複数媒体を併用して運用が混乱したときの整理｜四つを媒体ごとに分ける

OfferBoxと他の媒体を併用している。ナビ、他のスカウト媒体、エージェント、イベント。それぞれから学生が来て、担当が全媒体を少しずつ見て、どの学生がどこから来たか分からなくなり、同じ学生に複数の媒体から連絡してしまう。結論から言うと、混乱の正体は、「媒体ごとの役割・担当・台帳・企業ページ」の四つが、媒体ごとに分かれていないことです。四つを媒体ごとに分け、学生の重複だけを全体で確認します。企業ページは「同じこと」と「媒体ごとに変えること」を分け、媒体を減らすかは記録を見てから決め、代理店で窓口をまとめられる部分はまとめます。 この記事では、混乱のサイン、正体、四つを分ける手順、重複の確認、企業ページ、減らす判断、窓口、分担を整理します。複数媒体を代理店でまとめる方法は複数媒体を代理店でまとめる方法、ナビからの移行はナビサイト中心の採用からOfferBoxへ移るときの設計で書きました。

この作業の目的｜「全部を少しずつ」を、「媒体ごとに一つずつ」に戻す

複数媒体の混乱は、媒体の数そのものではなく、媒体ごとに分かれているべきものが混ざっていることから起きます。混ざると、担当が全媒体を少しずつ見て、どれも薄くなります。

目的は、媒体を減らすことではなく、媒体ごとに役割・担当・台帳・企業ページを分け、学生の重複だけを全体で見る形に戻すことです。

混乱のサイン

「同じ学生に複数の媒体から連絡した」が、最も重いサインです。学生の側に「管理できていない会社」が残ります。

混乱の正体｜四つが、媒体ごとに分かれていない

この四つが媒体ごとに分かれていれば、媒体が複数あっても、一つの媒体の運用が複数並んでいるだけで、混乱しません。

エージェントベストの見解

相談で最も多い思い込みは、「複数媒体で混乱しているなら、媒体を減らせば直る」というものです。当社は3媒体すべての販売パートナーとして、複数媒体の運用を見ていますが、媒体を減らしても、残った媒体で役割・担当・台帳・企業ページが分かれていなければ、同じ混乱が小さく残ります。逆に、四つを媒体ごとに分けた会社は、媒体が複数あっても混乱していません。当社が併用の混乱の相談を受けるとき、最初にやるのは、媒体を減らす提案ではなく、「各媒体の役割を一行で言えますか」「各媒体の担当は誰ですか」「台帳は媒体ごとにありますか」「企業ページの条件は媒体間で揃っていますか」の四つを聞くことです。この四つで、混乱の場所が分かります。減らすかは、四つを分けたあとの記録で決めます。

四つを、媒体ごとに分ける手順

1. 役割を、媒体ごとに一行で書く

• 「OfferBoxは、こんな人に企業から届ける」「ナビは、広く来る学生を受ける」「エージェントは、〇〇職の即戦力に近い学生」
• 役割が同じ媒体があれば、そこが重複の元：どちらかの役割を変えるか、減らす候補
• 役割を、責任者と合意する：担当ごとに違う認識だと、分けたことにならない

役割の分け方は複数媒体を代理店でまとめる方法の手順1で書きました。

2. 担当を、媒体ごとに決める

• 一人が全媒体を見ない：人数が少なくても、「この媒体はこの人」を決める
• 人事一人なら、媒体ごとに曜日か時間帯を分ける：「月曜はOfferBoxを読んで書く、水曜はナビの応募者対応」
• OfferBoxの担当は、読んで書く時間を確保する：他の媒体の応募者対応に押されない
• 承認・応募への対応の担当を、媒体ごとに明記する：「誰が返すか」が曖昧だと、遅れる

人事一人の場合は人事1人でOfferBoxを回す方法で書きました。

3. 台帳を、媒体ごとに分け、「経路」を持つ

• 媒体ごとに台帳を持つ：OfferBoxの台帳、ナビの台帳
• 全体の一覧に、「経路」の項目を持つ：学生の名前と、どの媒体から来たか。重複の確認はここで
• 数字は媒体ごとに見る：「今年の母集団」に足さない。段ごとに、媒体ごとに
• 月に一度、媒体ごとの段の数字を並べる：効いている媒体が見える

台帳の型はOfferBoxのKPI設計で書きました。

4. 企業ページを、「同じこと」と「変えること」に分ける

「同じにするもの」が媒体間で食い違うと、学生が両方を見たときに「どちらが本当か」となります。条件と選考の流れは、一つの元から全媒体に写します。企業ページの作り方はOfferBoxの企業ページで伝えること・伝えないことで書きました。

学生の重複だけ、全体で確認する

• 送る前、連絡する前に、全体の一覧で名前を確認する：媒体ごとの台帳だけでは、重複は見えない
• 同じ学生が複数の媒体で出てきたら、一つの経路に決める：最初に接点があった媒体か、学生が自分で動いた媒体
• 決めた経路以外から、連絡しない：他の媒体の担当に伝える
• 学生に「先日も」と言われたら、謝り、一つの経路に揃えることを伝える：隠さない
• 重複の確認は、週に一度、全体で：媒体ごとの週の見直しとは別に

重複は、四つを分けても、全体で見なければ起きます。「重複だけ全体」が要点です。

媒体を減らすかは、記録を見てから

• 四つを分けた状態で、一年の記録を取る：分ける前の記録は、混ざっていて判断に使えない
• 媒体ごとに、面談以降に残った学生の数と、担当の時間で見る：エントリー数や承認数の合計で見ない
• 役割が重なっている媒体は、減らす候補：役割が違う媒体は、数が少なくても残す理由がある
• 減らすときは、契約の切れ目で：途中で止めない
• 減らしたあと、残った媒体の四つを見直す：減らしても、四つが分かれていなければ混乱は残る

減らすかの判断は代理店の切り替えと、配分の見直しは複数媒体を代理店でまとめる方法の手順4で書きました。

代理店で、窓口をまとめられる部分

• まとめられる：申込と契約の窓口、請求、更新時期の把握、各媒体の管理画面の使い方、媒体ごとの型と台帳の型、配分の見直しの材料
• まとめられない：役割の決定、担当の決定、読んで書くこと、承認・応募への対応、面談、企業ページの中身
• まとめる効果は、「契約と更新の混乱」が消えること：運用の混乱は、四つを分けることで消える

代理店でまとめる範囲は複数媒体を代理店でまとめる方法で書きました。

社内の分担

運用代行や代理店が支えられるのは、四つの分け方の整理、台帳の型、企業ページの元の整理、契約と更新の窓口、配分の見直しの材料までで、役割と担当の決定、読んで書くこと、対応、面談、減らす判断は企業が行います。代理店の代行の範囲は代理店に運用まで頼めるかで書きました。

エージェントベストの見解

これは切り分けの話です。当社が複数媒体の混乱の相談を受けるとき、「運用の混乱」と「契約の混乱」を分けます。運用の混乱は、役割・担当・台帳・企業ページが媒体ごとに分かれていないことで、企業の側で分けなければ直りません。契約の混乱は、申込の窓口と請求と更新時期が媒体ごとにばらばらなことで、代理店でまとめれば直ります。相談の多くは、この二つが混ざっていて、「代理店にまとめれば全部直る」と思われています。当社は、契約の混乱はまとめて引き受けますが、運用の混乱は、四つを分ける手順をお渡しして、企業の側で分けてもらいます。どちらの混乱かを分けないまま契約だけまとめると、契約は整うが運用の混乱は残る、ということになります。

まとめ

• 混乱の正体は、媒体ごとの役割・担当・台帳・企業ページの四つが分かれていないこと。媒体の数そのものではない
• 役割を一行で書き、担当を媒体ごとに決め、台帳を媒体ごとに持ち「経路」の項目で全体一覧を作り、企業ページは「同じこと」を一つの元から写す
• 学生の重複だけは全体で確認する。同じ学生は一つの経路に決め、他から連絡しない
• 媒体を減らすかは、四つを分けたあとの一年の記録で。役割が重なる媒体が候補。契約の切れ目で
• 代理店でまとめられるのは契約と更新の窓口。運用の混乱は四つを分けることで消える

よくある質問

人事一人で複数媒体を見ていて、担当を分けられません

人ではなく、曜日か時間帯で分けます。「月曜の午前はOfferBoxを読んで書く、それ以外の日にナビの応募者対応」。一人でも、「いまどの媒体を見ているか」が決まっていれば、全部を少しずつにはなりません。台帳と経路の一覧は、一人でも持ちます。

重複した学生に、どちらの経路で対応すればよいですか

最初に接点があった媒体か、学生が自分で動いた（応募・エントリーした）媒体を優先します。迷うなら、学生に「〇〇からご連絡していますが、△△でも見ていただいているようで、こちらで一本化します」と伝えて、一つにします。隠さないことが大切です。

複数媒体の運用の整理は、御社に相談できますか

できます。当社は、四つの分け方の整理、台帳の型、企業ページの元の整理、契約と更新の窓口、配分の見直しの材料を支えられます。役割と担当の決定、読んで書くこと、対応、面談、減らす判断は、企業が行ってください。当社はOfferBox・Wantedly・ワンキャリアの販売パートナーとして、3媒体の運用を支えています。3媒体の全体像は3媒体の違いと選び方にまとめています。