面談案内の文面｜確定・前日・当日の三通で空白を埋める

面談の日程が決まった。安心して、当日まで連絡しない。当日、相手が来ない、接続先が分からないと連絡が来る、「準備が要ると思って気が重くなった」と辞退される。日程が決まってから当日までの「空白」で、起きます。結論から言うと、面談の案内は、確定・前日・当日の三通で空白を埋めます。確定の一通に、日時・形式・接続先か場所・誰が出るか・何を話すか・準備は不要・変更のしかた、の七つを入れます。前日は一言、当日は接続先の再送で、どちらも催促にしません。相手からの変更依頼には当日返し、無断キャンセルには一度だけ確認します。三つの媒体で、この考え方は同じです。 この記事では、空白が生む辞退、確定の一通の七つ、前日の一言、当日の案内、変更依頼、無断キャンセル、面談後との関係、媒体ごとの違い、分担を整理します。OfferBoxでの面談前の連絡はOfferBoxの面談前の連絡で辞退を減らす方法、返信後の文面はスカウトに返信が来たあとの文面で書きました。

この作業の目的｜日程が決まってから当日までの「空白」を埋める

日程が決まると、送る側は「あとは当日」と思います。相手の側は、日程が決まった瞬間から当日まで、「本当にあるのか」「何を話すのか」「準備が要るのか」「どこに接続するのか」を、聞けないまま抱えています。

目的は、その空白を、相手が聞かなくても分かる三通で埋め、当日まで安心して来られる形にすることです。

空白が生む、辞退

空白の詳しくはOfferBoxの面談前の連絡で辞退を減らす方法の「この作業の目的」で書きました。

確定の一通に入れる、七つ

七つで一通。「準備は不要」と「変更のしかた」が、相手の側の重さを取ります。確定の連絡の詳しくはOfferBoxの面談前の連絡で辞退を減らす方法の手順1で書きました。

エージェントベストの見解

相談で最も多い思い込みは、「面談の前に連絡を重ねると、相手に催促と受け取られる」というものです。当社は3媒体すべての販売パートナーとして、三つの媒体の面談前の対応を見ていますが、日程が決まってから当日まで連絡しなかった会社の面談には、当日に来ない相手と、当日に「準備が要ると思って気が重い」と辞退する相手が出ています。逆に、確定の一通に「準備は不要」「誰が出るか」「何を話すか」を書き、前日に一言、当日に接続先を再送した会社の面談は、相手が来ています。催促になるのは、「お忘れなく」「ご参加をお願いします」の念押しの言葉で、確定・前日・当日の三通そのものは、相手にとって「安心の連絡」です。当社が面談案内の相談を受けるとき、最初にやるのは、確定の一通に七つが入っているかを確かめることです。

前日の一言が、催促にならない書き方

• 「明日、〇時にお待ちしています。当日は△△が出ます。接続先は□□です」：事実だけ
• 「お忘れなく」「ご準備を」の念押しを書かない：催促になる
• 接続先か場所を、もう一度：前日に探させない
• 「ご都合が変わっていたら、返信で教えてください」を添える：変更の道を残す
• 短く：三文で足りる

前日の一言の書き方はOfferBoxの面談前の連絡で辞退を減らす方法の手順2で書きました。

当日の案内

• 開始の少し前に、接続先を再送：「本日〇時から。接続先は□□です。お待ちしています」
• 対面なら、建物の入り方と、着いたらどうするか：「受付で〇〇の名前をお伝えください」
• 相手が遅れたときの連絡先：「遅れそうなときは、この連絡に返信ください」
• 出る人の名前を、もう一度：「△△がお待ちしています」
• 当日の案内は、一通：何度も送らない

当日の案内の詳しくはOfferBoxの面談前の連絡で辞退を減らす方法の手順3で書きました。

相手からの変更依頼への、返し方

• 当日に返す：変更を申し出た相手は、気を使っている
• 「承知しました。以下の日程はいかがでしょうか」と、複数の日程を出す：丸投げしない
• 理由を聞かない：「差し支えなければ」も要らない
• 変更を責めない：「ご連絡いただき、ありがとうございます」
• 新しい日程が決まったら、確定の一通をもう一度：七つを再送

変更への対応はOfferBoxの面談前の連絡で辞退を減らす方法の手順4で書きました。

無断キャンセルへの、対応

• 当日、開始の時間を少し過ぎても来なければ、一度だけ連絡：「本日〇時からの面談ですが、接続で困っていませんか。ご都合が変わっていたら、返信で教えてください」
• 責めない：「お待ちしていましたが」を重ねない
• その日の中に返事がなければ、翌日に一度だけ：「昨日はご都合が合わなかったようですね。改めて、以下の日程はいかがでしょうか。無理なら、返信は不要です」
• それでも来なければ、追わない：「潜在」として台帳に残す
• 無断キャンセルを、社内で悪く言わない：次の相手への対応に出る

無断キャンセルへの対応はOfferBoxの面談前の連絡で辞退を減らす方法の手順5で書きました。

面談後の、翌日の一通との関係

• 面談の翌日に、一言：「昨日はありがとうございました。〇〇のご質問、△△が喜んでいました」
• 次の選択肢を伝える：「選考に進む・もう一度話す・いったん終わる。今日決めなくて構いません」
• 確定・前日・当日・翌日で、四通：この四通で、日程確定から面談後までの空白が全部埋まる
• 翌日の一通はスカウトのフォロー文面の「面談の翌日」の行
• 面談後の流れはOfferBoxの面談後のフォロー

媒体ごとに、変わる点

三つとも、「確定・前日・当日の三通、催促にしない、準備は不要と書く」は同じです。

社内の分担

運用代行や代理店が支えられるのは、三通の型、七つの整理、変更と無断キャンセルへの返しの型、媒体ごとの違いの整理までで、送ること、日程を出すこと、面談に出ることは企業が行います。代理店の代行の範囲は代理店に運用まで頼めるかで書きました。

エージェントベストの見解

これは順番の話です。当社が面談案内の相談を受けたとき、前日と当日の連絡より先に、確定の一通を見ます。確定の一通に「準備は不要」「誰が出るか」「何を話すか」がなければ、前日と当日に何を送っても、相手は「準備が要る面接」だと思ったまま当日を迎え、気が重くなって辞退するか、身構えて来ます。逆に、確定の一通に七つが入っていれば、前日と当日は「事実の再送」だけで足ります。当社が勧める順番は、確定の一通に七つを入れる、前日に一言、当日に接続先、翌日に一言、です。四通の中で、最も重いのは確定の一通です。

まとめ

• 日程が決まってから当日までの空白で、忘れられる・「本当にあるのか」の不安・接続や場所で迷う・準備が要ると思って重くなる・誰が出るか分からず身構える、が起きる
• 確定の一通に、日時・形式・接続先か場所・誰が出るか・何を話すか・準備は不要・変更のしかた、の七つを入れる。「準備は不要」と「変更のしかた」が重さを取る
• 前日は事実だけの一言（「お忘れなく」の念押しを書かない）、当日は接続先の再送。どちらも短く、催促にしない
• 変更依頼には当日、理由を聞かず、複数の日程で返し、決まったら確定の一通を再送。無断キャンセルには一度だけ確認し、責めず、追わない
• 確定・前日・当日・翌日の四通で、日程確定から面談後までの空白が全部埋まる。最も重いのは確定の一通

よくある質問

三通も送ると、多すぎませんか

三通とも短く、事実だけなら、相手には「安心の連絡」として受け取られます。多いと感じられるのは、一通が長いか、「お忘れなく」のような念押しの言葉が入っているときです。確定の一通は七つで数文、前日は三文、当日は二文で足ります。送らないほうが、相手には「本当にあるのか」「どこに接続するのか」の不安が残ります。

対面の面談で、交通費の扱いをどこに書けばよいですか

確定の一通の「形式」のところに、事実で書きます。「対面で、〇〇にお越しください。交通費は△△です」（扱いは自社の制度で確認して、そのとおりに）。書かないと、相手は聞きにくいまま来て、当日に分かることになります。離れた地域の相手への配慮は地方の学生向けスカウト文面の考え方で書きました。

面談案内の文面は、御社に相談できますか

できます。当社は、三通の型、七つの整理、変更と無断キャンセルへの返しの型、媒体ごとの違いの整理を支えられます。送ること、日程を出すこと、面談に出ることは、企業が行ってください。当社はOfferBox・Wantedly・ワンキャリアの販売パートナーとして、3媒体の運用を支えています。3媒体の全体像は3媒体の違いと選び方にまとめています。