ワンキャリア経由の面談・選考の記録を社内で共有する方法｜残す項目と書き方

ワンキャリア経由の学生と面談や面接をしたあと、その記録が面接官の手元のメモで止まっている。次の面接官は同じことを聞き、学生は「前の面接で話したのに」と感じる。この症状は、記録の道具より、何をどう残すかが決まっていないことから起きます。結論から言うと、面談・選考の記録は、残す項目を企業ページに書いた「何を見るか」に揃え、事実と評価を分けて、面接の当日に一か所へ書きます。読む人と閲覧の範囲も、先に決めます。 この記事では、記録が共有されていないときの症状、原因の切り分け、残す項目、事実と評価の分け方、置き場と時期、閲覧の範囲、外に頼める範囲を整理します。採用管理システムでできることはワンキャリアの採用管理システム（ATS）、クチコミの社内共有はワンキャリアのクチコミを社内に共有する方法で書きました。この記事は、学生一人ひとりの面談・選考の記録です。

症状の確認｜記録が共有されていないときに起きること

上の三つは、学生がそのまま選考体験談に書きうる症状です。体験談の影響はワンキャリアの選考体験談が採用に与える影響で整理しました。

原因の切り分け｜この順番で見る

1. 残す項目が決まっているか：決まっていないと、面接官ごとに書く中身が違い、次の人が使えない
2. 事実と評価が分かれているか：「良かった」「微妙」だけだと、次の面接官は何を確かめればよいか分からない
3. 書く時期が決まっているか：「あとで書く」は書かれない
4. 置き場が一か所か：個人のメモ、チャット、表計算に散ると、探せない
5. 読む人と範囲が決まっているか：次の面接官が読む前提が無いと、書いても読まれない

順番に意味があります。項目が決まらないうちに置き場を整えても、中身のばらつきは直りません。

エージェントベストの見解

ワンキャリアを使い始めた会社で、選考が進む時期に共通して起きるのが、記録の止まりです。当社は3媒体すべての販売パートナーとして、申込のあとの運用まで見ていますが、最初の数週間は人事が全員の面談に出ているので、記録が無くても回ります。面接官が増え、段が進むころに、二次の面接官が一次の内容を知らない状態が生まれます。そのとき慌てて道具を探す会社が多いのですが、先に要るのは、面接官全員が同じ項目で書くことへの合意です。当社が勧めるのは、選考が始まる前に、記録の項目を一枚にして面接官に配ることです。道具は、その一枚が回り始めてから選んでも遅くありません。

打ち手1｜残す項目を、企業ページの「何を見るか」に揃える

学生は企業ページに書かれた「何を見るか」を読んで準備してきます。記録の項目も、それに揃えます。

項目が企業ページと揃っていると、面接官が変わっても、学生には「書いてあったとおりの選考だった」と映ります。企業ページの書き方はワンキャリアで本選考を掲載するときの書き方で書きました。

打ち手2｜事実と評価を分けて書く

記録は、事実の欄と評価の欄を分けます。

• 事実：「ゼミの発表の準備で、班の意見がまとまらず、論点を書き出して並べ直したと話した」
• 評価：「論点を整理する進め方は、一年目の仕事の場面と重なると感じた」
• 次の段で確かめること：「整理したあと、自分の意見をどう通したかは聞けていない」

評価だけが残ると、次の面接官は前の面接官の印象に引きずられます。事実が残っていれば、次の面接官は自分で判断できます。

打ち手3｜置き場と、書く時期を一つにする

• 置き場は一か所：採用管理システムを使っているならその中、使っていないなら共有の台帳。ワンキャリアの管理画面で残せる項目や、外部の仕組みとのつなぎ方は、管理画面と媒体の案内で確認する
• 書くのは面接の当日：翌日以降は、事実が印象に置き換わる
• 書き終えたら、次の面接官に知らせる：置いただけでは読まれない
• 面接官の手間は短く：項目を埋める形にして、自由記述を長く求めない

連携の考え方はワンキャリアと採用管理システムの連携で書きました。

打ち手4｜読む人と、閲覧の範囲を決める

記録には、学生の個人情報が含まれます。共有を広げるほど、扱いの責任も広がります。

• 読む人を決める：次の段の面接官、人事、合否を決める責任者
• 選考に関係のないことは書かない、聞かない：本人の適性や能力と関係のない事柄は、記録にも残さない
• 私的な事情は、必要な範囲だけ：日程の配慮に要る情報は「配慮が要る」とだけ残し、詳細は人事が持つ
• 選考が終わった記録の扱いを決める：自社の個人情報の取り扱いの決まりに沿って、保管と削除を決める

外に出す場合の範囲

代理店の代行の範囲は代理店に運用まで頼めるかで書きました。

エージェントベストの見解

自社で持つべきなのは、記録の中身と、その扱いの決定までです。当社が記録の整備を支えるとき、項目の一枚、事実と評価の書き方の例、企業ページとの照合は当社で出せます。ただし、記録そのものを外部が書く形にすると、面接に出ていない人が面接の内容を要約することになり、事実が抜けて印象だけが残ります。また、学生の個人情報を社外に広く渡すことにもなります。当社が勧めるのは、面接官が当日に事実を三行だけ書き、人事が週に一度、項目の埋まり方を見て、抜けている面接官に声をかける形です。外に出すのは型と点検の観点までにして、中身は社内に置きます。

まとめ

• 記録が共有されないと、次の面接官が同じ質問をし、学生には「伝わっていない」と映る。体験談に書かれうる
• 原因は、項目、事実と評価の区別、書く時期、置き場、読む人の順に見る
• 残す項目は、企業ページの「何を見るか」に揃える。スカウト経由なら声をかけた理由も残す
• 事実と評価を分け、面接の当日に一か所へ書き、次の面接官に知らせる
• 選考に関係のないことは書かない。閲覧の範囲と保管の扱いを先に決める

よくある質問

面接官が忙しく、記録を書いてくれません

項目を埋める形にし、自由記述を短くします。「事実を三行、次に確かめることを一行」程度に絞り、面接の直後に書く時間を日程に含めておくと、書かれやすくなります。書かれない理由が時間ではなく「読まれていない」ことなら、次の面接官が読んだことを書き手に返すだけで変わることがあります。

スカウト経由の学生の記録で、特に残すことはありますか

声をかけた理由です。文面でプロフィールのどこに触れたかが残っていないと、面接官が「なぜ応募したのか」から聞き始め、学生は「声をかけてきたのはそちらでは」と感じます。受諾のあとの流れはワンキャリアのスカウト経由の初回面談の設計で書きました。

記録の整備は、御社に相談できますか

できます。当社は、記録の項目の一枚、企業ページとの照合、事実と評価の書き方の例、運用の点検の観点を支えられます。面談・面接と記録、合否の判断、個人情報の扱いの決定は、企業が行ってください。当社はOfferBox・Wantedly・ワンキャリアの販売パートナーとして、ワンキャリアの運用を支えています。3媒体の全体像は3媒体の違いと選び方にまとめています。