母集団形成の年間計画｜七つの期間と入口ごとの時間配分

母集団形成を、一年の計画として組みたい。ところが、「送る時期」だけの計画で、全入口を同じ時期に開け、担当の時間の山を見ず、二つの卒年が重なって混乱し、振り返りと次の準備が計画に入っていない。結論から言うと、一年を「準備・早期・選考期・後期・内定フォロー・振り返り・次の準備」の七つに分け、入口ごとに「どの時期に、どれだけの時間を使うか」を一枚にします。担当の時間の山を先に見て、選考期と内定フォローを先に確保し、残りを早期と後期に配ります。卒年の重なりは、別の運用として持ちます。 この記事では、年間計画で起きる失敗、七つの期間、入口ごとの時期の役割、時間の山、先に確保する時間、卒年の重なり、毎月の固定作業、一枚の型、途中の見直し、分担を整理します。母集団の考え方は母集団形成の基本｜量と質の順番、媒体ごとの年間はOfferBoxの年間スケジュール、Wantedlyのスカウトの年間計画、ワンキャリアのスカウトの年間計画、ワンキャリアの掲載の年間計画で書きました。時期の区切りは、年度の公表内容と自社の方針で確認してください。

この作業の目的｜「送る時期」だけの運用から、一年の運用にする

母集団形成は、送る時期・掲載する時期だけで決まりません。準備が遅れれば送る時期に間に合わず、早期の接点を保つ時間がなければ選考期に来ず、振り返りがなければ翌年に同じ配分になります。

目的は、一年を七つの期間に分け、入口ごとの時間を一枚にして、担当の時間の山を先に見ることです。

年間計画で、起きる失敗

共通するのは、計画が「一年」ではなく「送る時期」だけになっていることです。

一年を、七つの期間に分ける

「1. 準備」を、主な入口が動く前に終えることが要点です。期間の長さと開始の時期は、年度の公表内容と自社の方針で確認します。

エージェントベストの見解

相談で最も多い思い込みは、「年間計画は、媒体ごとの送る時期と掲載の時期を並べたものだ」というものです。当社は3媒体すべての販売パートナーとして、多くの会社の年間計画を見ていますが、媒体の時期を並べただけの計画は、担当の時間の山が見えておらず、選考期に全媒体が重なって返信が遅れ、内定フォローの時期に次の卒年の早期が重なって、どちらも薄くなっています。逆に、担当の時間の山を先に置き、選考期と内定フォローの時間を確保してから、残りの時間で早期と後期の入口を決めた会社は、時期ごとに「何を、どれだけ」が決まっていて、担当が変わっても回っています。年間計画の主役は、媒体の時期ではなく、担当の時間です。当社が年間計画の相談を受けるとき、最初にやるのは、媒体の時期の表を一度閉じて、担当の時間の山を月ごとに書き出すことです。

入口ごとの、時期の役割

同じ入口でも、時期で役割が変わります。役割が変わるのに、同じ文面・同じ企業ページのまま一年を通すと、時期に合わない入口になります。

担当の時間の山を、先に見る

• 月ごとに、担当（人事・現場・面接官）の時間の山を書き出す：読んで書く、返信、面談、記事、回、内定者の場、台帳、見直し
• 山が重なる時期を、見つける：選考期と早期、後期と内定フォロー、内定フォローと次の卒年の早期
• 山の時期に、入口を足さない：山の時期は、いまの入口を回すだけ
• 山の見方はOfferBoxの年間スケジュールの手順2

先に確保する時間と、残りの時間

「先に確保する」の側を削ると、母集団はできても決まりません。「残りで決める」の側は、残りの時間の範囲で、入口の数を決めます。考え方は早期の母集団形成の考え方の「担当の時間の、配分」で書きました。

卒年の重なりを、別の運用として持つ

• 前の卒年の内定フォローと、次の卒年の早期が、同じ時期に重なる
• 台帳・担当・文面・企業ページの導線を、卒年ごとに分ける：混ぜない
• 前の卒年の内定フォローの骨格を、先に固める：次の卒年の早期は、その残りで
• 次の卒年の早期は、少数で「接点を作る」目的に絞る
• 卒年の重なりの扱いは卒年をまたぐOfferBox運用とOfferBoxの年間スケジュールの手順3
• 年度の切り替えの仕様は、管理画面とヘルプで確認

毎月の、固定作業

• 月に一度、入口ごとの三つのKPIを台帳から出す：母集団形成のKPI
• 月に一度、率を置き直し、必要な入口の数を引き直す：母集団の目標数の決め方
• 月に一度、細い段を一つ指す：採用ファネルの作り方
• 月に一度、企業ページと記事の更新：事実の変化があれば
• 週に一度、入口ごとの時間を一行で記録：母集団形成の予算配分の時間の列の元
• 固定作業の型はOfferBoxの年間スケジュールの手順4

一枚の型

• 縦に七つの期間、横に入口：各枠に「やること」と「担当の時間」
• 担当の時間の山を、欄外に月ごとに
• 卒年が重なる時期を、二枚に分けるか、一枚の中で列を分ける
• 一枚の作り方はOfferBoxの年間スケジュールの手順5

年度の途中の、見直し

• 月に一度の見直しで、率が大きく外れたら、時期の配分を変える：早期で近い人が多ければ選考期の配分を、後期に補充が要れば後期の入口を
• 時期を、急に動かさない：契約と進行中の学生を見て、次の月から
• 入口を足すのは、谷の時期に：山の時期に足さない
• 途中の見直しの大きさが、月の見直しで直せないなら、一度、振り返りを：母集団形成の振り返り方

社内の分担

運用代行や代理店が支えられるのは、七つの期間の型、入口ごとの時期の役割の整理、時間の山の出し方、一枚の型、固定作業の型までで、時期の決定、時間の確保、入口の選定、卒年の分け方の決定、途中の見直しは企業が行います。代理店の代行の範囲は代理店に運用まで頼めるかで書きました。

エージェントベストの見解

これは順番の話です。年間計画の相談で、「来年は早期から動きたいので、早期の入口を増やしたい」と言われることがあります。当社がお願いする順番は、「選考期と内定フォローの時間を先に確保する」、「残りの時間を出す」、「その残りで早期に開ける入口を一つか二つ選ぶ」、です。早期を先に決めると、選考期に時間が残らず、早期の接点も選考期に放置されて、どちらも効きません。早期を厚くしたいなら、先に選考期と内定フォローを軽くする（入口を絞る、面談の枠を先に押さえる、内定者の場を型にする）ことで残りの時間を増やし、その分を早期に回します。当社は、年間計画を「早期から」ではなく「山から」組みます。

まとめ

• 年間計画は「送る時期」だけではなく、準備・早期・選考期・後期・内定フォロー・振り返り・次の準備の七つ。準備を主な入口が動く前に終える
• 同じ入口でも時期で役割が変わる。早期は「知る入口」、選考期は厚く、後期は絞って速く。役割に合わせて文面と企業ページを変える
• 担当の時間の山を月ごとに先に書き出し、山の時期に入口を足さず、谷の時期に準備と振り返りと記事を
• 選考期の返信と面談、内定フォロー、月の見直し、振り返りの時間を先に確保し、残りで早期と後期の入口を決める。卒年の重なりは台帳・担当・導線を分けて別の運用に
• 毎月の固定作業（KPI・率の置き直し・細い段・更新・時間の記録）を回し、一枚を作り、年度の途中でも率が外れたら次の月から配分を変える

よくある質問

人事が一人で、七つの期間を全部は回せません

一人なら、入口を一つに絞り、七つの期間のうち「先に確保する」側（選考期の返信と面談、内定フォロー、月の見直し）を守り、早期と後期は「残りの時間がある年だけ」にします。現場に面談と記事を分担してもらえば、一人でも回る範囲が広がります。回せない期間を無理に埋めるより、回せる期間を確かに回すほうが、翌年に残ります。一人で回す形はOfferBoxの運用に工数が足りないときの対処とWantedlyの新卒と中途を人事一人で回すときで書きました。

年度の途中から始めることになり、準備の期間がありません

始める時期に応じて、七つの期間のうち「いまがどこか」を決め、準備を最小限（採る人数、「こんな人」の一枚、入口を一つ、台帳、面談の枠）にして、その時期の役割で入口を開けます。選考期の途中なら選考期の運用、後期なら後期の運用から。途中から始めた年は、振り返りと次の準備を計画に入れ、翌年に七つの期間で回せる形を作ることを、今年の目標の一つにします。

母集団形成の年間計画は、御社に相談できますか

できます。当社は、七つの期間の型、入口ごとの時期の役割の整理、時間の山の出し方、一枚の型、固定作業の型を支えられます。時期の決定、時間の確保、入口の選定、卒年の分け方の決定、途中の見直しは、企業が行ってください。当社はOfferBox・Wantedly・ワンキャリアの販売パートナーとして、3媒体の運用を支えています。3媒体の全体像は3媒体の違いと選び方にまとめています。