が、ほかの業務に押されて後回しになりがちです。

分担の例です。

事前情報は毎回書く必要はありません。職種ごとにひな形を作っておき、面接官の名前と日時だけを差し替えれば十分です。

外に出す場合はどこまでか

応募対応や日程調整は、手順が決まっていれば外部に任せやすい作業です。一方で、候補者を面接に進めるかどうか、面接で何を見るかは、社内で決める必要があります。

外に出しやすいもの：

• 応募があったときの初回連絡と候補日の提示
• 日程の確定と前日の連絡
• 事前情報のひな形づくり

社内に残すもの：

• 書類で面接に進めるかの判断
• 面接官の割り当てと評価
• 合否と条件の判断

当社のGreen運用代行は、求人票の作成、「気になる」やスカウトの配信、応募対応、面接の日程調整までをお受けし、合否の判断は企業側に残す形です。費用は成功報酬で、採用した方が入社したときに1名50万円（税別）。初期費用と月額の固定費はかかりません。

エージェントベストの見解

日程調整を外に出すときに見落とされやすいのは、「面接官の空きを誰が教えるか」です。代行側がどれだけ早く候補者に連絡しても、面接官の予定が分からなければ候補日は出せません。運用代行を始めてから辞退が減らない会社の多くは、面接官のカレンダーの共有や、週ごとの枠の確保が決まっていないまま進めています。逆に、面接官が毎週の枠を先に出してくれる会社では、応募の翌日には日程が決まる流れが作れます。外に出す前に、面接官の予定をどう共有するかを社内で一度決めておくことを勧めます。これは代行を使わない場合にもそのまま効く準備です。選考の進め方全体については選考途中の辞退を防ぐ進め方も参考にしてください。

まとめ

• 面接辞退は、日程調整の途中・確定後・無断欠席のどこで起きているかを分けて数える
• 候補日は最初の連絡で出し、夜や早朝の枠も用意すると日程が早く決まりやすい
• 面接の前に、面接官・話す内容・選考の全体像を候補者に渡しておく
• 前日の連絡に面接官の名前と話す内容を入れると、関心が保たれやすい
• 外に出すなら応募対応と日程調整まで。面接官の予定の共有は社内で先に決める

よくある質問

応募から何日以内に連絡すればよいですか

会社や職種によって異なりますが、在職中の候補者は複数の会社に同時に応募していることが多いため、応募を確認した当日中の連絡を目安にしている会社が多いです。翌日以降になる場合も、最初の連絡で候補日を出しておくと、確定までの時間を縮められます。

面接前にどこまで情報を出してよいですか

面接官の役職、面接で話す内容、所要時間、選考の回数と結果の連絡時期は、出して困ることが少ない情報です。社内の評価基準や、ほかの候補者の状況は出す必要はありません。候補者が「この面接に時間を使う理由」が分かる程度を目安にしてください。

辞退した候補者に再度連絡してもよいですか

辞退の理由が日程の都合であれば、時期を改めて連絡することは失礼にあたらないとされています。ただし、他社に決まった、関心がなくなったという理由の場合は、無理に引き止めず、辞退の理由を記録して次の改善に使うほうが建設的です。