Green運用の週次の見直し｜毎週見る数と直す順番

Greenの運用を始めて数週間たつと、「応募が少ない」「スカウトの返信が来ない」といった感想が出てきます。けれど、感想のまま打ち手を考えると、毎週違うところを直すことになり、何が効いたのか分からなくなります。週次の見直しで大事なのは、毎週同じ数を見ることと、直す順番を決めておくことです。 この記事では、Green（株式会社アトラエが運営する、IT・Web業界を中心とした中途採用の求人サイト）の運用を、毎週30分で見直すための数の選び方と手順を整理します。管理画面で確認できる項目は媒体の仕様によるため、ここでは社内で記録する数を中心にまとめます。

週次で見る数を絞る

見る数が多いと、見直しの時間が長くなり、続きません。週次で見るのは、次の5つ程度に絞ります。

• スカウト・「気になる」を送った数
• 返信・反応があった数
• 応募の数
• 面談・面接を実施した数
• 応募や返信から、最初の連絡までにかかった日数

最後の日数は、多くの会社が見ていない数ですが、もっとも直しやすく、効果が出やすい数です。数を見るだけでなく、速さを見ることで、社内の動きの問題が見えてきます。

これらを求人ごとに、表計算ソフトの一行に記録します。媒体の管理画面で確認できる数は転記し、できない数（連絡までの日数など）は社内で記録します。

30分で終わる見直しの手順

週に一度、決まった曜日と時間に、次の手順で見直します。

1. 先週の数を記録する（5分）：5つの数を求人ごとに埋める
2. 先々週と比べて、大きく変わった数を一つ選ぶ（5分）：増えた数より、減った数や止まった数に注目する
3. その数の手前で何が起きたかを確かめる（10分）：返信が減ったなら、送った相手や文面が変わっていないか。応募が減ったなら、求人票や他社の動きに変化がないか
4. 直すことを一つだけ決める（5分）：誰が、いつまでに、何を直すかを決める
5. 先週決めたことの結果を確かめる（5分）：先週直したことが、数に表れているかを見る

直すことを一つに絞るのは、複数を同時に直すと、どれが効いたのか分からなくなるからです。

直す順番を決めておく

数が悪いときに、どこから直すかの順番を決めておくと、見直しの時間で迷いません。おすすめの順番は、候補者に近いところからです。

1. 連絡の速さ：応募や返信に何日で返しているか。ここが遅いと、手前をどれだけ直しても成果につながりにくい
2. 面談・面接の中身：面談から選考に進む人が少ないなら、話す人や話す内容を見直す
3. スカウトの文面：返信が少ないなら、書き出しで相手の経歴に触れているかを見る
4. 送る相手：文面を直しても返信が少ないなら、ターゲットの設計を見直す
5. 求人票：応募が少ないなら、冒頭の仕事の中身やタイトルを見直す

多くの会社は、求人票やスカウトの数から直そうとします。けれど、連絡が遅いまま応募を増やしても、待たせる候補者が増えるだけです。候補者に近い場所から順に直すほうが、手前の改善が無駄になりません。

エージェントベストの見解

週次の見直しを始めた会社が数週間で止まる理由を聞くと、「毎週の数がほとんど変わらず、話すことがない」という答えが多いです。中途採用は応募や返信の数が少なく、週単位で見ると変化が小さいことがあります。そこで当社が勧めているのは、数が変わらない週は「一件ずつの中身」を見ることです。たとえば今週の返信が2件なら、その2件がどんな経歴の人で、どの文面に返信したのかを確かめる。応募が1件なら、その人がどの求人のどこを読んで応募したのかを面談で聞いておく。数が小さいうちは、割合より一件の中身のほうが次の打ち手につながります。数を見ることと、一件を見ることを、週ごとに使い分けてください。

見直しの記録は、半年ほどたつと、採用の計画を立て直すときの材料になります。どの時期に返信が増えたか、どの改善のあとに面談の数が動いたかが分かれば、次の半期にどこへ時間を使うかを決めやすくなります。たとえば、文面を直した週から返信が増え、その状態が続いているなら、文面の型はしばらく変えずに、送る相手の幅を広げることに時間を移す、といった判断ができます。

逆に、記録が残っていないと、半期の振り返りは「なんとなく応募が少なかった」という感想で終わります。週ごとの一行の記録が、半期ごとの判断の質を左右します。

やりがちな失敗

• 見る数が毎週変わる：その週に気になった数だけを見ると、比べる基準がなくなる。5つの数は固定する
• 割合だけを見る：返信率や応募率は、母数が小さいと大きく揺れる。数そのものと合わせて見る
• 直すことを決めずに終わる：数を確認して「様子を見ましょう」で終わると、翌週も同じ話になる
• 直したことを記録しない：何をいつ直したかを残しておかないと、数の変化と結びつけられない
• 媒体のせいにする：数が悪いと「Greenが合わないのでは」と考えがち。媒体を変える前に、社内で直せることを順に確かめる

見直しを始める最初の週は、過去の数が手元にないことも多いはずです。その場合は、比べる相手がいないことを気にせず、まず数週間は記録をつけることだけに集中してください。比べられる週が二つそろった時点から、手順の2番目以降が意味を持ち始めます。

社内での進め方

週次の見直しは、参加者が多すぎると長くなり、少なすぎると直すことが決まりません。

• 参加者：人事の担当者と、採用の責任者の2名が基本。必要に応じて現場のリーダーが加わる
• 時間：30分。延びそうなら、直すことを一つ決めた時点で終える
• 記録：見直しの内容は、記録表の横に一行で残す（「○日：返信が減少→文面の書き出しを修正、担当○○」）

エージェントベストの見解

当社がGreen運用代行を引き受けるときも、週次の見直しは企業の方と一緒に行う形にしています。運用の作業（スカウト配信、応募対応、日程調整）は当社が担いますが、数の変化をどう読むか、何を直すかの判断は、採用の方針を持っている企業の側が持つべきだからです。外に出した会社でよく起きるのは、報告を受け取るだけになり、見直しの判断まで外に任せてしまうことです。そうなると、運用は回っていても、会社として採りたい人からずれていきます。報告を読む時間を週に30分だけ確保し、一つだけ判断する。その時間を社内に残すことが、外に出したときに成果を保つ条件です。

見る数そのものの選び方はGreen運用のKPI設計で、週次レビューの一般的な進め方は採用KPIの週次レビューで整理しています。

まとめ

• 週次で見る数は、送った数・反応の数・応募の数・面談の数・連絡までの日数の5つに絞る
• 30分の手順で、変わった数を一つ選び、直すことを一つだけ決める
• 直す順番は、連絡の速さ→面談の中身→文面→送る相手→求人票と、候補者に近いところから
• 数が小さい週は、割合より一件ずつの中身を見る
• 運用を外に出しても、見直しの判断は社内に残す

よくある質問

週次ではなく月次の見直しでも十分ですか

月次だけだと、連絡の遅れや文面の問題に気づくのが遅くなります。週次で短く見直し、月に一度は求人ごとの全体の流れを振り返る、という組み合わせがおすすめです。

見直しの記録はどんなツールで管理すればよいですか

表計算ソフトの一枚で十分です。求人ごとに一行、週ごとに列を足していく形にすると、変化が一目で分かります。採用管理のツールを使っている場合は、そこから数を転記してください。

数字が悪い週が続いたら、媒体を変えるべきですか

媒体を変える前に、連絡の速さ、面談の中身、文面、送る相手、求人票の順に、社内で直せることを確かめてください。それでも動きがなければ、媒体の向き不向きを含めて見直す時期です。