現場がOfferBoxの面談に協力してくれないとき｜「忙しい」の裏の理由

OfferBoxで承認が来た。面談に現場の人を出したい。頼むと、「忙しい」「人事でやってほしい」と断られる。人事だけで面談をすると、会社説明になり、学生が選考に進まない。結論から言うと、「忙しい」は理由の表側で、裏には「何のために出るのか分からない」「どれだけ時間を取られるか見えない」「自分の後輩を選ぶ場だと思っていない」「前に出たときに結果が戻ってこなかった」「人事の仕事だと思っている」があります。理由ごとに直し、承認が来る前に頼まず、若手一人から始め、頼むのは面談だけに絞り、面談の結果を学生の反応で戻します。上司からの一言は、頼み方を決めてから。それでも出てもらえないときは、代替の形を持ちます。 この記事では、裏の理由、理由ごとの直し方、頼む時期、若手一人、面談だけに絞ること、結果の戻し方、上司からの一言、代替、分担を整理します。巻き込み方の基本はOfferBoxの運用に現場社員を巻き込む方法、面接官への説明はOfferBox経由の学生を面接する現場社員への説明で書きました。この記事は、断られたあとの対処です。

この作業の目的｜「忙しい」の裏の理由を見つけて、そこを直す

現場が「忙しい」と言うとき、本当に時間がないこともありますが、多くは「時間を使う理由がない」です。理由があれば、忙しくても時間は作られます。

目的は、「忙しい」の裏の理由を見つけ、そこを直すことです。頼み方を変えても、裏の理由が同じなら、また断られます。

「忙しい」の裏にある、本当の理由

「忙しい」と言われたら、この表のどれかを、本人に聞いて確かめます。「どのくらい時間がかかるか、が気になりますか」「前に出たときの結果が戻っていなかったですか」。

承認が来る前に、頼まない

• 承認が来ていない段階で「面談に出てください」は、抽象で断られる：「いつ、誰と、何を」がない
• 承認が来て、日程が具体になってから頼む：「来週の〇曜、△△と書いている学生と、オンラインで」
• 最初の一回は、人事が同席する：現場の負担を下げる
• 承認が来る見込みを、先に伝えておく：「来月、承認が来たら一度お願いするかもしれません」。頼むのは、来てから

承認が来る前の頼み方は「予告」で、承認が来てからの頼み方が「依頼」です。予告なしの依頼は急で、依頼なしの予告は抽象です。

エージェントベストの見解

相談で最も多い思い込みは、「現場が協力しないのは、現場の採用への意識が低いからだ」というものです。当社は3媒体すべての販売パートナーとして、OfferBoxの運用を見ていますが、協力していない現場に理由を聞くと、「何のために出るのか分からない」「前に出たけど、その後どうなったか聞いていない」が多く、意識の問題ではなく、人事の側の伝え方と戻し方の問題です。逆に、面談のあとに「あの学生は、あなたの話した〇〇に反応して、選考に進みました」と戻している会社では、現場が次の面談を自分から引き受けています。当社が現場の協力の相談を受けるとき、最初にやるのは、現場の意識を変えることではなく、「前回の面談の結果を、その現場の人に戻しましたか」を確かめることです。戻していなければ、そこから始めます。

若手一人から始める

• 全員に頼まない：一人に頼み、その一人の面談の記録を作る
• 選ぶのは、入社してまもない若手：学生に近く、「最初の1年」を話せる。「自分の後輩」の感覚も持ちやすい
• その一人に、丁寧に戻す：学生の反応、その後の段。若手にとって「自分の話が採用に効いた」の経験になる
• その一人の経験を、次の一人に伝えてもらう：人事が頼むより、同じ現場の人が「一度出てみたら」と言うほうが通る
• 広げるのは、一人が回ってから

若手一人から始める考え方はOfferBoxの運用に現場社員を巻き込む方法の手順3で書きました。

頼むのは面談だけに絞り、一文と確認は人事が吸収する

• 現場に頼むのは、本来は三つ：一文、文面の確認、面談。協力が得られないときは、面談だけに絞る
• 一文は、人事が現場に聞いて、人事が書く：「最初の月に何をするか」を立ち話で聞く。書くのは人事
• 文面の確認は、人事が「こう書きました」と見せるだけ：直してもらわない。名前を出す場合だけ了承をもらう
• 面談の準備は、人事が全部する：学生の一文、面談の型、話す順番を一枚にして渡す
• 面談の日程調整も、人事：現場は「その時間に出る」だけ

現場の負担が「出るだけ」になれば、「忙しい」は減ります。負担の吸収の仕方はOfferBoxの運用に現場社員を巻き込む方法の手順2で書きました。

面談の結果を、学生の反応で戻す

• 面談のあと、翌日までに、出た人に戻す：遅れると「戻ってこない」になる
• 戻すのは、数字ではなく学生の反応：「〇〇の話のとき、身を乗り出していた」「△△について質問が来た」
• その後の段も戻す：「選考に進みました」「辞退でした。理由は□□」。辞退も戻す
• 内定・承諾が出たら、その現場の人に最初に伝える：「あなたの面談で決めたと言っています」
• 戻す型を、最初の依頼のときに見せる：「面談のあと、こういう形で戻します」

「戻す」が、次の面談を引き受けてもらう最も強い理由になります。面談後のフォローはOfferBoxの面談後のフォローで書きました。

上司からの一言は、頼み方を決めてから

• 人事の頼み方が整っていない段階で、上司から「協力しろ」と言われても、現場は動かない：抽象な依頼が、上からの指示になるだけ
• 頼み方（承認が来てから・若手一人・面談だけ・戻す型）を整えてから、上司に一言を頼む
• 上司の一言は、「人事が頼んだら、出てやってほしい」で足りる：内容は人事が伝える
• 上司の一言で出た人にも、同じように戻す：「言われたから出た」で終わらせない
• 経営からの一言が要る場合：OfferBoxの運用に現場社員を巻き込む方法の手順6

それでも出てもらえないときの、代替

• 人事が、現場から聞いた「先週の一日」を、現場の名前で話す：「〇〇さんに聞いた先週の一日ですが」。本人の了承のうえで
• オンラインで、現場の人に短い時間だけ入ってもらう：面談の全部ではなく、仕事の話の部分だけ
• 内定者や、入社してまもない社員に出てもらう：現場の人の代わりに。OfferBoxの内定者の活用
• 面談の型を「仕事の一日を人事が話す」に組み替える：会社説明にはしない
• 面談に出る人が確保できない職種は、送るのを止める：承認が来ても面談できない職種に送らない。募集職種が多い会社のOfferBox運用

代替は、現場が出るまでの「つなぎ」です。代替で回っている間に、若手一人から始める形を作ります。

社内の分担

運用代行や代理店が支えられるのは、裏の理由の切り分け、頼み方の型、面談の準備の一枚、戻す型、代替の設計までで、本人に聞くこと、頼むこと、面談、戻すこと、配属の見込みの決定は企業が行います。代理店の代行の範囲は代理店に運用まで頼めるかで書きました。

エージェントベストの見解

これはどこまでやるかの線引きの話です。現場の協力が得られないとき、「面談も含めて、全部を代行に出したい」と相談されることがあります。当社は、面談を代行しません。面談は「文面の続きを、その会社の人が話す場」で、外の人が話した時点で、学生には「会社の人に会えなかった」が残ります。当社が持てるのは、裏の理由の切り分け、頼み方の型、面談の準備の一枚、戻す型までです。当社が線を引くのは、「現場が出ないから外に出す」という判断で、それは面談を止めることと同じです。現場が出ない間は、人事が現場から聞いた一日を話す代替で回し、若手一人から始める形を、当社が一緒に作ります。

まとめ

• 「忙しい」の裏には、何のためか分からない・時間が見えない・自分の後輩だと思っていない・結果が戻ってこなかった・人事の仕事だと思っている、がある。本人に聞いて、理由ごとに直す
• 承認が来る前に頼まない。承認が来て日程が具体になってから、若手一人に頼み、最初は人事が同席する
• 頼むのは面談だけに絞り、一文と確認と準備と日程は人事が吸収する。現場は「出るだけ」に
• 面談の結果を翌日までに、数字ではなく学生の反応で戻す。辞退も戻す。承諾が出たら最初に伝える
• 上司からの一言は頼み方が整ってから。出てもらえない間は、人事が現場の一日を話す代替で回し、面談に出る人がいない職種には送らない

よくある質問

若手が一人もおらず、ベテランしかいません

ベテランでも、「先週の一日」は話せます。「最初の1年」は、その人が新卒を受け入れたときの話か、いま新人が入ったらこうする、の形で話してもらいます。「自分の後輩を選ぶ」の感覚は、ベテランのほうが強いこともあります。一人を選び、同じように準備を吸収し、同じように戻します。

面談の結果を戻しても、「で、それが何か」という反応です

戻す内容が数字だけになっていないかを見ます。「選考に進みました」だけでは、現場には「それが何か」です。「あなたが話した〇〇に反応していた」「△△の質問は、あなたの話から出たものです」と、本人の話と学生の反応をつなげて戻します。つながっていれば、「自分の話が効いた」になります。

現場の協力の相談は、御社にできますか

できます。当社は、裏の理由の切り分け、頼み方の型、面談の準備の一枚、戻す型、代替の設計を支えられます。本人に聞くこと、頼むこと、面談、戻すこと、配属の見込みの決定は、企業が行ってください。当社はOfferBox・Wantedly・ワンキャリアの販売パートナーとして、OfferBoxの運用を支えています。3媒体の全体像は3媒体の違いと選び方にまとめています。