採用KPIの週次レビュー｜日数だけを見て十五分で終える

採用KPIの週次のレビューを始めたい。ところが、数字を全部並べた資料を毎週作り、関係者を集めて一時間かけ、数の上下を説明して、議事録を作り、決めることが無いまま二か月で止まった。結論から言うと、週に一度の場で見るのは日数だけで、数は見ません。十五分で、「段ごとの日数が先週より延びていないか」「延びた段の原因は返信・枠・判定のどれか」「今週誰が何をするか」の三つを決めて終わります。数を週に見ると上下に振り回され、資料を作る作業が増えて場が重くなり、二か月で止まります。週次は台帳の画面をそのまま見て、資料を作りません。出席は人事と採用の責任者の二人で足り、現場は原因が枠のときだけ呼びます。 KPIの全体は採用KPIの基本、日数の見方は採用リードタイムの見方で書きました。この記事は、週次の場の型を書きます。

この作業の目的｜週次を、「報告の場」から「今週の担当を決める場」にする

週に一度の場で数を見ても、一週間では母数が小さく、上下に意味がありません。意味があるのは日数で、延びた段は翌週に数が減ります。週次は、その兆しを見て、今週動く人を決める場です。

目的は、週次の場を十五分に収め、資料を作らず、「今週誰が何をするか」を決めて終わる形にすることです。

週次レビューで、起きる失敗

共通するのは、週次を「報告の場」として作っていて、「今週の担当を決める場」として作っていないことです。

週次で見る、三つ

三つだけです。数（近い人の面談数、承諾した数）は、月に一度の場で見ます。

エージェントベストの見解

相談で最も多い思い込みは、「週次のレビューは、採用の状況を関係者に共有する場だ」というものです。当社は3媒体すべての販売パートナーとして、運用の場に同席することがありますが、共有を目的にした週次は、資料を作る作業が毎週発生し、出席者が増え、繁忙期に最初に消えます。消えた後に残るのは、資料の作り方だけです。共有は月に一度で足ります。週に一度必要なのは、「今週、待たせている学生がいないか」を確かめて、動く人を決めることです。当社が最初にお願いするのは、週次から資料を無くし、台帳の画面をそのまま見る形にすることです。台帳に各段の日付が入っていれば、日数は画面で見えます。資料が無ければ、準備が要らず、十五分で終わり、繁忙期にも残ります。週次の場が残っていることが、日数が延びたときに気付ける唯一の仕組みで、資料の見やすさより、場が残ることが大切です。

資料を、作らない

• 台帳の画面を、そのまま見る：スプレッドシートでも採用管理システムでも、画面を共有するだけ
• 集計は、台帳の計算式で出す：手で数えない
• グラフを作らない：週次に見せるのは数字の列で足りる
• 議事録を作らない：決めた一文を、台帳の欄かチャットに書く
• 前週の決めごとを、最初に確認する：「先週決めた〇〇は、できたか」の一行から始める

資料を作らない決めが、週次を残す最大の条件です。

十五分で、終える

1. 前週の決めごとの確認（二分）：できたか、できていないか
2. 段ごとの日数を見る（五分）：延びた段があるか。台帳の画面で
3. 延びた段の原因を特定する（五分）：返信・枠・判定のどれか
4. 今週の担当を決める（三分）：誰が、何を、いつまでに。一つか二つ
5. 終わる：延びた段が無ければ、二分で終わってよい

延びた段が無い週は、短く終わります。「何も無い週があってよい」と決めておくことが、続く条件です。

出席者

• 人事：日数を見て、原因を特定する
• 採用の責任者：判定の頻度と、枠の交渉を決める
• 現場の責任者：原因が「枠」のときだけ呼ぶ。毎週は呼ばない
• 経営：呼ばない。月に一度と期の途中で
• 代行：入っているなら、原因が「返信」のときに関わる

二人で始めて、必要なときだけ三人目を呼ぶ形が、日程が合う形です。

月次との、分け方

週次は日数と担当、月次は数と方針。混ぜると、週次が重くなって止まります。

続かないときの、直し方

• 資料を作っているなら、やめる：台帳の画面に切り替える
• 三十分を超えているなら、見るものを減らす：数を週次から外す
• 出席者が多いなら、二人に戻す：必要なときだけ呼ぶ
• 決めることが無い週が続くなら、それでよい：日数が延びていない週は、短く終わる
• 人事が一人なら、自分一人で五分でもよい：台帳を見て、延びた段があれば動く。場が無いより、一人の五分がある形
• 止まったら、日数だけに戻して再開する：全部を戻さない

週次が止まる原因はほぼ「重さ」です。軽くする方向にだけ直します。

媒体ごとに、変わる点

• OfferBox：承認から返信までの日数が、週次で最も見る数。承認は毎日入るので、週に一度の確認が効く。OfferBox運用のKPI設計
• Wantedly：「話を聞きたい」から面談までの日数。記事の公開の予定も、週次で一行だけ確認する
• ワンキャリア：スカウトの送信と承認の日数。掲載の更新は月次で

三つとも、週次で見るのは日数で、媒体ごとに最初の返信の場所が違います。

社内の分担

運用代行や代理店が支えられるのは、台帳の型、集計の形、原因の切り分けまでで、場を開くこと、枠と判定の変更は社内が担います。

エージェントベストの見解

週次レビューで、当社が先にお伝えしているのは、「週次は、開かれていることだけで価値がある」ということです。中身が充実していることより、毎週同じ曜日に開かれていることのほうが効きます。延びた段が無い週は二分で終わってよく、終わってよいと決めてあるから、繁忙期にも開かれます。申し込んだあとに週次が止まる会社に共通するのは、「せっかく集まるのだから」と議題を足し、数の共有や採用以外の話を入れて、三十分を超えることです。当社が案内するのは、週次の議題を三つに固定し、それ以外を持ち込まないことです。他の話は月次に回します。十五分で、資料が無く、二人で、延びた段が無ければ二分で終わる。この軽さが、一年続く形です。日数は、週次が開かれていれば、翌週に直せます。開かれていなければ、月末に「今月は遅かった」と分かるだけです。

まとめ

• 週次で見るのは日数だけ。数（近い人の面談数・承諾した数）は月次で見る
• 見る三つは「段ごとの日数」「延びた段の原因（返信・枠・判定）」「今週の担当」。十五分で終える
• 資料を作らない。台帳の画面をそのまま見て、議事録の代わりに決めた一文を残す
• 出席は人事と採用の責任者の二人。現場は原因が「枠」のときだけ呼び、経営は呼ばない
• 延びた段が無い週は二分で終わってよい。週次は開かれていることだけで価値がある

よくある質問

人事が一人で、レビューの相手がいません

一人で五分、台帳を見る形で足ります。延びた段があれば、その日に動きます。原因が「枠」か「判定」なら、採用の責任者に一行で伝えます。場が無いより、一人の五分がある形のほうが、日数は動きます。

週次で数を見ないと、状況が把握できません

一週間の数は上下するだけで、把握には使えません。数は月次で見て、週次では日数だけを見ます。どうしても数を見たいなら、「今週の面談の予定の数」だけを一行、参考として置きます。分析はしません。

週次レビューの型は、御社に相談できますか

できます。当社は、台帳の型、集計の形、原因の切り分けを支えられます。場を開くこと、枠と判定の変更は、社内で担ってください。当社はOfferBox・Wantedly・ワンキャリアの販売パートナーとして、週次で見る日数の形を支えています。3媒体の全体像は3媒体の違いと選び方にまとめています。