OfferBoxの面談記録の残し方と社内共有｜残す項目と渡し方

OfferBoxで承認された学生と面談をしたあと、記録が人によってばらばらだったり、そもそも残っていなかったりすることがあります。すると次の面接で、学生は同じ質問に二度答えることになります。結論から言うと、面談記録は「次に会う人が同じことを聞かずに済む」ことを目的に、項目を決めて、面談した人が当日中に書き、次に会う人へ渡す形にします。評価の印象や、選考に関係のない個人的な事情は書きません。 この記事では、記録の目的、残す項目と書かない事項、書く時期と置き場所、共有の仕方、記録を運用に戻す方法、保存と削除の決め方を整理します。面談そのものの組み立ては初回面談の設計で書きました。

この作業の目的｜学生に同じ話を二度させない

面談記録は、社内のための書類である前に、学生の体験を守るためのものです。

OfferBoxの学生は、企業から選ばれてオファーを受け、文面の一文に反応して承認しています。その学生が、面談で話したことを次の面接でまた一から聞かれると、「前の人と話が通じていない」と受け取ります。記録が渡っていれば、次の面接官は「前回お話しいただいた〜について、もう少し聞かせてください」と始められます。

もう一つの目的は、運用の改善です。どの一文に反応して承認したか、面談で何を聞かれたかが溜まると、ペルソナと文面を直す材料になります。

手順1｜残す項目を決める

項目を決めないと、書く人によって量も中身もばらつきます。最初に型を作ります。

「答えられなかった質問」を分けるのは、フォローの連絡で答える材料にするためです。フォローの書き方は面談後のフォロー連絡で書きました。

手順2｜書かない事項を決めておく

記録は、書くことより書かないことのほうが大切です。

• 選考に関係のない個人的な事情：家族のこと、本籍や出身地、思想や信条に関わることなど。厚生労働省は、公正な採用選考の観点から、こうした事項を面接で尋ねないよう示しています。聞かないことは、記録にも残しません。学生が自分から話した場合も書きません
• 見た目や印象の評価：「感じが良い」「おとなしい」のような印象語。次の面接官の先入観になります
• 初回面談での合否の判断：面談を選考と分けているなら、評価欄を置かない
• 他社の選考状況の詳細：社名まで書かない。「並行して選考中」程度にとどめる

書かない事項は、記録の型の冒頭に一行で書いておくと、書く人が迷いません。公正な採用選考の考え方は、厚生労働省の案内で確認してください。

手順3｜書く時期と置き場所を決める

• 面談した人が、当日中に書く：翌日になると、学生の言葉が自分の言葉に置き換わる
• 書く時間を、面談の枠に含めて確保する：面談のあとに短い時間を空けておく
• 置き場所は1か所：管理表か採用管理システム。個人のメモ帳やチャットに散らさない
• 書けない人の分は、人事が聞き取って書く：現場の面談者に負担を集めない

置き場所が採用管理システムの場合の段の持ち方はOfferBoxとATSの連携の考え方で書きました。OfferBoxの管理画面にメモを残せる機能があるかどうかや、その範囲は、管理画面と媒体の案内で確認してください。

エージェントベストの見解

相談で多い思い込みは、「面談記録は、詳しく書くほど良い」というものです。当社は3媒体すべての販売パートナーとして、OfferBoxの契約後の運用を見ていますが、詳しすぎる記録は、結局読まれていないことが多いです。面接官は面接の直前に記録を開くので、読めるのは短い申し送りまでです。そのうえ、詳しく書く人ほど印象語や個人的な事情が混ざりやすく、次の面接官の見方を偏らせます。実際に役に立っているのは、「承認のきっかけ」と「次に会う人への申し送り」の二つが、学生の言葉で短く書かれている記録です。項目を増やすより、この二つが毎回埋まっているかを人事が見る。それが、記録を続けられる形です。

手順4｜次に会う人へ、渡し方を決めて共有する

記録は、置いてあるだけでは共有になりません。渡し方を決めます。

1. 面接の前日までに、人事が面接官に記録を渡す：置き場所のリンクではなく、申し送りの部分を伝える
2. 面接官は、申し送りに書かれたことから聞き始める
3. 面接のあとの記録も、同じ型で追記する：段ごとに書き足し、同じ学生の記録を1か所にまとめる
4. 共有する範囲を決める：その学生の選考に関わる人だけ。関係のない部署へ回さない

面接官への渡し方の全体は現場の面接官への説明で書きました。面接官ごとに評価がばらつく場合は面接評価がばらつくときも参考になります。

手順5｜記録を、ペルソナと文面に戻す

記録が溜まったら、月に一度、運用の側から読み返します。

• 承認のきっかけを並べる：反応された一文の傾向が見える。文面の型に反映する
• 学生からの質問を並べる：繰り返し聞かれることは、企業ページか文面に先に書く
• 答えられなかった質問を並べる：社内で答えを用意する
• 面談で話したことと、ペルソナを比べる：会っている学生がペルソナとずれていれば、検索条件から直す

読み返しは、週次レビューとは別に月次で行うと続けやすいです。週次の持ち方は週次レビューのやり方で書きました。

手順6｜保存と削除を決める

面談記録は、学生の個人情報を含みます。残すと決めたら、消す時期も決めます。

• 保存する期間を、社内の規程に合わせて決める
• 選考が終わった学生の記録の扱いを決める：内定に進んだ学生、辞退した学生、見送った学生で分けるか
• アクセスできる人を絞る
• 媒体の利用規約で、学生情報の扱いに定めがある：社内の規程とあわせて確認する

学生情報の扱いと規約上の義務はOfferBoxの学生情報の取り扱いにまとめています。

やりがちな失敗

社内の分担

エージェントベストの見解

自社で持つべきなのは、面談で話すことと、その記録を書くことです。当社がOfferBoxの運用代行を受けるとき、記録の型を作る、記録から承認のきっかけや質問の傾向をまとめる、文面の型に戻す、といった作業は当社で担えます。ただ、面談の記録そのものを代行が書くことはしません。面談に出ていない人が書くと、学生の言葉が要約され、申し送りが「意欲が高い」のような一般的な言葉になります。次の面接官にとって使えるのは、面談した人が聞いた具体的な一言です。記録を書くのは面談した人、まとめて運用に戻すのは人事か代行。この分け方にすると、現場の負担を増やさずに、記録が選考と文面の両方に効くようになります。

まとめ

• 面談記録の目的は、学生に同じ話を二度させないことと、運用を直す材料を溜めること
• 項目を決め、承認のきっかけと次に会う人への申し送りを、学生の言葉で短く書く
• 選考に関係のない個人的な事情や印象語は書かない
• 面談した人が当日中に書き、置き場所は1か所に。面接官には申し送りを直接渡す
• 月に一度読み返して文面とペルソナに戻し、保存と削除の時期も決めておく

よくある質問

面談に出る現場社員が、記録を書く時間を取れません

面談の直後に、人事が短く聞き取って代わりに書きます。聞くのは「承認のきっかけ」「答えられなかった質問」「次に会う人への申し送り」の三つだけで足ります。面談の枠に聞き取りの時間を含めておくと、続けやすくなります。

学生が自分から家族の事情を話しました。記録に書くべきですか

書きません。選考に関係のない個人的な事情は、学生が自分から話した場合も記録に残さず、次の面接官にも伝えません。日程の配慮などで必要な場合は、配慮の内容だけを書きます。扱いに迷う場合は、厚生労働省の公正な採用選考の案内で確認してください。

面談記録の型づくりから相談できますか

できます。当社はOfferBox・Wantedly・ワンキャリアの販売パートナーとして、記録の型、申し送りの渡し方、記録を文面とペルソナに戻す作業を支えます。面談と記録の記入は、御社で面談した方が行ってください。3媒体の全体像は3媒体の違いと選び方にまとめています。