卒年をまたいでOfferBoxを運用するときの注意｜卒年ごとに分けて混乱を防ぐ

前の卒年の内定者をフォローしながら、次の卒年の学生にオファーを送る。この時期、二つの卒年が同時に動きます。台帳が混ざり、文面の卒年表記を間違え、面談に出る人が両方に取られ、数字が混ざる。結論から言うと、卒年をまたぐ時期の混乱は、二つの卒年を「同じ運用」で回そうとすることから起きます。台帳・文面・面談に出る人・企業ページ・数字を、卒年ごとに分けます。前の卒年の内定者フォローの骨格を先に固め、次の卒年は少数で「接点を作る」目的に絞って始めます。現場の時間を、内定者の場と面談で分け、週の見直しを卒年ごとに行い、年度の切り替えは管理画面とヘルプで確認します。 この記事では、同時に動くと起きる混乱、卒年ごとに分けるもの、内定者フォローを先に固めること、次の卒年を少数で始めること、現場の時間、週の見直し、年度の切り替え、分担を整理します。年間の組み方はOfferBoxの年間運用スケジュールの組み方、内定者フォローはOfferBoxで内定を出したあとのフォローで書きました。この記事は、重なる時期に絞ったものです。

この作業の目的｜二つの卒年を、「別の運用」として並べる

卒年をまたぐ時期は、「忙しい時期」ではなく、「二つの運用が並ぶ時期」です。忙しいから混乱するのではなく、二つを一つにしているから混乱します。

目的は、前の卒年の運用と次の卒年の運用を、台帳から数字まで分けて、それぞれを一つの運用として回すことです。

同時に動くと、起きる混乱

最も重いのは、「内定者フォローが薄くなる」です。次の卒年の承認より、前の卒年の内定者の承諾のほうが、近い成果です。

卒年ごとに、分けるもの

分けると、それぞれが一つの運用になり、どちらかが薄くなったときに、薄くなった側が見えます。

エージェントベストの見解

相談で最も多い思い込みは、「卒年をまたぐ時期は、次の卒年の早い時期に送ることが最も大事なので、内定者フォローは後回しでよい」というものです。当社は3媒体すべての販売パートナーとして、OfferBoxの運用を見ていますが、この時期に内定者フォローが薄くなった会社は、次の卒年の承認は来ているのに、前の卒年の内定者の辞退が出て、採用の結果が減っています。次の卒年の承認は、面談・選考・内定と、まだ先が長く、前の卒年の内定者は、承諾まであと一歩です。当社が卒年をまたぐ時期の相談を受けるとき、最初にやるのは、次の卒年の送る数を決めることではなく、「内定者フォローの骨格が固まっているか」を確かめることです。固まっていれば、次の卒年は少数で始められます。固まっていなければ、次の卒年を始める前に固めます。

前の卒年の内定者フォローの骨格を、先に固める

• 内定者の一覧を、一枚に：名前、配属の見込み、話す相手、次の連絡日、期限
• 連絡の型を決めておく：「月に一度、〇〇から一言」「期限の前に、一度話す」
• 話す相手を、内定者ごとに決めておく：面談で話した人、配属先の若手
• 内定者の場を、日程まで決めておく：内定者同士、社員との場
• 質問の窓口を一つに：人事の誰か
• 「回すだけ」の状態にする：次の卒年が始まったあとは、考えずに回せる形

骨格の作り方はOfferBoxで内定を出したあとのフォロー、内定者の活かし方はOfferBoxの内定者の活用で書きました。骨格が固まっていれば、フォローに使う時間は短くなります。

次の卒年は、少数で「接点を作る」目的に絞る

• 早い時期の送信は、少数：読める数の中でも少なめに
• 目的は「承認と面談」ではなく「接点を作る」：年度の公表内容と自社の方針を確認して、この時期にできることの範囲で
• 文面の型を、年度表記を更新して使う：前の卒年の型をそのまま使わない
• 企業ページの年度表記・選考の流れ・条件を、送る前に更新する：更新の起点は「次の卒年に送る前」
• 面談に出る人を、内定者の場に出る人と別に決める
• 本格的に送るのは、内定者フォローの山を越えてから

早い時期の考え方はOfferBoxの早期の運用、インターンとのつなぎはOfferBoxとインターンシップをつなげる設計で書きました。

現場の時間を、内定者の場と面談で分ける

• 同じ若手に、内定者の場と次の卒年の面談を両方頼まない：重くなり、どちらも断られる
• 内定者の場は、配属先の若手：内定者と近い人
• 次の卒年の面談は、別の現場の人：文面の「最初の1年」を話せる人
• 内定者に、次の卒年の面談に出てもらう：本人の同意のうえで。現場の負担が減り、内定者の側にも「関わっている」が残る。OfferBoxの内定者の活用
• 現場の責任者に、この時期の依頼を先に伝える：「〇月から△月は、内定者の場と面談の両方があります」

現場の時間の分け方はOfferBoxの年間運用スケジュールの組み方の手順3で書きました。

週の見直しを、卒年ごとに

• 週の見直しの項目を、前の卒年と次の卒年で分ける：「内定者：連絡が空いている人はいないか」「次の卒年：承認への返しは当日か」
• 同じ場で見てよいが、項目は分ける：一つの表に混ぜない
• 前の卒年の項目を、先に見る：承諾まで近いほうを先に
• 次の卒年は、段ごとの止まりだけ：この時期は数を追わない
• 月に一度、両方の数字を別々に

週の見直しの型はOfferBox運用の週次レビューのやり方で書きました。

年度の切り替えは、管理画面とヘルプで確認する

• 管理画面の卒年の切り替え、次の卒年の学生の登録状況、送信できる時期は、年度ごとに変わる：現在の仕様は管理画面とヘルプで確認
• 文面と企業ページの年度表記は、切り替えと同時に更新する：更新の担当と時期を決めておく
• 前の卒年の学生に、次の卒年の文面を送らない：切り替えを確認してから送る
• 契約の更新時期と、卒年の切り替えが重なることがある：契約の切れ目を先に把握する。OfferBoxを2年目以降に使うときの見直し点の手順6

社内の分担

運用代行や代理店が支えられるのは、卒年ごとに分ける表の型、内定者フォローの骨格の型、次の卒年の型と企業ページの更新の案、週の見直しの項目の分け方までで、内定者との接点、面談、現場の時間の配分、管理画面の操作は企業が行います。代理店の代行の範囲は代理店に運用まで頼めるかで書きました。

エージェントベストの見解

これは順番の話です。当社がOfferBoxの卒年をまたぐ時期の相談を受けたとき、「次の卒年をいつから送るか」の話を最初にしません。先に、前の卒年の内定者フォローの骨格が固まっているかを確かめ、固まっていなければ固めます。次に、台帳と型と企業ページと数字を卒年ごとに分けます。それから、次の卒年を少数で始めます。逆に、次の卒年の送信から始めると、内定者フォローが薄くなり、辞退が出て、次の卒年の承認で埋め合わせようとして、読まずに送る形に入ります。当社が勧める順番は、骨格を固める、分ける、少数で始める、山を越えたら本格的に送る、です。

まとめ

• 卒年をまたぐ時期の混乱は、二つの卒年を同じ運用で回すことから起きる。台帳・文面の型・面談に出る人・企業ページ・数字・週の見直しを卒年ごとに分ける
• 最も重いのは、内定者フォローが薄くなること。次の卒年の承認より、前の卒年の内定者の承諾のほうが近い成果
• 内定者フォローの骨格（一覧・連絡の型・話す相手・場・窓口）を先に固め、「回すだけ」にしてから次の卒年を始める
• 次の卒年は少数で「接点を作る」目的に絞り、年度表記を更新した型と企業ページで送る。本格的に送るのは山を越えてから
• 現場の時間は内定者の場と面談で別の人に分け、内定者に面談に出てもらう。年度の切り替えは管理画面とヘルプで確認

よくある質問

人事一人で、両方の卒年を回せません

内定者フォローを「回すだけ」の骨格にして、次の卒年を少数に絞れば、一人で回せる大きさになります。それでも足りなければ、次の卒年を「接点を作る」だけに絞り、本格的に送るのを内定者の期限のあとに回します。内定者フォローを削らないことが、優先です。

内定者に次の卒年の面談に出てもらうのは、負担ではありませんか

本人の同意のうえで、回数を少なく、短い時間で、と決めれば、多くの内定者は引き受けます。内定者の側にも、「入社前から関わっている」が残り、承諾後の気持ちの揺れが減ることがあります。頼み方は「出てほしい」ではなく、「話を聞かせてもらえるか」で、断れる形にします。

卒年をまたぐ時期の運用は、御社に相談できますか

できます。当社は、卒年ごとに分ける表の型、内定者フォローの骨格の型、次の卒年の型と企業ページの更新の案、週の見直しの項目の分け方を支えられます。内定者との接点、面談、現場の時間の配分、管理画面の操作は、企業が行ってください。当社はOfferBox・Wantedly・ワンキャリアの販売パートナーとして、OfferBoxの運用を支えています。3媒体の全体像は3媒体の違いと選び方にまとめています。