ワンキャリアで得た学生情報を社内でどこまで共有するか｜範囲・渡し方・期間

ワンキャリア経由で届いた学生の応募情報やESを、面接官や現場の社員にどこまで見せてよいか。メールに添付して回しているうちに、誰が何を持っているか分からなくなった。この記事は、そうした状態に気づいた採用担当者に向けたものです。結論から言うと、学生情報の共有は「選考に使う人に、使う分だけ、使う期間だけ」を原則にし、渡す範囲・渡し方・消すタイミングを人事が決めて揃えます。 判断の土台は、自社の個人情報の取り扱い方針と、媒体の利用規約・案内です。この記事は一般的な運用の考え方をまとめたもので、法的な判断が必要な場合は、社内の担当部署や専門家に確認してください。なお、クチコミを社内に共有する方法はワンキャリアのクチコミを社内に共有する方法で書きました。この記事は、学生一人ひとりの情報の扱いに絞ります。

症状の確認｜共有が広がりすぎているサイン

まず、自社に当てはまる症状がないかを確かめます。

一つでも当てはまれば、共有の仕方を見直す時期です。どれも悪意から起きることは少なく、「選考を早く回したい」という善意から広がっていきます。

原因の切り分け｜この順番で確かめる

1. 自社の方針を、採用担当が把握しているか：自社の個人情報の取り扱い方針に、採用選考の情報の扱いがどう書かれているかを確かめる。書かれていなければ、方針を持つ部署に相談する
2. 媒体の規約と案内を確かめているか：ワンキャリアから得た情報の利用範囲について、利用規約や媒体の案内でどう定められているかを確かめる。不明な点は媒体の窓口に問い合わせる
3. 誰に何を渡すかが決まっているか：面接官全員に全項目を渡していないか。段ごとに必要な情報は違う
4. 渡し方が決まっているか：添付・印刷・ダウンロードが、担当者ごとの判断になっていないか
5. 消すタイミングが決まっているか：選考終了後、辞退後、不合格後に、誰が何を消すか

1と2が曖昧なまま3以降を決めると、社内のルールが方針や規約とずれることがあります。順番を守ってください。

エージェントベストの見解

相談で多い思い込みは、「面接官には全部見せたほうが、良い面接ができる」というものです。当社は3媒体すべての販売パートナーとして選考の運用を見ていますが、面接官に必要なのは多くの場合、その段で見ることに関わるESの設問と、前の段の評価の要点だけです。氏名以外の連絡先や、選考に関係しない項目まで渡しても、面接の質はほとんど変わらず、所在の分からない情報が増えるだけです。当社が勧めているのは、段ごとに「面接官に渡す項目」を表にして、人事がそこだけを切り出して渡すことです。最初は手間に見えますが、面接官も何を読めばよいかが分かり、準備の時間も短くなりやすくなります。

打ち手｜範囲・渡し方・期間を決める

渡す範囲を、段ごとに決める

連絡先や、選考に関係しない情報は、人事の手元にとどめます。学生への連絡は、人事が行う形にしておくと、情報が広がりにくくなります。

渡し方を揃える

• メール添付をやめ、閲覧権限を絞った場所で見てもらう形にする
• 印刷は原則しない。する場合は、面接後に回収する
• 管理画面からのダウンロードは、担当者を決め、保存場所を一つにする
• 採用管理システムを使っているなら、閲覧権限の設定で範囲を絞る。ワンキャリアの採用管理システムでできることはワンキャリアの採用管理システム（ATS）で書きました。設定の詳細は管理画面と媒体の案内で確認してください

消すタイミングを決める

• 不合格・辞退の学生の情報を、いつ、誰が消すか
• 選考期間が終わったあとに、個人の手元に残ったファイルや紙を回収する日
• 内定者の情報を、入社手続きの情報とどう分けるか

期間は、自社の方針と媒体の規約に沿って決めます。この記事では具体的な期間は示しません。

外に出す場合の範囲｜代行や代理店に任せるとき

スカウトや掲載の運用を外部に任せると、外部の担当者も学生情報に触れることがあります。

外部に任せる場合も、学生情報の責任は自社にあると考えて、範囲と扱いを文書で決めておきます。代理店に頼める範囲の全体像は代理店に運用まで頼めるかで書きました。

エージェントベストの見解

これは順番の話です。運用を外部に任せる前に、社内で「誰に何を渡すか」を決めておかないと、外部の担当者にも同じように広く渡ってしまいます。当社がスカウトや掲載の運用を支えるとき、最初に確認するのは、管理画面のアカウントを誰が持っているか、学生情報がどこに保存されているかです。社内の共有が整理されていない会社では、外部の担当者が触れる範囲も決めようがありません。逆に、段ごとに渡す項目の表がある会社では、「外部はこの段のこの項目まで」と一行足すだけで済みます。外部に任せる話を進める前に、社内の表を一枚作ってください。それが、外部との契約で情報の扱いを決めるときの土台にもなります。

まとめ

• 学生情報の共有は「選考に使う人に、使う分だけ、使う期間だけ」を原則にする
• 自社の個人情報の取り扱い方針と、媒体の利用規約・案内を先に確かめ、そのうえで社内ルールを決める
• 段ごとに渡す相手と項目を表にし、連絡先など選考に不要な情報は人事の手元にとどめる
• メール添付と印刷を減らし、閲覧権限を絞った場所で見てもらう。消すタイミングと担当も決める
• 外部に任せる場合は、範囲・保管・返却や削除の方法を文書で決め、責任は自社にあると考える

よくある質問

内定者の情報を、配属先の部署に渡してもよいですか

配属の検討に必要な範囲で渡すことは考えられますが、その範囲は自社の方針に沿って決めてください。選考中のESや評価の詳細まで渡す必要があるかは、目的から考えます。判断に迷う場合は、社内で個人情報の取り扱いを担当する部署に確認してください。

面接官がESを手元に残したがります

面接の準備に必要な時間だけ見られる形にし、面接後は人事の管理場所に戻す運用にします。面接官が後から見返したいのは、多くの場合ESそのものより評価の記録です。評価の記録を人事の管理場所に残す形にすると、手元に残す理由が減ります。

学生から、自分の情報を消してほしいと言われました

自社の方針と媒体の規約・案内に沿って対応します。社内で誰が受け付け、誰が確認して対応するかを先に決めておくと、慌てずに済みます。媒体側の情報の扱いについては、媒体の窓口に確認してください。