人事1人の会社のGreen運用｜週の作業の組み方

人事が1人しかいない会社では、Greenの運用も、その1人の週の予定の中に収める必要があります。採用だけを担う専任の場合もあれば、労務や総務と兼ねている場合もあります。どちらにしても、求人票の更新、「気になる」やスカウトの送信、応募への返信、面接の日程調整、現場との調整がすべて1人に集まります。結論から言うと、人事1人でGreenを回すなら、作業を「毎日やること」「週に一度でよいこと」「月に一度でよいこと」に分け、曜日ごとに置き場所を決めてしまうことが、運用を止めない一番の方法です。 株式会社アトラエが運営するGreenは、IT・Web業界を中心にした中途採用の求人サイトです。料金や仕様には触れず、1人で回すための週の組み方を整理します。

1人で抱える作業の全体像

Greenの運用で発生する作業を並べると、次のようになります。

• 求人票：作成、公開、内容の更新、募集を終えたときの停止
• 企業から動く作業：送る相手を探し、「気になる」やスカウトを送る
• 候補者から来たものへの対応：応募や「気になる」への返信、質問への回答
• 選考：書類を現場に回し、合否を受け取り、面接の日程を調整し、結果を伝える
• 管理：進み具合の記録、現場への共有、週や月の振り返り

これらを思いついた順にこなしていると、急ぎのものに追われて、企業から動く作業や振り返りが後回しになります。逆に、送る作業に集中しすぎると、来た応募への返信が遅れます。1人で回すには、作業ごとに頻度と時間を決めておく必要があります。

頻度で作業を分ける

作業を頻度で三つに分けます。

毎日やること（1日の決まった時間に、短く）

• 応募と「気になる」の確認、一次の返信
• 現場から返ってきた書類の合否を候補者に伝える
• 面接の日程の確定と案内

週に一度でよいこと（決まった曜日に、まとめて）

• 送る相手を探し、スカウトや「気になる」を送る
• 現場との打ち合わせ（書類の判断、面接の振り返り、基準の確認）
• 進み具合の記録の更新と、現場への共有

月に一度でよいこと

• 求人票の内容の見直しと更新
• 進み具合の振り返りと、来月の方針の決定
• 募集を終えた求人の停止

毎日の作業は、朝の一定の時間と、夕方の一定の時間など、決まった枠に収めます。候補者への返信の速さは、毎日の枠が守られているかで決まります。週に一度の作業は、曜日を決めて予定表に入れます。

エージェントベストの見解

人事1人の会社が、Greenを始めてから運用が止まる場面には共通点があります。最初の数週間は、スカウトを熱心に送り、応募にも丁寧に返信する。ところが、返信が増えて面接の日程調整が重なり始めた頃に、他の業務の繁忙期が来て、まず送る作業が止まり、次に返信が遅れ始める。こうなると、立て直すのに時間がかかります。この流れを避けるために当社が勧めるのは、最初から「送る量を、返信が来たときに対応できる量に合わせる」ことです。熱心に送って返信が増えるほど、その後の作業も増えます。1人の時間には上限があるので、送る量を先に決めるのではなく、面接に使える枠から逆算して送る量を決める。地味な順番ですが、これを守るだけで、運用が止まる場面は大きく減ります。

曜日ごとの組み方の例

あくまで一つの例ですが、週の作業を次のように置くと、1人でも回しやすくなります。

ポイントは、送る作業と返信への対応を同じ日に詰め込まないことです。送った翌日以降に返信が来るので、送る日の後に対応の余裕がある日を置きます。また、繁忙期の週は、送る作業を止めてよいと決めておくと、毎日の返信だけは守れます。

もう一つの工夫は、現場との打ち合わせを短く、決まった形にすることです。書類の判断、面接の振り返り、基準の確認を、毎回同じ順番で進めると、準備の時間も打ち合わせの時間も短くなります。打ち合わせで決まったことは、その場で記録に残し、翌日の返信の作業にすぐ反映させます。

1人の人事にとって、最も時間を奪うのは、やり取りの往復です。日程の調整で候補者と現場の間を何度も行き来する、書類の判断の催促を何度も送る。こうした往復を減らすために、面接の枠をあらかじめ現場の予定表に押さえておき、候補者には最初の連絡から複数の候補日を示すようにします。往復が一回減るだけで、週の中で使える時間は目に見えて増えます。

Greenでは、企業の側から「気になる」やスカウトで候補者に声をかけることもでき、求人票で待つ運用と組み合わせられます。1人の人事の場合、まずは求人票で来る応募への対応を安定させ、時間に余裕がある週にだけ送る作業を足す、という順番が無理がありません。

エージェントベストの見解

1人の人事が作業を外に出すとき、何を外に出すかの選び方で、効果が大きく変わります。当社が勧めるのは、「時間はかかるが、判断を伴わない作業」から外に出すことです。送る相手の候補を探して絞り込み、文面を整えて送る作業、来た応募への一次の返信、面接の日程を候補者と調整するやり取り。これらは時間がかかる一方で、決めた基準に沿って進められます。反対に、現場との基準のすり合わせや、書類の判断の取りまとめ、内定の条件の調整は、社内の事情を知る人事が持つほうがよい作業です。当社のGreen運用代行は、前者の作業、つまり求人票の作成、「気になる」とスカウトの配信、応募対応、面接日程の調整を受け持ちます。合否は企業側で判断していただきます。費用は採用した方の入社時に1名50万円（税別）だけで、初期費用と月額固定費はありません。

記録を簡単にしておく

1人で回していると、進み具合の記録は後回しになりがちです。しかし記録がないと、現場に進み具合を聞かれたときに答えられず、月に一度の振り返りもできません。記録は、続けられるくらい簡単にしておくことが大切です。

• 候補者ごとに、一行で記録する。名前の代わりに番号、職種、経路、今の段階、次にやること、期限
• 段階が変わったときだけ更新する
• 週に一度、段階ごとの人数を数えて、現場に共有する

表計算ソフトの一枚の表で十分です。採用管理の仕組みを使っている場合でも、項目を増やしすぎないようにします。記録に時間を取られて、候補者への返信が遅れては本末転倒です。

この記録があると、作業を外に出すときにも、どこまで進んでいる候補者がいるかを正確に引き継げます。

まとめ

• 人事1人でGreenを回すには、作業を毎日・週に一度・月に一度に分け、置き場所を決める
• 毎日の返信の枠を守ることが、候補者への対応の速さを決める
• 送る量は、面接に使える枠から逆算して決める
• 送る日と返信が来る日を分け、繁忙期は送る作業を止めてよいと決めておく
• 外に出すなら、時間がかかるが判断を伴わない作業から

よくある質問

1人の人事でも、複数の職種を同時に募集できますか

できますが、職種の数に応じて作業は増えます。同時に本気で動かす職種を絞り、他の職種は求人票を出して来た応募に対応するだけ、と濃淡をつけると回しやすくなります。

休暇や繁忙期に返信が止まらないようにするには、どうすればよいですか

返信の定型の文面を用意し、不在の間だけ社内の誰かに一次の返信を頼む方法があります。頼める人がいない場合は、作業を外に出すことも選択肢です。不在の期間を候補者に伝えておくだけでも、印象は変わります。

人事1人で採用媒体をどう選べばよいですか

媒体の大きさの考え方は人事一人で回す採用媒体の大きさにまとめています。応募への最初の返信の型はGreenで応募が来た後の初回連絡も参考になります。