社員30名規模の会社のGreen運用｜兼任の人事で回す形

社員が30名前後になると、採用は代表だけの仕事ではなくなり、管理部門の誰かが人事を兼ねるようになります。総務と経理を担いながら採用も見る、という形の会社は珍しくありません。Greenの運用も、その兼任の担当者が回すことになります。結論を先に言うと、30名規模の会社がGreenを兼任の人事で回すには、「人事が持つ作業」と「現場が持つ判断」を最初に分け、人事の作業を週の決まった枠に収める形にしておくことが、運用を止めないための条件になります。 株式会社アトラエが運営するGreenは、IT・Web業界を中心とした中途採用の求人サイトです。料金や仕様の細部には触れず、兼任の人事で回す形を整理します。

30名規模で割ける時間と人

30名規模の会社の兼任の人事は、採用だけに時間を使えません。月末の締め、給与の計算、社内の手続き、来客の対応。そうした業務の合間に、求人票を更新し、応募に返信し、面接の日程を調整します。

一方で、採用の量は増えてきます。事業が伸びて、エンジニアと営業を同時に募集する、欠員の補充と増員が重なる、といった状況です。現場の責任者は採用に関心があっても、自分の業務で手一杯で、面接以外の作業には関われません。

この規模で起きやすいのは、次のような止まり方です。

• 月末や繁忙期に、応募への返信が数日止まる
• 面接の日程調整で、人事と現場と候補者の間のやり取りが何往復もかかる
• 求人票が公開時のまま更新されず、実際の募集内容とずれていく
• スカウトを送る相手を選ぶ基準が現場から伝わっておらず、人事が手探りで送る

どれも、人事の能力の問題ではなく、兼任という形に無理がかかっているところで起きます。

兼任で回すために先に決めること

運用を始める前、またはすでに始めていて止まりがちな場合は、次のことを決めます。

1. 人事の採用の時間枠：週のどの曜日の、どの時間帯を採用に使うか。月末や繁忙期の扱い
2. 返信の目安：応募や「気になる」への一次返信を、何営業日以内に行うか。人事が不在のときの代わり
3. 現場が持つ判断：書類の合否、スカウトを送る相手の判断、面接の評価を、どの現場の責任者が担うか
4. 判断の期限：現場が書類の合否を返すまでの期限。期限を過ぎたときの扱い
5. 面接の枠：現場の責任者が面接に使える時間を、あらかじめ週の予定に押さえておくか

3と4は、兼任の人事が運用を回すうえで最も大切な点です。人事が判断まで抱え込むと、判断の材料を集めるために現場とのやり取りが増え、時間が足りなくなります。判断は現場に返し、期限を決めておく。そうすると人事の仕事は、作業と進み具合の管理に絞られます。

エージェントベストの見解

30名規模の会社で、Greenを契約したあと最初の一か月で運用が止まる場合、共通するのは「現場の責任者に、書類を見る時間を確保してもらっていなかった」ことです。応募が来ても、人事は書類を現場に回すしかなく、現場は自分の業務を優先して後回しにする。その間に候補者は他社の選考を進めます。人事は催促をためらい、結果として何週間も止まる。こうした流れは、人事が悪いわけでも現場が悪いわけでもなく、最初に時間の約束をしていなかったことが原因です。運用を始める前に、現場の責任者と「書類は受け取ってから二営業日以内に返す」「面接は毎週この曜日のこの時間を空けておく」と決め、責任者の予定表に入れてもらう。これだけで、止まり方が大きく変わります。採用の量を増やす前に、この約束を先に取り付けることを勧めます。

現場の責任者との分担

兼任の人事と現場の責任者の分担を、作業ごとに整理します。

この表を社内で共有し、どこが詰まっているかを月に一度見直すと、運用の弱いところが見えてきます。たとえば、書類の合否を返す期限がよく過ぎるなら、現場の責任者の時間の確保が足りていないことになります。

Greenでは、企業から候補者へ「気になる」を送ったりスカウトを送ったりして、自分から接点を作ることもできます。ただ、兼任の人事にとって、この攻めの運用は時間を取られる作業です。応募への対応が回っていない段階でスカウトを増やすと、返信が来ても対応しきれない状態になります。まずは応募への対応を安定させ、それから攻めの運用を足す順番が無理がありません。

エージェントベストの見解

兼任の人事が回しきれないとき、作業を外に出すか、人事の専任を採るかは、多くの会社が迷う点です。当社は両方の相談を受ける立場から、次の基準で考えることを勧めています。採用の量が一時的に増えている、たとえば事業の拡大で半年ほど集中して採る、という場合は作業を外に出すほうが合います。専任を採っても、採用の量が落ち着いた後に仕事が足りなくなるからです。逆に、今後も継続して毎月採り続ける見込みがあるなら、専任を採ることを検討する時期です。当社のGreen運用代行は、求人票の作成、「気になる」やスカウトの配信、応募対応、面接日程の調整を受け、合否は企業側で判断していただく形です。当社の費用は成功報酬で、入社した方1名につき50万円（税別）。Greenの利用料金はこれに含まれず、Greenとの契約にもとづいて別にかかります。採用の量の波に合わせて使えるので、専任を採るかどうかを決めるまでのつなぎにもなります。

求人票の更新を後回しにしない工夫

兼任の人事が回していると、求人票の更新は最も後回しにされやすい作業です。公開した時点の内容のまま数か月が過ぎ、その間にチームの体制や仕事の中身が変わっていることがあります。候補者は求人票を読んで応募してくるので、内容がずれていると、面接で話が食い違います。

更新を後回しにしないために、次の工夫が役に立ちます。

• 更新の日を、月に一度、決まった日に予定表に入れる
• 現場の責任者に、自分の部署の求人票を読み返してもらい、変わった点だけを伝えてもらう
• 面接で候補者から同じ質問が繰り返し出たら、その答えを求人票に書き足す

最後の工夫は、手間が少ないわりに効果があります。面接でよく出る質問は、求人票で答えておけば、面接の時間を他の話に使えます。

まとめ

• 30名規模では兼任の人事がGreenを回すことが多く、止まるのは兼任という形に無理がかかるところ
• 人事の採用の時間枠と返信の目安を、週の予定として決めておく
• 書類の合否やスカウトの判断は現場に返し、判断の期限を決める
• 運用を始める前に、現場の責任者の時間の約束を取り付ける
• 採用の量が一時的なら作業を外に出す、継続するなら専任を検討する

よくある質問

現場の責任者が忙しく、面接の時間を取ってもらえません

面接の枠を、採用が始まる前に責任者の予定表に入れてもらうことを勧めます。候補者が決まってから空きを探すと、どうしても後回しになります。毎週決まった時間を押さえておき、使わなければ解放する形にすると、責任者の負担感も小さくなります。

スカウトはどのくらい送ればよいですか

送る量より、送ったあとの対応が回るかで決めます。返信が来たときに、数日以内に面談を設定できる量にとどめます。量を増やすのは、対応の体制が整ってからで遅くありません。運用の見直しの考え方はGreen運用の週次の見直しも参考になります。

30名規模の会社の新卒採用の考え方も知りたいです

新卒も含めた考え方は従業員30名規模の会社の採用媒体の選び方にまとめています。兼任で採用を回す考え方は人事一人で回す採用媒体の大きさも参考になります。