OfferBoxと合同説明会の併用｜会う場と選んで送る場

合同説明会に出展していて、OfferBoxも使っている。合同説明会で多くの学生に会えるのに、そのあとに続かない。OfferBoxで承認した学生と、合同説明会で会った学生を、別々に追っていて、同じ学生に二度連絡したことがある。結論から言うと、合同説明会は「決まった日に、会社を知らない学生に会う場」、OfferBoxは「企業が選んで送り、会う前に興味を持ってもらう場」です。併用するなら、合同説明会で会った学生への連絡とOfferBoxの送信を一本の台帳で持ち、ブースで話す社員を文面の名義にし、合同説明会の前後に送る時期を置き、名簿の数を母集団と読まないことです。 この記事では、それぞれの役割、来る学生の状態、台帳、ブースの社員と文面の名義、時期の設計、名簿の数の読み方、時間と費用、やりがちな失敗、社内の分担を整理します。イベントからの母集団形成はイベントからの母集団形成、イベント型と掲載型の違いはイベント型と掲載型の違いで書きました。数値は書きません。

それぞれの役割｜「決まった日に会う」と「選んで送って会う」

合同説明会で会った学生は、会社を並べて見ている状態で、ブースを離れた瞬間から次の会社に頭が移ります。OfferBoxで承認した学生は、文面を読んで「自分に来た」と感じた状態で、次に何があるかを待っています。同じ「会った」でも、その後に続く力が違います。

会った学生への連絡と、送信を一本にする台帳

• 合同説明会の名簿を、送る側の台帳に入れる：会った日、話した社員、学生が話したこと（一言）
• 名簿の学生がOfferBoxに登録していても、検索で見つけて「初めまして」の文面を送らない：「ブースで会ったのに、初めましてと来た」で印象が下がる
• 名簿の学生には、合同説明会の連絡先から、会った社員の名前で連絡する：「〇〇のブースでお話しした△△です」。この連絡は、OfferBoxの文面ではなく、合同説明会の流れ
• 合同説明会で会っていない学生に、OfferBoxで送る：送る前に名簿と突き合わせる
• 台帳は一つ。入口の列に「合同説明会（イベント名・話した社員）」と「OfferBox」：面談から先は共通の段
• 両方に該当する学生は、最初の入口を合同説明会にし、連絡は一本に

送る側の台帳と来た学生の台帳の分け方はOfferBoxと採用管理システム（ATS）の連携の考え方で書きました。突き合わせは、送る前に一度、合同説明会のあとに一度です。

エージェントベストの見解

合同説明会の名簿の数は、「ブースに立ち寄った学生の数」を示す数字で、「会社に興味を持った学生の数」ではありません。当社は3媒体すべての販売パートナーとして、OfferBoxの運用代行を受けているので、合同説明会のあとに「名簿が多く集まったので、OfferBoxは減らしてよいか」という相談を受けますが、名簿の学生の多くは、会社を並べて回る途中で立ち寄っただけで、ブースを離れたあとに会社名を覚えていません。名簿は「会った数」、承認は「自分に来たと感じた数」で、動く理由が違います。当社が見るのは、名簿の学生のうち、当日から数日以内の連絡に返事をした学生の数と、OfferBoxで承認した学生のうち、面談まで来た学生の数です。この二つで見ると、合同説明会は「会う」場で、OfferBoxは「続く」場だと分かります。名簿の数で送る数を減らすと、続く学生を減らすことになります。

ブースで話す社員と、文面の名義を同じ人に

• ブースに立つ社員を、OfferBoxの文面の名義にする：合同説明会で会っていない学生にも、「この人が話す会社」として文面が届く。合同説明会で会った学生は、名簿の流れで
• ブースで話す内容と、文面の「最初の年」を揃える：当日に話したことと、文面に書いてあることがずれない
• 当日、学生が聞いてきたことを、文面の場面に落とす：合同説明会は、学生が何を知りたいかを聞ける場。「〇〇について聞かれた」を、文面の一文にする
• ブースで話す社員が、面談にも出る：合同説明会で会った学生も、OfferBoxで承認した学生も、同じ人に会う
• 社員に頼むことは三つに絞る：ブースに立つ、名義を貸す、面談に出る。OfferBoxの運用に現場社員を巻き込む方法

合同説明会の前後に、送る時期を置く

• 当日と送る時期を重ねない：ブースの準備と当日で人事の時間が消え、承認への当日返信が遅れる。送る時期は当日の前後にずらす。OfferBoxのオファーを送る時期と時間帯の考え方
• 名簿への連絡を、当日から数日以内に：遅れると、学生は会社名を思い出せない
• 合同説明会が終わったことで、送るのも止めない：合同説明会は「会う日」で、「送る時期の終わり」ではない

時間と費用の配分

• ブースに立つ社員の時間と、面談に出る時間を、同じ社員で合わせる：二人分を一人分に
• 当日に聞かれたことを記録する担当を、当日に置く：翌年の文面の元
• 費用は、各媒体の現在の条件を確認してから置く：配分はOfferBoxを含む複数媒体の予算配分の考え方

やりがちな失敗

最も多いのは、一つ目です。名簿の突き合わせをせずに送り、ブースで話した学生に「初めまして」が届きます。

社内の分担

運用代行や代理店が支えられるのは、役割の整理、台帳と突き合わせの型、名簿への連絡の下書き、当日に聞かれたことを文面に落とす作業、OfferBoxの送る時期の代行までで、「こんな人」の決定、ブースに立つこと、面談、出展の判断は企業が行います。代理店の代行の範囲は代理店に運用まで頼めるかで書きました。

エージェントベストの見解

これは切り分けの話です。合同説明会とOfferBoxを併用するとき、自社で持つべきなのは、ブースに立って話すこと、名簿の学生への連絡の名義、面談、「こんな人」の決定、までです。ここから先の、名簿を台帳に入れて突き合わせる作業、名簿への連絡の下書き、当日に聞かれたことを文面に落とす作業、会っていない学生への検索と送信は、外に出せます。当社がOfferBoxの運用代行を受けている会社で合同説明会に出るときは、名簿を当日の翌日に受け取り、送る側の台帳と突き合わせてから、会っていない学生に送る形にしています。この線を引かずに、「合同説明会は人事、OfferBoxは代行」と入口で分けると、同じ学生に二つの経路から連絡が行きます。分けるのは入口ではなく、「話す・会う・決める」と「台帳・下書き・送信」です。

まとめ

• 合同説明会は「決まった日に、会社を知らない学生に会う場」、OfferBoxは「選んで送り、会う前に興味を持ってもらう場」。会ったあとに続く力が違う
• 名簿を送る側の台帳に入れ、送る前に突き合わせる。名簿の学生には会った社員の名前で、合同説明会の流れで連絡する。「初めまして」の文面を送らない
• ブースに立つ社員を文面の名義にし、話す内容と「最初の年」を揃える。当日に聞かれたことを文面の場面に
• 当日と送る時期を重ねず、前後に置く。名簿への連絡は当日から数日以内に。合同説明会が終わっても送るのを止めない
• 名簿の数は「会った数」で、承認数と並べない。見るのは、連絡に返事をした学生と、面談まで来た学生の数

よくある質問

合同説明会で会った学生に、OfferBoxで送ってはいけませんか

「初めまして」の文面は送りません。会った社員の名前で、「ブースでお話しした」から始まる連絡を、合同説明会の連絡先から行います。OfferBoxで見つけた場合も、文面の書き出しを「ブースでお話しした」にできるなら別ですが、貼れる形や送れる相手の範囲は現在の仕様で確認してください。大切なのは、経路より、「会ったことを覚えている会社」として届くことです。

合同説明会の名簿が多く、全員に連絡する時間がありません

全員に同じ連絡を送るより、名簿の一言（学生が話したこと）を見て、「こんな人」に近い学生から順に、会った社員の名前で連絡します。残りには、人事から短い一報を。連絡の下書きは外に出せますが、名義は会った社員のままにします。

OfferBoxと合同説明会の併用は、御社に相談できますか

できます。当社は、役割の整理、台帳と突き合わせの型、名簿への連絡の下書き、当日に聞かれたことを文面に落とす作業、OfferBoxの送る時期の代行を支えられます。「こんな人」の決定、ブースに立つこと、面談、出展の判断は、企業が行ってください。当社はOfferBox・Wantedly・ワンキャリアの販売パートナーとして、OfferBoxの運用代行も受けています。3媒体の全体像は3媒体の違いと選び方にまとめています。