Greenの面接日程調整｜候補者を待たせない段取り

書類選考を通過したことを伝え、面接の日程を相談する。この往復に数日かかっている会社は少なくありません。候補者に候補日を聞き、面接官の予定を確かめ、合わなければもう一度聞き直す。日程調整で時間がかかる原因は、候補者の都合ではなく、面接官の空き時間が先に決まっていないことにあります。 この記事では、Green（株式会社アトラエが運営する、IT・Web業界を中心とした中途採用の求人サイト）経由の候補者を、日程調整で待たせないための段取りを整理します。

日程調整で時間が消える場面

日程調整の往復を一つずつ見ていくと、時間が消えている場面はおおむね決まっています。

• 候補者に「ご都合のよい日時を教えてください」と聞き、返事を待つ
• 返ってきた日時を面接官に確かめ、返事を待つ
• 面接官の都合が合わず、候補者にもう一度聞く
• 確定したが、会議室やオンライン会議のURLの準備で連絡がさらに遅れる

一回の往復に一日かかれば、これだけで数日が過ぎます。そのあいだに他社の面接が先に決まり、候補者の中での優先順位が下がっていきます。

面接官の枠を先に押さえる

もっとも効くのは、面接官の空き時間を、候補者に聞く前に押さえておくことです。

1. 週ごとの面接枠を決める：面接官ごとに、週に数枠の面接可能な時間をあらかじめカレンダーに入れておく
2. 枠を人事が見られるようにする：人事が面接官に確認せずに、その枠を候補者に提示できる状態にする
3. 枠が埋まったら翌週の枠を足す：枠の数は応募の状況を見て調整する
4. 夕方以降や昼休みの枠も入れる：在職中の候補者は、業務時間外を希望することが多い

この準備ができていれば、書類選考の通過を伝える連絡に、そのまま候補日を入れて送れます。候補者は選ぶだけになり、往復は一回で済みます。

候補日の出し方

候補日を提示するときは、次の点を意識します。

• 3〜5つの候補を出す：少なすぎると合わず、多すぎると選ぶ手間が増える
• 曜日と時間帯を散らす：平日の夕方、昼休み、別の曜日など、相手の状況が分からなくても一つは合うようにする
• どれも合わない場合の聞き方を添える：「ご都合が合わない場合は、可能な時間帯をお知らせください」と書いておく
• 面接の形式と所要時間を書く：オンラインか対面か、何分程度かを、候補日と一緒に伝える

日程調整のツールを使う会社もありますが、その場合も、面接官の枠が先に決まっていることが前提です。ツールは往復を減らすものであって、枠を作るものではありません。

エージェントベストの見解

日程調整に時間がかかっている会社で、当社がまず確認するのは「面接官が何人いて、その全員の予定を人事が見られるか」です。面接官が一人しかいない会社は、その人の予定が詰まった週に選考がまるごと止まります。複数いても、予定を人事が見られなければ、毎回確認の往復が発生します。当社は人材紹介も行っていて、紹介の場合はエージェントが候補者の都合を先に聞き、企業の候補日と突き合わせて調整しています。媒体経由ではこの役割を企業が担うので、紹介と同じ速さを出すには、面接官の枠を人事が直接押さえられる状態が欠かせません。面接官を増やすことより、いる面接官の予定を見える状態にするほうが、すぐに効きます。

確定後の連絡と、日程変更への対応

日程が確定したら、確定の連絡を当日中に送ります。入れる内容は次のとおりです。

• 面接の日時と所要時間
• オンラインの場合は接続方法、対面の場合は場所と受付の方法
• 面接官の名前と役割
• 当日の流れ（何を話すか、質問の時間があるか）
• 持ち物や事前に用意してほしいものがあれば、その内容

面接の前日には、短い確認の連絡を入れると、当日の行き違いが減ります。面接官の名前と、話す予定の内容を一言添えると、候補者は準備しやすくなります。

日程の変更を頼まれた場合は、理由を詳しく聞かずに、すぐに新しい候補日を出します。在職中の候補者は、急な業務で予定が変わることがあります。変更の依頼を受けてから新しい候補日を出すまでの速さが、会社の印象を左右します。会社側の都合で変更する場合は、お詫びとともに、元の日程に近い候補を複数出してください。

オンラインで面接を行う場合は、接続の方法を確定の連絡に書くだけでなく、当日につながらなかったときの連絡先も添えておきます。候補者は面接の直前に接続の問題が起きると、誰に連絡すればよいか分からず、焦ったまま面接に入ることになります。電話番号やメッセージの宛先を一つ書いておくだけで、その不安は小さくなります。

また、面接官の側でも、開始の数分前には会議に入っておくことを決めておきます。候補者が先に入って待たされる時間が長いと、それだけで会社の段取りへの印象が下がります。日程調整は確定の連絡で終わりではなく、面接が時間どおりに始まるところまでが段取りだと考えてください。

在職中の候補者への配慮

Greenで出会う候補者の多くは、在職中です。日程調整では次の点に配慮します。

• 業務時間外の枠を用意する：夕方以降や早朝の枠があると、休みを取らずに面接に参加できる
• オンラインの選択肢を残す：移動の時間がかからないので、昼休みなど短い時間でも参加しやすい
• 面接の回数を絞る：回数が多いと、そのたびに予定を空ける必要がある。複数の面接官が同じ回に出る形も検討する
• 連絡の時間帯に気をつける：業務中に頻繁に連絡が来ると、返信しにくい。返信は相手の都合のよいときで構わないと伝えておく

社内の分担

日程調整を速くするには、誰が何を持つかをはっきりさせます。

• 面接官：週ごとの面接枠をカレンダーに入れておく。枠の変更は早めに人事へ伝える
• 人事：枠から候補日を選んで提示し、確定・前日確認・変更対応の連絡をする
• 採用の責任者：面接官の数と枠の量が、応募の状況に合っているかを見る

エージェントベストの見解

日程調整を外に出すかどうか迷う会社には、こう伝えています。日程調整は、合否の判断を含まない作業なので、外に出しても選考の質は変わりません。一方で、候補者との最初の何往復かを担う作業なので、速さと丁寧さが会社の印象に直結します。当社のGreen運用代行は、応募対応から面接日程の調整までを引き受けていて、費用は採用した方の入社時に成功報酬で1名50万円（税別）、初期費用と月額固定費はかかりません。外に出す場合も、面接官の枠を先に押さえるところは社内でお願いしています。枠がないまま調整だけを外に出しても、確認の往復が社内と外の間に移るだけで、速さは変わらないからです。

面接の回数や選考期間の決め方はGreen経由の選考フローで、面接の前日や当日の連絡文面は面談案内の文面でも整理しています。

まとめ

• 日程調整の時間が消えるのは、面接官の空き時間が先に決まっていないとき
• 面接官ごとに週の面接枠を押さえ、人事が直接候補日を出せるようにする
• 候補日は3〜5つ、曜日と時間帯を散らし、形式と所要時間を添える
• 確定の連絡は当日中、前日には面接官の名前と話す内容を添えて確認する
• 在職中の候補者に合わせて、業務時間外やオンラインの枠を用意する

よくある質問

日程調整のツールを使えば速くなりますか

往復の回数は減らせますが、面接官の空き時間が先に決まっていなければ効果は限られます。まず面接官の枠を押さえ、その枠をツールで提示する順番がおすすめです。

候補者から日程の返事が来ない場合はどうしますか

候補日を送ってから一定期間たっても返事がなければ、一度だけ短い確認の連絡を入れます。その際、別の候補日を追加で出すと、返事をしやすくなります。

面接を夜に行うことに、社内から反対があります

毎日夜の枠を設ける必要はありません。週に一つか二つ、業務時間外の枠があるだけで、在職中の候補者が参加しやすくなります。面接官の負担を考え、担当を交代で回す方法もあります。