長期インターン採用の予算の組み方

長期インターンの採用を始めるとき、予算をどう組めばよいか迷う会社は多いと思います。媒体の料金を調べて、その額を予算に載せて終わり、という組み方をすると、途中で原稿の書き直しや受け入れの準備に費用がかかり、足りなくなることがあります。長期インターン採用の予算は、媒体の費用から組むのではなく、「何人を、いつ、どの体制で受け入れるか」から逆算して組むものです。 この記事では、学生向けの長期インターン求人サイトInfraなどで長期インターン生を採る会社に向けて、予算を組む順番を整理します。具体的な金額には触れませんので、自社の数字を当てはめながら読んでください。

手順1｜受け入れられる人数を先に決める

予算を組む前に、社内で受け入れられる人数を確かめます。採りたい人数ではなく、受け入れられる人数です。

1. 受け入れ部署の社員が、学生のために週に何時間使えるか
2. 学生1人あたり、最初の1か月で週に何時間かかるか
3. 慣れてからは、1人あたり週に何時間かかるか

この3つから、同時に受け入れられる人数のおおよそが分かります。採りたい人数がこれを上回るなら、受け入れの時期をずらすか、受け入れの体制を強めるかを先に決めます。体制が追いつかないまま予算だけを増やしても、受け入れた学生が放っておかれて辞め、費用が無駄になります。

手順2｜費用の項目を洗い出す

長期インターン採用にかかる費用は、媒体の費用だけではありません。次の項目を洗い出します。

とくに「学生への給与」は、採用の予算ではなく人件費として別の枠で扱う会社もあります。どの枠で扱うかを、経理や予算を持つ部署と事前にそろえておきます。賃金や労働時間の扱いで迷う場合は、社会保険労務士などの専門家に確認してください。

手順3｜プランと予算の形を合わせる

媒体の費用の形によって、予算の組み方が変わります。Infraで選べるのは、継続採用を前提にしたサブスクリプションと、成果報酬型のデポジットの2つです。

• 継続型のプランを選ぶ場合：期間に対して費用がかかるので、年間や半期の固定の予算として組みやすい
• 成果報酬型のプランを選ぶ場合：採用の成果に応じて費用がかかるので、採る人数の見込みから予算を組む。人数が見込みを超えたときの扱いを決めておく

どちらの形が自社の予算の組み方に合うかも、プランを選ぶときの判断材料になります。年度の初めに固定の予算を確保しやすい会社は継続型、採用の成果に応じて費用を出す形のほうが社内で通りやすい会社は成果報酬型、というように、社内の予算の慣習と合わせて考えます。プランの選び方はInfraのサブスクリプションとデポジットの選び方で整理しています。

エージェントベストの見解

長期インターンの予算の相談を受けると、多くの会社は「媒体にいくら払うか」だけを予算として考えています。しかし実際に運用が始まると、原稿を書き直す時間、面談の日程を調整する手間、受け入れの端末の用意など、媒体の費用以外のところで想定外の負担が出てきます。当社はInfraの代理店として、求人原稿の作成から運用までを支援していますが、予算を組む段階で、外部に任せる作業と社内に残す作業を分けておくことを勧めています。外部に任せる作業は費用として予算に載せ、社内に残す作業は時間として見積もる。この2つを並べて見ると、「媒体の費用は抑えたが、社員の時間が足りずに運用が止まる」といった事態を、予算を組む段階で予測できます。予算は費用の上限を決めるものであると同時に、運用が止まらないための計画でもあります。

手順4｜年間の配分を決める

長期インターンの採用は、時期によって学生の動きが変わります。年間の予算を、時期ごとにどう配分するかを考えます。

• 学生が新しいことを始めやすい時期：年度の初めや長期休みの前など。応募が集まりやすい傾向があると言われる時期に、予算と運用の力を寄せる
• 学生が忙しい時期：試験期間など。募集を控えめにするか、受け入れ中の学生の定着に力を寄せる
• 卒業や就職活動で学生が抜ける時期：抜ける分を補充するための募集を、抜ける前に始める

ただ、学生の動きは大学や専攻によってばらつきがあります。世間で言われる傾向は出発点にとどめ、配分の根拠は自社で集めた月ごとの応募の数に置きます。記録がまだない場合は、最初の1年は配分を均等に近くし、その年の記録を見て翌年に調整します。

また、年間の予算の一部は、使い道を決めずに残しておくことを勧めます。受け入れていた学生が予定より早く抜けた、新しい部署で受け入れを始めることになった、といった変化は年度の途中で起きるものです。手元に余地があれば、補充の募集をすぐに出せます。

手順5｜社内の承認を取る

予算の承認を取るときは、費用の額だけでなく、その費用で何を得るかを合わせて示します。

• 受け入れる人数と時期
• 学生に担ってもらう業務と、それによって空く社員の時間
• 新卒採用につなげる場合は、その見込み
• 振り返りの時期と、見る指標

とくに「振り返りの時期と見る指標」を先に示しておくと、承認する側も安心できます。半年後に、採った人数、続いた期間、担った業務、新卒採用への接続を報告すると約束しておけば、翌年の予算の議論もしやすくなります。費用の振り返りの考え方は長期インターンの採用単価の考え方で整理しています。

エージェントベストの見解

当社は新卒・中途の媒体も扱い、人材紹介も行っていますが、採用の予算全体の中で、長期インターンの予算は後回しにされやすいと感じています。新卒採用や中途採用は「採らなければ事業が回らない」予算として優先され、長期インターンは「余裕があればやる」予算として扱われがちです。その結果、年度の途中で予算が削られ、受け入れていた学生の補充ができずに、長期インターンの流れが途切れてしまうことがあります。長期インターンを新卒採用の入口として位置づけている会社であれば、その予算を新卒採用の予算の一部として扱う、という考え方もあります。そうすると、新卒採用の計画の中で長期インターンの役割が明確になり、予算も守られやすくなります。どの枠で予算を持つかは、長期インターンを会社の中でどう位置づけるかの表れです。

まとめ

• 予算は媒体の費用からではなく、受け入れられる人数から逆算して組む
• 費用の項目を、媒体・外部委託・受け入れの準備・学生への給与・社内の時間まで洗い出す
• プランの費用の形と、社内の予算の慣習を合わせて考える
• 年間の配分は、学生の動きと自社の過去の記録を見て決める
• 承認を取るときは、費用で得るものと、振り返りの時期と指標を合わせて示す

よくある質問

長期インターン採用の予算は、どれくらいが目安ですか

採る人数、職種、プラン、受け入れの体制などによって大きく変わるため、この記事では目安の金額を示していません。受け入れられる人数から逆算し、自社の数字で見積もることを勧めます。

学生への給与は、採用の予算に含めるべきですか

会社によって扱いが違います。採用の予算に含める会社もあれば、人件費として別の枠で扱う会社もあります。どちらにするかを、経理や予算を持つ部署と事前にそろえておくことが大切です。

予算が少ない場合、何を優先すればよいですか

受け入れる人数を絞り、1人ひとりが続く受け入れの体制を整えることを優先します。少ない人数でも長く続いてもらえれば、費用に対して得られるものは大きくなります。