OfferBoxの運用を休日・長期休暇にどう回すか｜休暇前に返し切る

OfferBoxの承認は、企業の営業日に合わせて来るわけではありません。週末にも、長期休暇の間にも来ます。結論から言うと、休日と長期休暇の運用で決めることは3つです。週末の承認は翌営業日の午前に返すと線引きする、長期休暇の前に承認を全部返し切って送る数を減らす、休暇明けの最初の作業を「休暇中の承認への返信」にする。この3つで、休暇明けに承認が溜まっている状態を防げます。 加えて、学生側も休みなので返信が遅くなる前提で、追いかけを急ぎません。この記事では、週末、長期休暇の前、休暇中、休暇明け、学生側の休み、休暇をまたぐ選考の順で整理します。当日返信の体制の基本は承認からの連絡を早くする体制で書きました。この記事は、その体制が崩れやすい休日と休暇に絞った話です。

この作業の目的｜休暇明けに「溜まった承認」を作らない

長期休暇の明けに管理画面を開くと、休暇中の承認がまとまって溜まっている。まとめて返そうとして数日かかり、承認から返信まで1週間以上空き、承認した学生の多くが他社の面談を入れている。この状態が、休暇明けに最も起きやすい止まり方です。

目的は、休暇明けに溜まった承認を作らないことです。溜まってから速く返すのではなく、溜まらないように休暇前に整えます。

手順1｜週末の承認は、翌営業日の午前に返す

週末の承認は、毎週起きます。線引きを決めておきます。

「翌営業日の午前」を守るには、週明けの最初の作業を「週末の承認への返信」に固定します。月曜の朝の会議の前に、管理画面を開いて返す。この順番にすると、月曜の午前に返せます。会議のあとにすると、午後か翌日になります。

週末に承認が来ることを前提に、金曜に送る数を調整する考え方もあります。金曜に多く送ると、週末に承認が来て、月曜に溜まります。週の前半に送る山を置くと、承認が平日に来て、当日に返せます。送る曜日の考え方は送る時期と時間帯の考え方で書きました。

手順2｜長期休暇の前に、承認を返し切り、送る数を減らす

年末年始、大型連休、夏季休暇のような長期休暇の前は、次の順で整えます。

1. 休暇の前の週に、送る数を減らす：休暇中に承認が来ても返せない。休暇に入る数日前からは送らないか、大幅に減らす
2. 休暇前の最終営業日に、承認を全部返す：溜まっている承認をゼロにしてから休暇に入る
3. 日程調整中の学生に、休暇の予定を伝える：「〇日から△日まで休業のため、返信が遅れます。△日以降に改めてご連絡します」。学生が「返事が来ない」と不安にならないように
4. 面談の日程を、休暇明けの週に入れすぎない：休暇明けは承認への返信で手一杯になる。面談は休暇明けの2週目以降に寄せる
5. 休暇中の承認への自動の一言を用意する：媒体に、承認への自動の返信や不在の案内を設定する機能があれば使う。機能の有無と設定の方法は、管理画面と媒体の案内で確認する。無ければ、休暇前の連絡で伝えておく

「送る数を減らす」が、最も効く準備です。休暇中に承認が来なければ、休暇明けに溜まりません。送る山は、休暇の前ではなく、休暇明けの落ち着いた週に置きます。

エージェントベストの見解

申し込んだあと、長期休暇の明けに起きやすいのは、「休暇の直前に、休暇中に読まれることを期待して多く送る」ことです。学生は休暇中にプロフィールを見る時間があるから、と考えて送るのですが、承認が休暇中に来て、企業側は返せず、休暇明けに溜まります。当社は3媒体すべての販売パートナーとしてOfferBoxの契約後の運用を見ていますが、休暇明けに承認が溜まって面談に進まなかった会社の多くは、休暇前に送る数を増やしていました。逆に、休暇前に送る数を減らし、休暇明けの落ち着いた週に送る山を置いた会社は、承認が平日に来て当日に返せています。学生が読む時間があるかどうかより、企業が返せるかどうかで、送る時期を決める。休暇前は、送る時期ではなく、返し切る時期です。

手順3｜休暇中の代理と、見ない判断

休暇中に誰かが管理画面を見るかどうかを、先に決めます。

• 代理を置く：休暇中も出勤する人がいれば、返信の型と日程の候補を渡し、承認があれば返してもらう。代理の置き方は当日返信の体制の記事で
• 代理を置かず、見ない：全社が休暇なら、見ない判断も現実的。その場合は、休暇前に送る数を減らし、承認を返し切り、休暇の予定を学生に伝えておく。休暇明けの最初の作業で返す
• 担当だけが見る：休暇中に担当が管理画面を見るのは、担当の負担になる。続かないので、勧めない。見るなら代理として出勤している人が

「見ない」と決めるなら、その分、休暇前の準備を厚くします。見ないのに準備をしないのが、最も溜まります。

手順4｜休暇明けの最初の作業

休暇明けの最初の営業日の午前を、次の作業に使います。

1. 休暇中の承認を、全部返す：型と候補で。休暇の前に候補を用意しておくと速い
2. 日程調整中だった学生に、改めて連絡する：「休業が明けましたので、改めて候補をお送りします」
3. 休暇中に届いた質問に答える：答え方は学生からの質問に答える文面
4. 選考中の学生に、次の段階の日程を送る：休暇をまたいだ分、空白が長い。早めに
5. その週の送る数を決める：返信が落ち着いてから送り始める。休暇明けの初日から送らない

休暇明けの最初の午前を、会議や他の業務で埋めないことが要点です。「休暇明けの午前は承認への返信」を、社内で先に決めておきます。

手順5｜学生側も休みである前提で、追いかけを急がない

長期休暇は、学生も休みです。帰省、旅行、アルバイト、実家での家族との時間。返信が遅くなる前提で、追いかけの間隔を空けます。

内定の承諾期限を休暇中に切ると、学生は家族と相談する時間が取れないまま期限を迎えます。休暇明けの先に置きます。内定後の連絡の考え方は内定を出したあとのフォローで書きました。

手順6｜休暇をまたぐ選考の連絡

選考の途中で休暇をまたぐ学生には、休暇前に一言入れます。

• 次の段階の日程を、休暇前に確定しておく：休暇明けの2週目以降で。空白が長くならないように
• 確定できないなら、休暇明けにいつ連絡するかを伝える：「〇日に次の日程をご連絡します」
• 休暇中は連絡しないことを伝える：「休業中は返信が遅れます」。学生が「連絡が無い」と不安にならないように
• 休暇明けに、伝えた日に連絡する：伝えた日を守ることが、信頼になる
• 面接官の枠を、休暇明けに集中して確保する：休暇をまたいだ学生の面接を、休暇明けに集中させる。面接官に先に頼む

「休暇中は連絡しない」と伝えておくと、学生は待てます。伝えずに連絡が途切れると、学生は「忘れられた」と感じます。連絡設計の考え方は承認後の辞退を減らす連絡設計で書きました。

やりがちな失敗

最も多いのは、「休暇の直前に多く送る」です。良かれと思ってやることが、休暇明けの溜まりを作ります。

社内の分担

運用代行に出している場合、休暇中も代行が承認を見て返せるかは、代行の営業日によります。当社の場合、休暇の期間と、その間の返信の扱いを、休暇の前に企業と決めます。代行の範囲は運用代行に任せられる範囲で書きました。

エージェントベストの見解

これをやる前に、先に決めておかないと休暇明けが崩れることがあります。「休暇明けの最初の午前は、承認への返信に使う」と、社内で先に決めておくことです。当社がOfferBoxの運用の相談で休暇明けの話を聞くとき、休暇明けの初日が全社会議や挨拶回りで埋まり、管理画面を開くのが午後か翌日、という会社は少なくありません。休暇前に承認を返し切っていても、休暇中に来た承認は、休暇明けの初日に返さないと、承認から返信まで休暇の日数分が空きます。当社がOfferBoxの運用代行で休暇をまたぐときは、休暇前に企業と「休暇明けの初日の午前に、当社が休暇中の承認を全部返す。面談枠は休暇明けの2週目から」と決めておきます。決めてあれば、休暇明けの初日の午前に返せます。決めていなければ、他の業務に押されます。休暇明けの午前は、休暇前に予約しておくものです。

まとめ

• 週末の承認は翌営業日の午前に返す。週明けの最初の作業に固定する
• 長期休暇の前は、送る数を減らし、最終営業日に承認を返し切り、学生に休暇の予定を伝える
• 休暇中は、代理を置くか、見ないと決めて休暇前の準備を厚くする。担当だけが見るのは続かない
• 休暇明けの最初の午前は、休暇中の承認への返信に使う。送り始めるのは返信が落ち着いてから
• 学生も休み。追いかけは休暇明けに。承諾期限は休暇明けの先に置く

よくある質問

長期休暇の前に送っておけば、休暇中に学生が読んでくれるのではないですか

読む学生はいますが、承認が休暇中に来て、企業側は返せず、休暇明けに溜まります。承認から返信まで休暇の日数分が空き、面談に進まない承認が増えます。休暇前は送る数を減らし、送る山は休暇明けの落ち着いた週に置くことを勧めます。

休暇中に承認が来たら、担当が自宅から返してもよいですか

担当の負担になり、続きません。代理として出勤している人がいれば型で返してもらい、いなければ「見ない」と決めて、休暇前に承認を返し切り、学生に休暇の予定を伝えておきます。休暇明けの初日の午前に返せば、学生は待てます。

休暇中の運用は、御社に頼めますか

当社の営業日の範囲で、承認への返信を続けられます。当社の休暇と重なる期間は、休暇前に企業と扱いを決め、学生に伝える連絡を当社から送ります。休暇明けの初日の午前に、休暇中の承認を全部返す形にしています。3媒体の全体像は3媒体の違いと選び方にまとめています。