ワンキャリア経由の学生への見送り連絡の書き方｜段ごとの文面と入れること

見送りの連絡は、選考の中で最も後回しにされやすい作業です。次の段に進む学生への連絡が先になり、見送る学生には定型文が遅れて届く。ところが、ワンキャリアでは、学生が選考の様子を選考体験談として残すことがあり、結果の連絡がいつ、どんな形で届いたかも、その中に含まれることがあります。結論から言うと、見送りの連絡は「早く・短く・その学生に向けた一言を添えて」送り、段ごとの文面と送る日を先に決めておきます。 この記事では、見送りの連絡で起きている症状、原因の切り分け、段ごとの文面、理由を聞かれたときの答え方、体験談に残る前提での整え方、外に頼める範囲を整理します。OfferBoxで声をかけた学生への見送りはOfferBoxで出会った学生への見送り連絡の書き方で書きました。

症状の確認｜見送りの連絡で起きていること

まず、自社でどの症状が出ているかを確かめます。

一つでも当てはまれば、見送りの連絡は「作業」ではなく「仕組み」として決め直す対象です。

原因の切り分け｜この順番で見る

症状の多くは、文面の書き方より手前で起きています。次の順番で見ます。

1. 見送りを決める日が決まっているか：合否の判断が面接官の都合で延びると、連絡も延びる。面接のあと何日以内に判断するかを決める
2. 誰が送るかが決まっているか：面接官か人事かが曖昧だと、誰も送らない
3. 段ごとの文面があるか：書類、一次、最終で同じ定型文を使っていると、面接まで進んだ学生に軽く映る
4. 理由の伝え方を決めているか：決めていないと、人ごとに答えが変わる
5. 送ったことが記録されているか：記録が無いと、送り漏れと二重送信が起きる

1と2が決まっていない会社は、文面をいくら整えても遅れます。先に日と担当を決めます。

エージェントベストの見解

相談で多い思い込みは、「選考体験談に書かれるのは面接の中身で、見送りの連絡までは見られていない」というものです。当社は3媒体すべての販売パートナーとして、ワンキャリアの運用を見ていますが、体験談の記述を読むと、面接の質問と並んで「結果の連絡が早かった」「連絡が来なかった」といった、連絡そのものへの印象が書かれていることがあります。見送られた学生は、合格した学生より率直に書く傾向があります。当社が見送りの見直しを手伝うとき、最初に確認するのは文面ではなく、面接から連絡までの日数と、誰が送るかです。文面の言い回しより、待たせないことのほうが、翌年の学生が読む印象を左右します。

打ち手1｜段ごとの文面を用意する

見送りの文面は、学生が選考にかけた時間に合わせて変えます。

型は段ごとに一つで構いません。変えるのは「その学生に向けた一文」だけです。

打ち手2｜文面に入れること、入れないこと

入れること

• 選考に時間を割いてくれたことへのお礼
• 結果（見送り）を、遠回しにせず最初のほうで
• 面接で話した内容に触れる一文（面接まで進んだ学生のみ）
• 今後の連絡の有無（選考の連絡はこれで終わること）

入れないこと

• 他の学生との比較
• 本人の人柄を否定する表現
• 選考に関係のない事柄への言及
• 「またの機会に」など、実際に予定のない約束

例としては、「先日は一次面接にお時間をいただき、ありがとうございました。慎重に検討しましたが、今回は次の選考へのご案内を見送ることになりました。面接で話していただいた、ゼミで議論を進めた場面のお話は、面接官の印象に残っていました。今後のご活躍をお祈りしております」のような形です。

打ち手3｜理由を聞かれたときの答え方

理由を聞かれることはあります。答え方は、事前に決めておきます。

• 答える範囲を決める：「今回の募集で重視した点との合い方」までにとどめ、個別の評価の詳細は伝えない
• 面接官ごとに答えを変えない：人事が一つの言い方を用意し、全員がそれを使う
• 企業ページの「何を見るか」と矛盾させない：ページに書いた観点と違う理由を言うと、学生は「書いてあったことと違う」と受け取る

選考で何を見ているかの書き方はワンキャリアで本選考を掲載するときの書き方で書きました。

選考体験談に残る前提で整える

見送られた学生も、体験談を書くことがあります。体験談が翌年の学生にどう読まれるかはワンキャリアの選考体験談が採用に与える影響で整理しました。見送りの連絡について、押さえておくのは次の点です。

• 体験談に残るのは「結果」より「扱われ方」：落ちたこと自体より、待たされた、雑に扱われたという印象が残る
• 「連絡が来ない」と書かれていたら、今年の運用で直す：書かれた記述への向き合い方はワンキャリアに厳しいクチコミがあるときの向き合い方
• 面接の印象と、見送りの連絡はつながっている：面接が丁寧でも、連絡で崩れる。面接側の整え方はワンキャリアのクチコミで面接の印象を良くする方法
• 選考の途中で離れた学生への連絡も同じ：辞退の連絡に丁寧に返すことも含む。ワンキャリア経由の学生が選考で離脱するとき

外に出す場合の範囲

見送りの連絡を外に頼むときは、範囲を分けます。

代理店の代行の範囲は代理店に運用まで頼めるかで書きました。

エージェントベストの見解

自社で持つべきなのは、合否の判断と「その学生に向けた一文」までです。当社が見送りの運用を支えるとき、段ごとの型と、送る日の管理表までは当社で用意できます。ただし、面接で学生が何を話したかは、面接に出た人にしか分かりません。この一文を外に出すと、文面は整っていても「誰にでも書ける一文」になり、定型文と変わらなくなります。当社が勧めているのは、面接官が面接の直後に「印象に残った話を一行」だけ記録に残し、人事がそれを型の中に入れて送る形です。面接官の手間は一行で済み、学生には「話を聞いてもらえた」という印象が残ります。

まとめ

• 見送りの連絡は、選考体験談に「扱われ方」として残ることがある。早く・短く・その学生に向けた一言を添えて送る
• 原因は文面より手前にあることが多い。判断する日、送る人、段ごとの文面、理由の答え方、記録の順に見る
• 文面は段ごとに型を一つ。面接まで進んだ学生には、面接で話したことに触れる一文を加える
• 理由の答え方は人事が一つに決め、企業ページの「何を見るか」と矛盾させない
• 外に頼めるのは型と管理の仕組みまで。合否と一文は企業が持つ

よくある質問

見送りの連絡は、どのくらいで送ればよいですか

日数の正解はありませんが、企業ページや面接の場で「いつまでに連絡する」と伝えたなら、その日を守ります。伝えていないなら、次の段に進む学生への連絡と同じ日に送るのが一つの目安です。進む学生と見送る学生で連絡の日をずらすと、見送る側が後回しになります。

面接官から直接、見送りを伝えてもよいですか

面接の場で結果をほのめかすのは避け、正式な連絡は決めた担当が決めた形で送るのが無難です。面接官の名前で送る場合も、文面は人事の型を使い、言い方が人ごとに変わらないようにします。

見送りの連絡の見直しは、御社に相談できますか

できます。当社は、段ごとの文面の型、送る日の管理、理由を聞かれたときの言い方の案、体験談の記述との照合を支えられます。合否の判断と送信、学生に向けた一文は、企業が行ってください。当社はOfferBox・Wantedly・ワンキャリアの販売パートナーとして、ワンキャリアの運用を支えています。3媒体の全体像は3媒体の違いと選び方にまとめています。