Greenで書類通過後に辞退されるときの対処

Greenで応募が来て、書類を見て、ぜひ会いたいと思って通過の連絡をした。ところが、面接の日程を決める前に辞退の連絡が来る、あるいは返事がないまま連絡が途絶える。書類通過の後の辞退は、会社にとって手応えを感じた候補者を失うことなので、落胆が大きいものです。結論を先に言うと、書類通過後の辞退は、候補者の気まぐれではなく、多くは「待ち時間」「通過連絡の中身」「面接の重さ」「応募時の動機」のどこかに原因があります。この順番で確かめると、社内の段取りを変えるだけで減らせる部分が見つかります。 Greenは、IT・Web業界の職種を中心に中途採用の求人を載せている、株式会社アトラエ運営のサイトです。料金や仕様の細部には触れず、書類通過後の辞退の切り分けと打ち手を整理します。

症状を確かめる

書類通過後の辞退と一口に言っても、起き方はいくつかあります。まず、自社でどの形が多いかを確かめます。

• 通過の連絡に返事がない：日程の候補を送っても反応がなく、そのまま途絶える
• 日程調整の途中で辞退：やり取りの途中で「他社で選考が進んだ」と連絡が来る
• 日程が決まった後に辞退：面接の前日や当日に辞退の連絡が来る
• 理由を添えた辞退：「求人の内容を改めて読み、自分の希望と違うと感じた」など

面接の直前や当日の辞退が多い場合は、面接の日程や事前の情報の出し方に原因があることが多く、Green経由の面接辞退を減らすで扱っています。この記事では、通過の連絡から日程が決まるまでの間に起きる辞退を中心に見ます。

辞退の連絡に理由が書かれていれば、それを記録しておきます。理由が書かれていない場合でも、応募から通過の連絡までの日数、通過の連絡から辞退までの日数を記録すると、原因の手がかりになります。

原因の切り分け：四つの順番

書類通過後の辞退の原因を、次の順番で確かめます。

1. 待ち時間：応募から通過の連絡まで、何日かかっているか
2. 通過連絡の中身：通過の連絡で、候補者に何を伝えているか
3. 面接の重さ：最初の面接で、候補者に何を求めているか
4. 応募時の動機：候補者が、どの程度の関心で応募していたか

この順番にするのは、1から3は社内の段取りで変えられるのに対し、4は候補者の側の事情で、変えにくいからです。変えやすいところから確かめ、それでも辞退が減らなければ、4を考えます。

原因1：待ち時間

中途の候補者の多くは、在職中に複数の会社に応募しています。応募から書類の結果が届くまでの間に、他社の選考が進めば、先に進んだ会社に気持ちが傾きます。自社の通過の連絡が届いたときには、すでに他社の面接が決まっている、ということが起きます。

打ち手は、書類の判断の期限を決めることです。現場の責任者に書類を回したら、何営業日以内に返すかを決め、予定表に判断の時間を入れておいてもらいます。書類の判断を速くする考え方はGreenの書類選考を速くするにまとめています。

原因2：通過連絡の中身

通過の連絡が「書類選考を通過しました。面接の日程をご提示ください」だけになっている会社は少なくありません。候補者にとって、この連絡からは、会社がなぜ自分に会いたいのかが分かりません。他社から、経歴に触れた丁寧な連絡が届いていれば、比べたときに自社の連絡は見劣りします。

打ち手は、通過の連絡に「なぜ会いたいと思ったか」を一言添えることです。

• 経歴のどこを読み、どの仕事に重なると考えたか
• 面接で何を話したいか、何を聞かせてほしいか
• 面接に誰が出るか

この一言は、書類を見た現場の責任者に書いてもらうのが理想ですが、難しければ、判断の理由を短くメモしてもらい、それを人事が連絡に添える形でも効果があります。

エージェントベストの見解

書類通過後の辞退が多い会社の通過の連絡を見せてもらうと、当社がよく指摘するのは、連絡の文面が不合格の連絡とほとんど同じ温度で書かれていることです。定型の文面を使っているので、通過でも事務的で、会社の側の「会いたい」という気持ちが伝わらない。候補者の立場からすると、応募した複数の会社のうち、どこが自分を本気で必要としているかを、こうした連絡の温度で測っています。書類の判断をした現場の責任者が「この人のこの経験に関心がある」と思ったなら、それをそのまま連絡に書けば、候補者は自分が読まれたと感じます。手間はわずかですが、辞退の減り方は小さくありません。通過の連絡は事務の連絡ではなく、最初の口説きの場だと考えることを勧めます。

原因3：面接の重さ

最初の面接で、候補者に重い準備を求めていると、辞退につながることがあります。

• 最初の面接から、職務経歴の詳しい説明や課題の提出を求めている
• 面接の時間が長く、平日の日中しか枠がない
• 最初の面接から複数の面接官が並び、選考色が強い

在職中の候補者にとって、こうした負担は大きく、関心の度合いが中くらいの会社は後回しにされます。打ち手は、最初の接点を軽くすることです。選考の前に、互いを知るための軽い面談を設ける、面接の時間を短くする、夜の時間帯の枠を用意する。最初の面接の目的を「見極め」だけでなく「会社を知ってもらう」ことにも置くと、候補者が先に進む理由が生まれます。

原因4：応募時の動機

Greenのように求人票を見て応募できる媒体では、候補者が複数の求人にまとめて応募することがあります。その中には、関心の度合いが高くない応募も含まれます。書類を通過しても、改めて求人を読み直して「やはり違う」と感じ、辞退することがあります。

この原因は社内の段取りで変えにくい部分ですが、求人票の中で仕事の中身や条件を具体的に書いておくと、応募の段階で合わない人が自分で離れ、通過後の辞退は減ります。また、企業から「気になる」やスカウトを送って接点を作った候補者は、自分から応募した候補者より、会社への関心がはっきりしている場合があります。辞退の多さを経路ごとに比べてみると、どこに力を入れるべきかが見えてきます。

外に出す場合の範囲

書類通過後の辞退を減らすための作業のうち、外に出せるのは、通過の連絡を送る作業、日程の調整、面談の前の案内、辞退の理由の記録と集計です。通過の連絡に添える「なぜ会いたいか」の一言も、現場の責任者のメモがあれば、外部が文面に整えられます。

社内に残すのは、書類の判断と、その理由を言葉にすることです。判断の理由がなければ、通過の連絡に添える中身がありません。

エージェントベストの見解

書類通過後の辞退を減らすために、自社で持つべきなのは「書類の判断を期限内に出すこと」と「判断の理由を一言残すこと」の二つまでだと考えています。ここから先、つまり理由を添えた通過の連絡を送り、候補者とやり取りして日程を決め、面談の前に必要な情報を渡すところは、決まった手順で進められる作業です。社内の担当者が他の業務と兼ねてこの作業を担うと、どうしても返事が遅れます。当社のGreen運用代行は、この作業の部分を受け持ち、応募から面接までの間の連絡の速さを保ちます。求人票の作成や「気になる」・スカウトの配信も同じ範囲で担い、合否は企業側で決めていただきます。当社の費用は入社が決まった方1名につき50万円（税別）の成功報酬で、当社への初期費用と月額固定費はかかりません。Green自体の利用料金は、この成功報酬とは別にGreenとの契約にもとづいてかかります。

まとめ

• 書類通過後の辞退は、待ち時間・通過連絡の中身・面接の重さ・応募時の動機の順に確かめる
• 書類の判断に期限を決め、現場の責任者の予定表に判断の時間を入れておく
• 通過の連絡に「なぜ会いたいと思ったか」を一言添える
• 最初の接点を軽くし、在職中の候補者が先に進む理由を作る
• 辞退の多さを経路ごとに比べ、どこに力を入れるべきかを見る

よくある質問

辞退した候補者に、理由を聞いてもよいですか

聞いてよいと考えますが、答えるかどうかは候補者に任せます。「今後の参考にしたいので、差し支えなければ」と添えて、短い質問にとどめます。答えてもらえた理由は記録し、同じ理由の辞退が続いていないかを見ます。

書類の通過の連絡は、誰の名前で送るのがよいですか

人事の名前で送る場合が多いですが、面接に出る現場の責任者の名前を文面に入れると、候補者は誰と会うのかが分かり、安心につながります。可能であれば、責任者からの一言を添えます。

通過後の辞退が減らない場合、他に何を見直せばよいですか

応募の入口の求人票が、仕事の中身と条件を具体的に伝えられているかを見直します。また、内定まで進んだ後の辞退が多い場合は、Green経由の内定辞退も参考になります。