OfferBoxのオファー送信ペースの決め方｜面談枠から逆算する手順

「週に何人に送ればいいのか」という質問に、決まった答えはありません。結論から言うと、送るペースは「採る人数」からではなく「面談できる枠」から逆算し、「読む時間」で確かめます。多く送るほどよいのではなく、承認された学生と会える数が、送る数の上限です。 上限を超えて送ると、承認が溜まり、案内が遅れ、学生が離れます。この記事では、ペースの決め方の手順、毎週一定か山を作るかの判断、送りすぎと送らなさすぎのサイン、ペースを直す時期、人事と現場の分担を整理します。具体的な通数は書きません。自社の面談枠と読む時間で決まる数だからです。送る時期の考え方はオファーを送る時期と時間帯の考え方で書きました。

この作業の目的｜「送る」と「会う」を釣り合わせる

OfferBoxの運用は、送る、承認される、返信する、面談する、の流れです。送る数だけを増やすと、承認が増え、返信と面談が追いつかなくなります。逆に、面談枠が余っているのに送る数が少ないと、枠が空いたまま時期が過ぎます。

送るペースを決めるとは、この流れの中で「送る」と「会う」を釣り合わせることです。釣り合っていれば、承認された学生を待たせず、面談枠を空けず、担当の時間も読めます。

手順1｜面談できる枠から逆算する

最初に決めるのは、送る数ではなく、面談できる枠です。

1. 週に面談できる枠を出す：誰が、何曜日に、何枠。面接官の予定から
2. 承認から面談に進む割合を置く：前年の実績があればそれを使う。無ければ仮に置き、最初の月で置き直す
3. 面談枠に必要な承認の数を出す：枠を、承認から面談に進む割合で割る
4. 承認に必要な送る数を出す：承認の数を、送信から承認される割合で割る。この割合も前年か仮で
5. これが、週に送る数の上限：これ以上送ると、承認が面談枠を超える

この逆算で出る数は、自社の面談枠と割合で決まるので、他社の数とは比べられません。他社が週に多く送っていると聞いても、自社の面談枠が少なければ、その数は送れません。

「割合」は最初は仮でよく、最初の月の実績で置き直します。仮の数字が外れても、置き直せば直ります。決めずに送り始めるほうが、あとで直せません。

手順2｜読む時間で確かめる

面談枠から出た送る数を、読む時間で確かめます。送る数が出ても、その数の学生のプロフィールを読み、冒頭を書く時間が無ければ、送れません。

面談枠が上限を決め、読む時間が実際に送れる数を決めます。両方を満たす数が、その週のペースです。

エージェントベストの見解

相談で最も多い思い込みは、「多く送るほど採れる」というものです。実際には、送る数が面談枠を超えた瞬間から、承認された学生を待たせることになり、待たされた学生は他社に進みます。多く送って多く承認されても、会えなければ母集団にはなりません。当社は3媒体すべての販売パートナーとしてOfferBoxの契約後の運用を見ていますが、「送っているのに採れない」という相談の一部は、送りすぎです。承認が溜まり、返信が数日空き、面談の案内が遅れ、承認した学生の多くが辞退している。この状態で送る数をさらに増やしても、辞退が増えるだけです。送る数を減らして、承認に当日返信し、翌週に面談する。それだけで面談に進む数が増えた会社があります。送る数は、多いほどよいのではなく、会える数と釣り合っているのがよい。この見方に変えると、ペースの決め方が変わります。

手順3｜毎週一定にするか、山を作るか

ペースには、毎週一定に送る型と、時期によって山を作る型があります。

どの型でも、「送る数の増減に合わせて、面談枠も増減する」が条件です。送る数だけ山を作って面談枠が一定だと、山の時期に承認が溜まります。

担当が1人で、面談枠も限られているなら、毎週一定が回りやすいです。学生の動きの山に合わせたいなら、その時期の面談枠を先に確保してから、送る数を上乗せします。時期の考え方は送る時期の記事で書きました。

手順4｜送りすぎと送らなさすぎのサインを見る

ペースが合っているかは、次のサインで分かります。

送りすぎのサイン

• 承認に当日返信できていない
• 承認から面談の案内まで数日空いている
• 面談の日程が、承認から何週も先になっている
• 承認した学生の辞退が増えている
• 読む時間が足りず、冒頭が浅くなっている

送らなさすぎのサイン

• 面談枠が空いたまま週が過ぎている
• 読む対象が残っているのに、送る数が少ない
• 送る数が、担当の気分で週ごとに大きく変わる
• 採る人数に対して、面談に進んでいる数が明らかに足りない

送りすぎのサインが出たら、送る数を減らすか、面談枠と返信の担当を増やします。送らなさすぎのサインが出たら、送る数を増やすか、読む時間を確保します。

手順5｜ペースを直す時期

ペースは、送り始めてから直します。直す時期を決めておきます。

1. 最初の月の終わり：仮で置いた割合（承認される割合、面談に進む割合）を実績で置き直す。送る数を再計算する
2. 面談枠が変わったとき：面接官の予定が変わったら、送る数も変える
3. 学生の動きの山の前後：山に入る前に上乗せし、山が過ぎたら戻す
4. 送りすぎ・送らなさすぎのサインが出たとき：その週に直す。翌月まで待たない

「毎週変える」と、何が効いたか分かりません。「月に一度、決めた時期に見直す」と「サインが出たらその週に直す」の2つで足ります。

やりがちな失敗

最も多いのは、最初の「採る人数から送る数を決める」です。採る人数が多いほど送る数を増やしたくなりますが、面談枠が増えなければ、承認が溜まるだけです。

社内の分担

面談枠を出すのは現場の仕事で、送る数はそれに従います。人事が送る数を決めてから現場に面談枠を頼む順番だと、枠が足りずに承認が溜まります。現場が枠を出し、人事が送る数を決める。この順番にします。運用代行に出す場合、送る数の計算と送信は代行が行いますが、面談枠と返信は社内です。代行の範囲は代理店に運用まで頼めるかで書きました。

エージェントベストの見解

同じ「送るペースを決めたい」という相談でも、当社が毎週一定の型を勧めるのは、担当が1人で、面談枠も毎週同じくらいしか取れない会社です。この体制で山を作ると、山の時期に承認が溜まって止まります。毎週一定なら、承認も返信も面談も一定で、担当の時間が読めます。逆に、面接官が複数いて、学生が動く時期に面談枠を集中できる会社には、山を作る型を勧めます。山の時期に数を出し、その分の面談枠を先に確保しておけば、短い期間で母集団ができます。当社がOfferBoxの運用代行を受けるときも、最初に「面談枠を毎週一定にできるか、時期に集中できるか」を聞き、それでペースの型を決めます。体制に合わないペースは、どんなに送る数が正しくても回りません。

まとめ

• 送るペースは、採る人数からではなく面談できる枠から逆算し、読む時間で確かめる
• 多く送るほどよいのではなく、会える数と釣り合っている数がよい。超えると承認が溜まり辞退が増える
• 毎週一定か山を作るかは、担当の数と面談枠の取り方で決める。送る数と面談枠は一緒に増減する
• 送りすぎのサイン（返信の遅れ、辞退の増加）と送らなさすぎのサイン（面談枠が空く）を見て直す
• 割合は仮で置いて最初の月で置き直す。見直しは月に一度と、サインが出たとき

よくある質問

週に何人に送ればよいか、目安を教えてください

自社の面談枠と、承認される割合、面談に進む割合で決まるので、共通の目安は書けません。決め方は、週の面談枠を出し、割合で割り戻して送る数の上限を出し、読む時間で確かめることです。割合は仮でよく、最初の月の実績で置き直します。

送る数を増やしたいのですが、面談枠が増やせません

面談枠が上限なら、送る数は増やせません。増やすと承認が溜まり、辞退が増えます。面談枠を増やす方法（面接官を増やす、オンラインで枠を作る、初回面談を短くする）を先に考え、それでも増やせないなら、送る数はいまのままで、冒頭の深さを上げて承認から面談に進む割合を上げるほうが、結果として会える数が増えます。

ペースの設計は、御社に頼めますか

頼めます。当社がOfferBoxの運用代行を受けるときは、面談枠を先に確認し、割合を仮で置いて送る数を出し、最初の月で置き直します。運用代行を頼まない場合も、同じ手順でお伝えします。3媒体の全体像は3媒体の違いと選び方にまとめています。