社員300名以上の会社のGreen運用｜部署ごとの求人の管理

社員が300名を超える会社では、採用の要望が複数の部署から同時に上がり、Greenに出している求人の数も数十件にのぼることがあります。開発部門が複数のチームに分かれ、それぞれが自分たちの求人を持つ。事業部ごとに営業やカスタマーサクセスの募集がある。こうなると、採用の課題は「応募を集めること」より「求人を管理すること」に移ってきます。結論から言うと、300名以上の会社のGreen運用では、求人の公開・更新・停止のルールと、部署ごとの持ち主を決め、人事部門が全体を見渡せる状態を作ることが、候補者からの見え方を守ることにつながります。 Greenは、IT・Web業界を中心とした中途採用の求人サイトで、株式会社アトラエが運営しています。料金や仕様の細部には触れず、部署ごとの求人の管理を整理します。

300名以上の会社で起きていること

この規模の会社では、人事部門の中に採用のチームがあり、各部署にも採用に関わる担当者がいます。時間と人は、小さな会社より確保されています。それでも、部署ごとに求人が増えると、次のようなことが起きます。

• 似た求人が並ぶ：別の部署が、ほぼ同じ職種で別々に求人を出し、候補者からはどちらに応募すればよいか分からない
• 古い求人が残る：募集を終えた部署の求人が公開されたままで、応募が来ても対応する人がいない
• 書き方がばらばら：部署ごとに会社の説明や働き方の書き方が違い、同じ会社の求人に見えない
• 候補者が重複する：同じ候補者に、別の部署からスカウトが届く

どれも、候補者から見ると「社内で連携していない会社」という印象につながります。とくに同じ候補者に複数の部署からスカウトが届くと、候補者は困惑し、どちらにも返信しないことがあります。

最初に決める管理のルール

求人を管理するために、次のルールを決めます。

1. 求人の持ち主：一つの求人に一人の持ち主を置く。持ち主は、内容の正しさと、応募への対応に責任を持つ
2. 公開の手順：新しい求人を公開する前に、人事部門が似た求人がないかを確かめる
3. 更新の周期：求人の内容を、決まった周期で見直す。見直しの記録を残す
4. 停止の基準：募集を終えたら、いつまでに停止するか。一定の期間、応募への対応がない求人をどうするか
5. スカウトの重複の防ぎ方：同じ候補者に複数の部署から送らないための確かめ方

5つ目は、Greenの運用で見落とされやすい点です。Greenでは、企業から候補者に「気になる」を送ったり、スカウトを送ったりして接点を作れますが、部署ごとにそれを行うと、同じ候補者に重ねて届くことがあります。送る前に、他の部署がすでに接点を持っていないかを確かめる手順を決めておきます。

エージェントベストの見解

300名以上の会社の求人を一覧にすると、当社がよく見かけるのは「応募は来ているのに、誰も対応していない求人」です。部署の担当者が異動したり、募集の優先度が下がったりして、持ち主がいなくなった求人が公開されたままになっている。候補者は応募したのに返事がなく、会社の印象を悪くします。この状態は、一覧で求人ごとの「最後に応募へ対応した日」を並べると見つかります。対応のない日数が長い求人から、持ち主を確かめ、いなければ停止する。求人の数を増やすより、対応できない求人を減らすほうが、会社の評判を守るうえでは効きます。数十件の求人を持つ会社ほど、月に一度、この棚卸しをする時間を取ることを勧めます。

人事部門と各部署の役割

この規模の会社では、人事部門は「全部やる人」から「全体を管理し、部署を支える人」へと役割が変わります。

• 人事部門：求人の一覧の管理、公開前の重複の確認、共通部分（会社の説明、働き方の制度、選考の流れ）の作成、月次の棚卸し、部署の担当者への支援
• 各部署の採用担当：求人の職種部分の作成と更新、スカウトの送り先の判断、応募への対応、面接の調整
• 各部署の責任者：採用の基準の決定、面接、合否の判断

共通部分を人事部門が管理すると、部署ごとの書き方のばらつきが抑えられます。候補者は複数の求人を見比べることもあるので、会社としての見え方が揃っていることは信頼につながります。

各部署の採用担当が兼務の場合、その人の時間が足りずに応募への対応が遅れることがあります。人事部門は、対応が遅れている部署を一覧で見つけ、支援に入るか、作業を外に出すかを部署と一緒に決めます。

運用を外に出す範囲

300名以上の会社が外部の支援を使う場合、全社の運用をまとめて出すより、部署を選んで出すことが多くなります。次のような部署が候補になります。

• 採用担当が兼務で、応募への対応が遅れがちな部署
• 継続して同じ職種を採り続けていて、求人票とスカウトの型ができている部署
• 一時的に採用の量が増えている部署

エージェントベストの見解

規模の大きな会社が部署単位で運用を外に出すとき、自社で持つべきなのは「求人の一覧の管理」と「合否の判断」の二つだと考えています。求人の一覧は、会社全体の見え方を守るためのもので、外部に渡すと部署の間の調整が効かなくなります。合否は、各部署の基準に沿って社内で判断するものです。この二つを社内に残し、選んだ部署の作業、つまり求人票の作成と更新、「気になる」とスカウトの配信、応募対応、面接日程の調整を外に出す。当社のGreen運用代行は、この分け方で部署ごとに受け持ちます。当社の費用は採用した方の入社時に1名50万円（税別）の成功報酬で、部署を追加しても当社への初期費用や月額固定費はかかりません。なお、Green自体の利用料金は当社の費用とは別で、Greenとのご契約にもとづいてかかります。外に出した部署の進み具合も、人事部門の一覧に同じ項目で載せておくと、全体の管理が崩れません。

候補者の情報の扱いを揃える

部署ごとに採用を進めると、候補者の情報の扱い方も部署ごとにばらつくことがあります。応募書類をどこに保存し、誰が見られるようにするか、選考が終わった後にいつ消すか。こうした扱いが揃っていないと、社内での情報の行き違いが起きたり、候補者の情報が必要以上に広がったりします。

人事部門が、次のような共通のルールを決めておきます。

• 応募書類と選考の記録を保存する場所と、見られる人の範囲
• 部署の間で候補者の情報を共有するときの手順
• 不採用や辞退の後、情報をどのくらいの期間保管し、いつ消すか

同じ候補者に複数の部署から声をかけないためにも、候補者の情報が一か所で確かめられることは大切です。ルールの細部は、社内の個人情報の扱いの規程と合わせて決めます。

まとめ

• 300名以上の会社では、採用の課題が「応募を集める」から「求人を管理する」に移る
• 求人の持ち主、公開の手順、更新の周期、停止の基準、スカウトの重複の防ぎ方を決める
• 応募への対応がない求人を月に一度棚卸しし、持ち主のいない求人を停止する
• 人事部門は全体の管理と共通部分を持ち、部署は職種部分と対応を持つ
• 外に出すなら部署を選び、求人の一覧の管理と合否の判断は社内に残す

よくある質問

似た職種の求人を、部署ごとに分けて出すべきですか、まとめるべきですか

仕事の中身と求める経験が大きく違うなら分け、似ているならまとめることを勧めます。分ける場合は、求人のタイトルと冒頭で違いがはっきり分かるように書きます。求人のタイトルの付け方はGreenの求人タイトルの付け方も参考になります。

同じ候補者に複数の部署からスカウトが届いてしまいました

候補者に一言、社内の連携が不十分だったことを伝え、どちらの部署の話を聞きたいか、または両方の話を一度に聞けるかを提案します。そのうえで、送る前に他の部署の接点を確かめる手順を決めておきます。

300名規模の会社の新卒採用の考え方も知りたいです

新卒も含めた考え方は従業員300名規模の会社の採用媒体の選び方にまとめています。