ワンキャリアの担当者が交代したときの立て直し｜最初の一週間と復元の順番

ワンキャリアの担当者が、急に交代した。異動、退職、休職。引き継ぎは短いか、ないままで、管理画面の権限だけが渡された。受諾やエントリーが来ているが、誰が誰にどこまで対応していたか分からない。企業ページに何が書いてあるかも、まだ読んでいない。結論から言うと、引き継ぎがないまま交代したときは、「返信待ちの学生」を最初に拾って返します。企業ページに書いたことを読み、変えずに守ります。体験談と企業ページと面接官との合意は、作り直すのではなく、管理画面と体験談から復元します。最初の年度は、企業ページを変えません。前任と面接官と代理店に聞けることは聞き、最初の月はスカウトを減らして、返信と守ることに使います。 この記事では、交代直後に起きること、最初の一週間、復元の順番、最初の年度は変えないこと、聞けること、最初の月、分担を整理します。計画的な引き継ぎはワンキャリアの掲載運用の引き継ぎ、OfferBoxの場合はOfferBoxの担当者が交代したときの立て直しで書きました。この記事は、ワンキャリアに特有の「企業ページの約束」と「体験談」を含めた立て直しです。

この作業の目的｜「止めない」と「守る」と「復元する」を、同時に進める

担当者の交代で最も重いのは、受諾やエントリーした学生が放置されることと、企業ページに書いた連絡の日数が守られなくなることです。ワンキャリアでは、どちらも体験談に「連絡が来なかった」として残ります。

目的は、進行中の学生を止めないこと、企業ページに書いたことを守ること、前任の運用を復元すること、を同時に進めることです。

交代直後に、起きること

「返信待ちの学生」と「企業ページの約束」は、今週中に対処します。他は、一か月で復元します。

最初の一週間で、やること

1. 返信待ちの学生を、拾って返す

• 管理画面で、受諾済み・エントリー済みで未対応の学生を全部拾う
• 当日、全員に一言返す：「担当が変わりました。〇〇と申します。お待たせしました」。次の段の日程と形を添える
• 日数が経っている学生には、遅れたことを一言添える：隠さない
• 返した記録を、新しい台帳の最初の行にする

返し方はワンキャリアでスカウトが受諾されたあとの連絡で書きました。

2. 企業ページに書いてあることを、読んで守る

• 企業ページを全部読む：選考の流れ、「何を見るか」、連絡の日数、条件、配属の決め方
• 書いてあることが、「学生への約束」であることを知る：前任が書いた約束を、新任が守る
• 連絡の日数を、台帳の「次の連絡日」に：今週から守る
• 書いてあることを、変えない：変えると、体験談に「途中で変わった」が残る
• 守れない約束があれば、上司と相談してから直す：黙って変えない

3. 進行中の学生の状況を、管理画面から復元する

• 受諾済み・エントリー済みの学生を、段ごとに並べる：受諾のみ、一次済み、選考中、内定
• やりとりを読み、各学生の「次に何をするか」を一行で
• 内定者は、次の連絡日と話す相手を確かめる

4. 面接官と代理店に、交代を伝える

• 面接官に、交代と、企業ページの「何を見るか」を伝える：「前任から聞いていない」を先に言い、「企業ページにこう書いてあるので、このとおりにお願いします」
• 代理店に、新任の連絡先を伝え、前任とのやりとりの記録を聞く
• 上司に、「返信待ちを返した。企業ページは変えずに守る。復元は一か月で」と伝える

エージェントベストの見解

相談で最も多い思い込みは、「担当が変わったので、企業ページを新任の方針で書き直したほうがよい」というものです。当社は3媒体すべての販売パートナーとして、ワンキャリアの運用を見ていますが、年度の途中で企業ページを書き直した会社は、その年度に選考を受けた学生の体験談に「途中で選考の流れが変わった」「企業ページに書いてあったことと違った」が残り、翌年の学生に読まれています。企業ページは、前任が書いたものではなく、その年度の学生への約束です。約束は、書いた人が変わっても、年度の中では守るものです。当社が担当交代の相談を受けるとき、最初にやるのは、新しい企業ページの提案ではなく、新任と一緒にいまの企業ページを読んで、「この約束を、今年度は守る」と決めることです。書き直すのは、年度の切れ目です。

復元の順番

「2」と「3」は、ワンキャリアの立て直しに特有です。企業ページと体験談は管理画面と媒体に残っているので、前任がいなくても復元できます。

最初の年度は、企業ページを変えない

• 年度の途中で、選考の流れ・「何を見るか」・連絡の日数を変えない：その年度の学生への約束
• 守れない約束があれば、上司と相談して、変える場合は「変えました」と企業ページに書く：黙って変えない
• 新任の方針は、年度の切れ目に：年度の切れ目に合わせる理由はワンキャリアの掲載運用の引き継ぎの「年度の切れ目に合わせる理由」
• 後任が最初の年度に変えないことは、同じ記事の「後任が、最初の年度に変えないこと」
• 変えたい点は、台帳に「翌年度に変える候補」として残す

前任と面接官と代理店に、聞けること

前任に聞けない場合でも、企業ページと体験談と面接官から、ワンキャリアの運用の大半は復元できます。

交代後の最初の月は、スカウトを減らして、返信と守ることに使う

• スカウトは、復元した型で少数：型を復元する前に送ると、前任の型と違う文面になる
• 受諾とエントリーへの当日返しだけは、最初から守る
• 企業ページに書いた連絡の日数を、守る：これが最初の月の最も重い作業
• 面接官が「何を見るか」のとおりに聞いているかを、面接後の一行で確かめる
• イベントは、小さい回を一つ：一覧から消えないように
• 一か月で復元を終え、翌月からスカウトを読める数に戻す
• 上司に「最初の月は復元と守ることに使う」と先に伝える

社内の分担

運用代行や代理店が支えられるのは、復元の順番、前任とのやりとりの記録、申込時の「こんな人」、型の復元の手伝い、管理画面の使い方、契約と更新時期までで、返信待ちへの対応、約束を守ること、面接官との合意、体験談を読むことは企業が行います。代理店の代行の範囲は代理店に運用まで頼めるかで書きました。

エージェントベストの見解

これは契約後に起きることの話です。当社が販売パートナーとして契約後に最も多く関わるのが、担当者の交代です。ワンキャリアでは、交代のときに最も失われやすいのが「企業ページの約束を守る」意識で、新任は企業ページを「前任が書いたもの」として読み、自分の約束として守りません。その結果、連絡の日数が遅れ、面接官への引き継ぎが抜け、体験談に「担当が変わってから雑になった」が残ります。当社が新任にお願いするのは、企業ページを最初に全部読んで、「これは今年度の学生への約束で、私が守る」と決めることです。書き直すのは、年度の切れ目です。当社が契約時にお願いしているのは、企業ページの約束と面接官との合意を、台帳に一行で残しておくことです。交代は、いつ起きるか分かりません。

まとめ

• 引き継ぎがないまま交代したら、「返信待ちの学生」を当日に拾って返すことと、企業ページに書いた約束を読んで守ることを最初に。どちらも体験談に残る
• 企業ページ・体験談・面接官との合意は、作り直さず、管理画面と体験談と面接官から復元する。前任がいなくても復元できる
• 最初の年度は、企業ページの選考の流れ・「何を見るか」・連絡の日数を変えない。その年度の学生への約束。変えるのは年度の切れ目
• 面接官には「前任から聞いていない」を先に言い、「企業ページにこう書いてあるので、このとおりに」と合意を復元する
• 最初の月はスカウトを減らして、返信と約束を守ることに使い、小さいイベントを一つ出す。台帳に約束と合意を残して次の交代に備える

よくある質問

前任が退職していて、企業ページの「何を見るか」をどう決めたか分かりません

企業ページに書いてあることが、決めた結果です。面接官に「企業ページにこう書いてありますが、このとおりに聞いていましたか」と確かめ、聞いていたなら続け、聞いていなかったなら「今年度はこのとおりに」と合意します。どう決めたかは分からなくても、何が書いてあるかは分かり、それを守れば、体験談は変わりません。

企業ページに、守れない約束が書いてあります

黙って変えず、上司と相談します。守れる形に変える場合は、企業ページに「〇〇を△△に変更しました」と書き、進行中の学生に連絡します。変えずに守る努力をする場合は、そのために何を減らすか（スカウトの数など）を決めます。守れないまま放置すると、体験談に「書いてあった日数より遅かった」が残ります。

ワンキャリアの担当者交代の立て直しは、御社に相談できますか

できます。当社は、復元の順番、前任とのやりとりの記録、申込時の「こんな人」、型の復元の手伝い、管理画面の使い方、契約と更新時期を支えられます。返信待ちへの対応、約束を守ること、面接官との合意、体験談を読むことは、企業が行ってください。当社はOfferBox・Wantedly・ワンキャリアの販売パートナーとして、ワンキャリアの運用を支えています。3媒体の全体像は3媒体の違いと選び方にまとめています。