内定連絡の文面｜一通に入れる六つと押さない書き方

内定を出す。「内定をお出しします。条件は以下のとおりです。〇日までにご返答ください」。条件の通知と期限だけの一通。相手には、「選考までは人だったのに、内定で急に事務になった」と読まれます。結論から言うと、内定連絡は、条件の通知だけで終えません。内定の事実と決めた理由の一文、選考で会った人の一言、面談や募集要項と一致した条件、承諾までに読むものと話す相手、質問の窓口、承諾期限とその決め方、の六つを一通に入れます。押さず、条件を初めて出さず、期限は相手の状況を聞いて決めます。三つの媒体で、この考え方は同じです。 この記事では、内定連絡で起きる失敗、一通に入れる六つ、押さない書き方、期限の決め方、内定後の接点、辞退されたときの返し、分担を整理します。内定後のフォロー全体はOfferBoxで内定を出したあとのフォロー、内定辞退が続くときはOfferBox経由の内定辞退が続くときに見直すことで書きました。この記事は、内定を出すその一通の文面です。

この作業の目的｜内定連絡を、「選考の続き」として渡す

相手は、スカウトの文面で「自分宛」を読み、面談で人に会い、選考で話して、ここまで来ています。内定連絡が「条件の通知」だけになると、それまでの流れが切れ、「採用側の顔」に変わったように見えます。

目的は、内定連絡を、スカウトから選考まで続いてきた「人の言葉」の続きとして渡し、相手が「決められる」状態を作ることです。

内定連絡で、起きる失敗

共通するのは、内定連絡を「決定の通知」として書いていることです。相手にとって、内定連絡は「決める材料をもらう一通」です。

内定連絡の一通に入れる、六つ

六つで一通。「1」と「2」が、内定連絡を「人の言葉」にします。「3」は、初めて出さず、一致させます。「4」から「6」が、相手が「決められる」材料です。内定通知に書くことはOfferBoxで内定を出したあとのフォローの手順2で書きました。

エージェントベストの見解

相談で最も多い思い込みは、「内定連絡は正式な通知なので、事務的に条件と期限を書くのが正しい」というものです。当社は3媒体すべての販売パートナーとして、三つの媒体で採った学生や候補者の内定後を見ていますが、条件と期限だけの内定連絡を受け取った相手は、「選考までは自分を見てくれていたのに、内定で急に事務になった」と感じ、その落差が辞退の理由の一つになっています。正式であることと、事務的であることは、別です。内定の事実と条件を正確に書きながら、面接で話したことに触れ、面談で会った人の一言を添え、話す相手と窓口を示す一通は、正式で、事務的ではありません。当社が内定連絡の相談を受けるとき、最初にやるのは、条件の通知の前に「決めた理由の一文」と「会った人の一言」を足すことです。

押さない、書き方

• 「ぜひご承諾ください」「早めのご返答を」「他にも候補の方が」を書かない：押すと、共感で来た相手ほど離れる
• 「〇〇さんの決断を尊重します」「他社と比べていただいて構いません」を書く：相手の判断を残す
• 期限を切るときも、「ご事情があれば相談します」を添える
• 内定後に「決めましたか」を繰り返さない：内定後の接点は、押すためではなく、材料を渡すため
• 押した一通は、辞退の理由になり、ワンキャリアなら体験談に書かれる

押さない考え方はWantedly経由の内定辞退が続くときの「内定後に、『読んだ会社の人』と話す場を置く」で書きました。

承諾期限を、相手の状況を聞いて決める

• 内定を出す前に、承諾の条件を聞く：「他社の選考は続いていますか」「決めるまでに、何が分かれば決められますか」。OfferBoxで内定を出したあとのフォローの手順1
• 期限は、相手の状況に合わせて：他社の選考が続いているなら、その旨を聞いてよい
• 期限の目安を出しつつ、「相談します」を添える：一方的に切らない
• 期限の前に、一度、材料を渡す接点を置く：期限の直前に「決めましたか」ではなく、期限の前半に「〇〇と話す場を」
• 期限を延ばす場合は、延ばした期限をもう一度明示する

期限の置き方はOfferBoxで内定を出したあとのフォローの手順3で書きました。時期に関わることは、年度の公表内容と自社の方針で確認してください。

内定後の接点の、型

• 内定連絡の翌日以降、「話す相手」との場の日程を出す：内定連絡で予告したことを、実際に行う
• 話す相手は、面談で会った人・入社してまもない社員・内定者：人事だけにしない
• 読むものは、一つか二つ：企業ページの働く人、内定者の話。多く渡さない
• 質問には当日に答える：条件、配属、最初の一年
• 期限の前半に一度、後半に一度：多くしない
• 接点の中身はOfferBoxで内定を出したあとのフォローの手順5

辞退されたときの、返し

• 当日、短く、お礼と「またご縁があれば」：理由を問い詰めず、引き留めない
• 内定後の辞退は、最も丁寧に：「〇〇さんの決断を尊重します。新しい場所でのご活躍を」
• 理由を聞くなら、一度だけ、「今後の参考に、差し支えなければ」
• 返しの型は辞退されたあとの文面の「内定後に辞退」の行
• 辞退の理由を、企業ページの時点まで戻って見る：OfferBox経由の内定辞退が続くときに見直すこと

媒体ごとに、変わる点

三つとも、「六つを一通に、押さず、条件を初めて出さない」は同じです。

社内の分担

運用代行や代理店が支えられるのは、六つの型、期限の決め方の整理、内定後の接点の型、辞退への返しの型までで、決めた理由の一文、会った人の一言、条件の決定、話す場に出ることは企業が行います。代理店の代行の範囲は代理店に運用まで頼めるかで書きました。

エージェントベストの見解

これは順番の話です。当社が内定連絡の相談を受けたとき、文面の型を渡す前に、「内定を出す前に、承諾の条件を聞きましたか」を確かめます。聞いていなければ、期限も、話す相手も、読むものも、相手に合わせて決められず、六つの型に埋める中身がありません。逆に、内定を出す前に「他社の選考は」「決めるまでに何が分かれば」を聞いていれば、内定連絡の六つは、その答えに合わせて埋まります。当社が勧める順番は、内定を出す前に承諾の条件を聞く、六つを一通に、翌日以降に話す場を出す、期限の前半に一度、です。内定連絡は、出す前の一つの質問で決まります。

まとめ

• 内定連絡を「条件の通知」で終えると、「急に事務になった」と読まれ、それまでの人の言葉が切れる。内定連絡は「決める材料をもらう一通」
• 一通に、内定の事実と決めた理由の一文・選考で会った人の一言・面談や募集要項と一致した条件・承諾までに読むものと話す相手・質問の窓口・承諾期限とその決め方、の六つ
• 「ぜひ」「早めに」「他にも」で押さない。「決断を尊重します」「比べていただいて構いません」を書く。押した一通は辞退の理由になり、体験談に書かれる
• 期限は、内定を出す前に承諾の条件を聞いて決め、「相談します」を添える。内定後の接点は期限の前半に一度、後半に一度、材料を渡すため
• 辞退されたら当日、短く、お礼と「決断を尊重します」。理由は一度だけ。辞退の理由を企業ページの時点まで戻って見る

よくある質問

内定連絡は書面で出すので、文面に「会った人の一言」を入れる余地がありません

書面の内定通知とは別に、人事からの一通を添えます。書面は正式な通知で、一通は「人の言葉」です。一通に、決めた理由の一文と会った人の一言と、話す相手と窓口と期限の決め方を書き、書面は条件の正確な通知として添えます。書面だけを送ると、「急に事務になった」が残ります。

条件が、面談で伝えたときから変わってしまいました

内定連絡で、変わった点を明示します。「〇〇は、面談時にお伝えした△△から□□に変わりました。理由は✕✕です」。黙って変えると、「聞いていたのと違う」が最も重い辞退の理由になります。変わった点を明示し、質問に当日答え、相手が判断できる形にします。条件の決定と記載は、自社の制度と管理部門で確認してください。

内定連絡の文面は、御社に相談できますか

できます。当社は、六つの型、期限の決め方の整理、内定後の接点の型、辞退への返しの型を支えられます。決めた理由の一文、会った人の一言、条件の決定、話す場に出ることは、企業が行ってください。当社はOfferBox・Wantedly・ワンキャリアの販売パートナーとして、3媒体の運用を支えています。3媒体の全体像は3媒体の違いと選び方にまとめています。