OfferBoxの担当者が交代したときの立て直し｜承認待ちの学生から拾う

OfferBoxの担当者が、急に交代した。異動、退職、休職。引き継ぎは短いか、ないままで、管理画面の権限だけが渡された。承認が来ているが、誰が誰にどこまで対応していたか分からない。結論から言うと、引き継ぎがないまま交代したときは、「承認待ちの学生」を最初に拾って返します。台帳と型と「こんな人」は、作り直すのではなく、前任の記録と管理画面から復元します。名義の人が変わったことを、進行中の学生に伝えます。前任に聞けることと聞けないことを分け、代理店に聞けることは聞き、交代後の最初の月は送る数を減らして、復元に時間を使います。 この記事では、交代直後に起きること、最初の一週間、復元の順番、名義の変更の伝え方、前任と代理店に聞けること、最初の月、分担を整理します。計画的な引き継ぎはOfferBoxの運用を担当者間で引き継ぐ方法で書きました。この記事は、引き継ぎが十分でなかったときの立て直しです。

この作業の目的｜「止めない」と「復元する」を、同時に進める

担当者の交代で最も重いのは、承認した学生が放置されることです。学生の側から見ると、担当が変わったことは分からず、「返事が来ない会社」になります。

目的は、進行中の学生を止めないことと、前任の運用（台帳・型・「こんな人」）を復元することを、同時に進めることです。復元を待ってから対応すると、学生が離れます。

交代直後に、起きること

「承認待ちの学生が放置される」だけは、今日中に対処します。他は、一週間から一か月で復元します。

最初の一週間で、やること

1. 承認待ちの学生を、拾って返す

• 管理画面で、承認済みで未対応の学生を全部拾う：日付の古い順に
• 当日、全員に一言返す：「担当が変わりました。〇〇と申します。お待たせしました」。面談の日程を添える
• 日数が経っている学生には、遅れたことを一言添える：隠さない
• 返した記録を、新しい台帳の最初の行にする

承認への対応の型はOfferBoxで承認が来たあとの対応で書きました。

2. 進行中の学生の状況を、管理画面から復元する

• 承認済みの学生を、段ごとに並べる：承認のみ、面談済み、選考中、内定
• 管理画面のやりとりを読み、各学生の「次に何をするか」を一行で
• 面談済みの学生は、誰が面談に出たかを、やりとりと現場に聞いて確かめる
• 選考中の学生は、次の段の面接官と日程を確かめる
• 内定者は、次の連絡日と話す相手を確かめる：OfferBoxで内定を出したあとのフォロー

3. 面談に出る人と代理店に、交代を伝える

• 面談に出ていた現場の人に、交代と、進行中の学生の状況を伝える：「前任から聞いていない」を先に言う
• 代理店に、新任の連絡先を伝え、前任とのやりとりの記録を聞く
• 上司に、「承認待ちを返した。台帳と型は一か月で復元する」と伝える

エージェントベストの見解

相談で最も多い思い込みは、「担当が変わったので、運用を一から作り直したほうが早い」というものです。当社は3媒体すべての販売パートナーとして、OfferBoxの運用を見ていますが、一から作り直した新任は、前任が一年かけて作った型と「こんな人」を捨て、初年度と同じ時間をかけて、同じ失敗をしています。前任の記録は、個人のファイルになくても、管理画面のやりとり、送った文面、承認した学生のプロフィール、面談に出た現場の人の記憶、代理店の記録、に残っています。当社が担当交代の相談を受けるとき、最初にやるのは、新しい型を渡すことではなく、前任が送った文面を管理画面から数通読んで、型と「こんな人」を復元することです。復元は、作り直すより早く、前任の一年が残ります。

台帳・型・「こんな人」を、復元する順番

「2」と「3」は、管理画面の送信済みの文面と承認した学生のプロフィールから復元できます。前任がいなくても、記録は管理画面にあります。「こんな人」の作り方はOfferBoxで採りたい学生像を言葉にする、型の作り方はOfferBoxのオファー文面テンプレートを作るときの注意で書きました。

名義の変更を、学生に伝える

• 前任の名義で送ったオファーに承認した学生には、「担当が変わりました」を最初の連絡で：隠さない
• 前任の名義の文面を、そのまま新任の名義で送らない：「送っている私は〜」の一文が、新任のものに変わる
• 前任が面談に出ていた学生には、面談に出た現場の人が同じなら、その人を「変わらない人」として伝える
• 内定者には、名義の変更と、話す相手が変わらないことを伝える：内定者は、担当の交代に敏感
• 名義の変更の伝え方は、OfferBoxの運用を担当者間で引き継ぐ方法の手順4

前任に聞けることと、聞けないこと、代理店に聞けること

前任に聞けない場合でも、この五つで、ほぼ復元できます。代理店を交えた引き継ぎの場はOfferBoxの運用を担当者間で引き継ぐ方法の手順5で書きました。

交代後の最初の月は、送る数を減らす

• 新しく送るより、進行中の学生を止めないことと、復元を優先する
• 送るなら、復元した型で少数：型を復元する前に送ると、前任の型と違う文面になり、学生に「会社の言うことが変わった」と読まれる
• 承認への当日返しだけは、最初から守る
• 一か月で復元を終え、翌月から読める数に戻す
• 上司に「最初の月は復元に使う」と先に伝える：「動いていない」と見られないように

送る数の戻し方はOfferBoxの運用が止まってしまったときの再開手順と同じです。

社内の分担

運用代行や代理店が支えられるのは、復元の順番、前任とのやりとりの記録、申込時の「こんな人」、型の復元の手伝い、管理画面の使い方、契約と更新時期までで、承認待ちへの対応、学生への連絡、面談、名義の決定は企業が行います。代理店の代行の範囲は代理店に運用まで頼めるかで書きました。

エージェントベストの見解

これは契約後に起きることの話です。当社が販売パートナーとして契約後に最も多く関わるのが、担当者の交代です。契約の途中で担当が変わり、新任から「何をしていたか分からない」と連絡が来ます。当社は、前任とのやりとりの記録と、申込時に決めた「こんな人」と、送った文面の型を持っているので、それを新任に渡し、管理画面の送信済みの文面と合わせて、一週間から一か月で復元します。逆に、代理店を通していない場合、前任の記録は管理画面にしかなく、「なぜそうしたか」が残りません。当社が契約時にお願いしているのは、台帳を個人のファイルではなく共有の場所に置くことと、「こんな人」と型を当社にも共有しておくことです。交代は、いつ起きるか分かりません。

まとめ

• 引き継ぎがないまま交代したら、「承認待ちの学生」を当日に拾って返すことを最初に。放置が最も重い
• 最初の一週間で、進行中の学生の状況を管理画面から復元し、面談に出る人と代理店に交代を伝える
• 台帳・型・「こんな人」は作り直さず、管理画面の送信済み文面と承認した学生のプロフィールと現場の記憶から復元する。前任がいなくても復元できる
• 名義の変更を、承認した学生と内定者に隠さず伝える。前任の名義の文面をそのまま送らない
• 最初の月は送る数を減らして復元に使い、承認への当日返しだけは守る。台帳を共有の場所に置いて次の交代に備える

よくある質問

前任が退職していて、連絡が取れません

管理画面の送信済みの文面と、承認した学生のプロフィールと、やりとりの記録と、面談に出ていた現場の人と、代理店の記録で、ほぼ復元できます。「なぜそうしたか」は分からないことがありますが、「何をしたか」は残っています。承認が来た文面を数通読めば、型と「こんな人」の元は見えます。

復元している間に、新しいオファーを送らなくてよいのでしょうか

最初の月は、進行中の学生を止めないことと復元を優先し、送るなら復元した型で少数です。型を復元する前に送ると、前任の型と違う文面になり、学生に「変わった」と読まれます。上司には「最初の月は復元に使う」と先に伝え、「動いていない」と見られないようにします。

担当者交代の立て直しは、御社に相談できますか

できます。当社は、復元の順番、前任とのやりとりの記録、申込時の「こんな人」、型の復元の手伝い、管理画面の使い方、契約と更新時期を支えられます。承認待ちへの対応、学生への連絡、面談、名義の決定は、企業が行ってください。当社はOfferBox・Wantedly・ワンキャリアの販売パートナーとして、OfferBoxの運用を支えています。3媒体の全体像は3媒体の違いと選び方にまとめています。