社員100名規模の会社のGreen運用｜複数職種を同時に動かす

社員が100名前後になると、人事部門に複数の担当者がいて、エンジニア、営業、カスタマーサクセス、コーポレート職など、いくつもの職種を同時に募集するのが当たり前になります。Greenに出している求人も、職種ごとに複数並んでいる状態です。この規模の会社から受ける相談で多いのは、「どの職種も少しずつ進んでいるが、どれも決まらない」というものです。結論を先に言うと、100名規模の会社が複数の職種を同時に動かすときは、職種ごとの「時間の配分」と「進み具合の見方」を人事の中で揃えることが、決まらない状態を抜ける近道になります。 Greenは株式会社アトラエの運営する、IT・Web業界の中途採用を中心にした求人サイトです。媒体の料金や仕様は扱わず、複数職種を動かす運用を整理します。

100名規模で割ける時間と人

100名規模の会社の人事部門は、採用の専任が一人か二人、そこに労務や制度の担当が加わる形が多く見られます。採用の専任がいるぶん、30名規模の会社より作業の時間は取れますが、そのぶん募集する職種と人数も増えています。

この規模で起きやすいのは、時間の取り合いです。

• 声の大きい部門の募集に人事の時間が偏り、他の部門の募集が後回しになる
• スカウトを送りやすい職種にばかり送り、難しい職種が手つかずになる
• 職種ごとに進み具合の見方が違い、全体でどこが遅れているかが分からない
• 面接官が部門ごとに違い、日程調整のやり取りが職種の数だけ発生する

人事の担当者が頑張っても、時間の配分が決まっていなければ、どこかが後回しになります。後回しになった職種の部門からは不満が出て、人事がその対応に追われる。こうした循環に入ると、全体の進みがさらに遅くなります。

最初に決めること

複数の職種を動かす前に、人事の中で次のことを決めます。

1. 職種ごとの優先度と時間の配分：会社の計画の中で、どの職種を先に決めるか。その職種に週の時間のどれだけを使うか
2. 職種ごとの担当：人事の中で、どの担当者がどの職種を受け持つか。一人が持つ職種の数の上限
3. 進み具合の見方：全職種で同じ項目を見る。たとえば、スカウトの送信、返信、面談、書類の通過、面接、内定、入社までの各段階の件数と、各段階で止まっている日数
4. 見直しの周期：進み具合を週に一度見るか、隔週か。誰が集まり、何を決める場にするか

3の「同じ項目で見る」ことが、とくに効きます。職種ごとに見方が違うと、どの職種が順調で、どの職種のどこが詰まっているかが比べられません。全職種を同じ表で並べると、たとえば「営業は面談まで進むが書類で止まる」「エンジニアはそもそも返信が少ない」といった違いが見え、打ち手を職種ごとに選べるようになります。

エージェントベストの見解

100名規模の会社で、職種ごとの進み具合を一つの表で見たときに、当社がまず確かめるのは「どの段階で、何日止まっているか」です。応募や返信の数ばかり見ている会社は多いのですが、決まらない理由の多くは数ではなく、段階の間の待ち時間にあります。書類が届いてから合否が返るまでに一週間、面接が終わってから次の面接の案内までに五日。この待ち時間の間に、候補者は他社の選考を進め、辞退の理由が生まれます。数を増やす打ち手は時間もお金もかかりますが、待ち時間を縮める打ち手は、社内の決め方を変えるだけで済むことが多い。数の前に日数を見る。この順番で見直すと、同じ応募の数でも決まる人数が変わってきます。

人事内と現場の分担

複数の職種を動かす時期の分担は、次のように整理します。

• 人事の採用担当：受け持つ職種の求人票の作成と更新、スカウトの配信、応募への返信、日程の調整、進み具合の記録
• 人事の責任者：職種ごとの優先度と時間の配分の決定、週次の見直しの場の運営、部門との調整
• 現場の責任者：職種ごとの基準の決定、書類の合否、面接、送る相手に迷う場合の判断

Greenでは、求人票で応募を待つほかに、「気になる」を互いに送り合う機能と企業からのスカウトで、企業の側からも接点を作れます。職種によって、待つ運用と攻める運用の比重を変えます。応募が自然に集まる職種は応募対応を中心に、応募が少ない職種はスカウトの比重を上げる、という具合です。この比重も、進み具合の表を見て、週次の見直しで決めます。

一人の採用担当が持つ職種の数が多くなりすぎると、どの職種の候補者にも手が回らなくなります。担当者一人あたりの職種の数に上限を決め、それを超えるときは、優先度の低い職種を一時的に止めるか、作業を外に出すかを判断します。止める場合は、該当する部門に理由と再開の目安を伝えておくと、部門との関係がこじれにくくなります。

エージェントベストの見解

100名規模の会社が作業を外に出すとき、全職種をまとめて出すより、職種を選んで出すほうがうまくいくことが多いと考えています。外に出しやすいのは、継続して採る職種で、基準がはっきりしていて、求人票の型ができている職種です。逆に、初めて募集する職種や、基準が部門の中でまだ固まっていない職種は、社内で運用して基準を固めてから外に出すほうが、ずれが起きにくくなります。当社のGreen運用代行は、選んだ職種について求人票の作成、「気になる」とスカウトの配信、応募対応、面接日程の調整を受け持ちます。合否は企業側の判断です。費用は職種にかかわらず、採用した方が入社した時点で1名50万円（税別）の成功報酬で、初期費用と月額固定費はありません。人事の担当者は、外に出した職種の時間を、難しい職種や部門との調整に回せます。

面接官を育てる

複数の職種を同時に動かすと、面接官の数も増えます。現場の社員が初めて面接官を務めることも多く、面接の質にばらつきが出やすくなります。候補者は面接官の印象で会社を判断するので、面接官の準備は採用の結果に直結します。

100名規模の会社で、面接官を育てるためにできることは次のとおりです。

• 職種ごとに、面接で確かめる項目と、聞いてはいけない質問をまとめた資料を用意する
• 初めての面接官は、経験のある面接官の面接に一度同席してから担当する
• 面接のあと、評価だけでなく、候補者からどんな質問が出たかも記録してもらう

候補者からの質問の記録は、求人票の改善にも使えます。同じ質問が何度も出ているなら、求人票で答えきれていないということです。面接官の準備と求人票の改善を、同じ記録でつなげると、運用全体の質が上がります。

まとめ

• 100名規模では、時間の配分が決まっていないと、声の大きい部門や送りやすい職種に偏る
• 職種ごとの優先度と時間の配分、担当、進み具合の見方、見直しの周期を人事の中で決める
• 全職種を同じ項目で並べると、職種ごとの詰まりどころが見える
• 数より先に、段階の間の待ち時間を見ると、社内の決め方を変えるだけで改善できることがある
• 作業を外に出すなら、基準が固まった継続採用の職種から選ぶ

よくある質問

週次の見直しには、誰が参加すればよいですか

人事の採用担当と責任者に加え、優先度の高い職種の現場の責任者が参加する形が多いです。全部門の責任者を毎週集めると負担が大きいので、優先度の高い職種は毎週、それ以外は月に一度、と分ける方法もあります。

職種ごとに求人票の書き方がばらばらになってしまいます

会社の説明や働き方の制度など共通の部分を一つにまとめ、職種ごとに変える部分を分けておくと、見え方が揃います。求人票の組み立てはGreenの求人票の書き方も参考になります。

100名規模の会社の新卒採用の考え方も知りたいです

新卒も含めた考え方は従業員100名規模の会社の採用媒体の選び方にまとめています。進み具合の表にどの指標を置くかは中途採用のKPIで詳しく扱っています。