Wantedlyのスカウト運用の年間計画｜面談枠からの逆算と見直し

スカウト運用は、募集が出てから「急いで送ろう」と始まり、繁忙期に返信を放置し、閑散期には何もせず、契約期間の通数を使いすぎる月と使わない月ができる、という形になりがちです。結論から言うと、スカウト運用は一年の単位で計画します。起点は、年間の募集の予定と、各募集の面談枠と、話す人の繁忙期です。月ごとの配分は、急ぎの募集に寄せ、閑散期に潜在層向けを増やし、連休と期末を避けます。コンテンツ（会社ページ・募集記事・ストーリー）の整備を計画の最初に置き、四半期ごとに見直し、担当の異動と引き継ぎと契約の見直しの時期を計画に入れます。計画は守りすぎず、月の見直しで直します。 この記事では、計画が無いと起きること、計画の起点、月ごとの配分、コンテンツの整備、四半期の見直し、担当の異動、契約の見直し、守りすぎないこと、分担を整理します。月の配分の考え方はスカウト通数の配分の考え方、OfferBoxの年間の考え方はOfferBoxの年間スケジュールで書きました。

この作業の目的｜募集が出る前に準備が終わっていて、繁忙期に止まらない状態にする

年間計画の目的は2つです。

• 募集が出る前に、送れる状態になっている：会社ページと募集記事が整い、型があり、話す人と面談枠が決まっている
• 繁忙期と閑散期で、送る量と対応の形を変えられる：繁忙期に返信を放置せず、閑散期に関係を作る

「募集が出てから始める」と、整えている間に募集の期限が来ます。「一年中同じ量」だと、繁忙期に対応できず、閑散期に無駄が出ます。

計画が無いと、起きること

最も多いのは、最初の「募集が出てから慌てて送る」です。募集の予定は、多くの場合、数か月前には分かっています。

計画の起点

「面談枠」と「繁忙期」が、起点の中心です。送る量は、この二つから逆算します。逆算の手順はスカウト通数の配分の考え方で書きました。

エージェントベストの見解

申し込んだあと、一年目に起きやすいのは、「契約した月から送り始め、会社ページと募集記事が整わないまま数か月が過ぎ、整った頃には繁忙期で面談に出られない」ことです。当社は3媒体すべての販売パートナーとしてWantedlyの契約後の運用を見ていますが、一年目の前半を「整える期間」と決めて、後半から本格的に送った会社と、契約の初日から送り始めた会社では、一年後の結果が違います。前者は、後半に整った状態で送り、面談まで進みます。後者は、整わないまま送った前半の返信が来ず、「効かない」と判断して後半も減らします。当社が年間計画を作るとき、最初に置くのは「コンテンツを整える期間」で、その期間は送る量を小さくします。急がば回れ、を計画に入れます。

月ごとの配分の考え方

「繁忙期はゼロにしない」が要点です。ゼロにすると、再開が重くなります。減らして、返信対応だけは続けます。

コンテンツの整備を、計画の最初に置く

スカウトの計画は、コンテンツの計画と一緒に作ります。

1. 会社ページ：「なにを・なぜ・どうやって」が書かれている。会社ページの基本
2. 募集記事：年間の募集の予定にある職種の募集記事を、募集が出る前に整える。募集記事の基本
3. ストーリー：各募集の職種の人の話を、募集が出る前に数本。ストーリーの更新頻度の決め方
4. 文面の型：募集ごとに一つ。スカウト文面のテンプレート管理
5. 台帳と分担：送る前に。スカウトを誰が送るか

「募集が出る前に、その職種のストーリーがある」状態が、計画の目標です。募集が出てから書くと、間に合いません。コンテンツの四半期の見直しはコンテンツを四半期で見直す方法で書きました。

四半期ごとの見直し

年間計画は、四半期ごとに見直します。

• 段ごとの数の、四半期の変化：読んだ・送った・返信・面談・選考・決定。スカウト運用のKPI設計
• 募集の予定の変更：増えた募集、無くなった募集、時期のずれ
• 面談枠と繁忙期の変更：話す人の状況
• 次の四半期の配分：どの募集に、どのくらい
• コンテンツの状態：次の四半期の募集の記事とストーリーが整っているか
• 担当の状況：異動の予定、負担の偏り

「次の四半期の募集の記事が整っているか」を、毎回の見直しで確かめます。整っていなければ、次の四半期の最初は整える期間にします。

担当の異動と、引き継ぎを計画に入れる

• 異動の時期が分かっていれば、その前の月に引き継ぎを置く：一覧、通知の設定、対応中の相手、合意。スカウト運用の引き継ぎ
• 異動の時期が分からなくても、半年に一度「明日変わったら何が渡せないか」を確かめる
• 異動の直後の月は、送る量を減らす：後任が対応中の相手を把握する期間
• 現場の担当（読んで書く人）の異動も、同じ：募集ごとの担当を、計画に書いておく

「異動の直後は減らす」も、繁忙期と同じで、ゼロにはしません。

契約の見直しの時期

契約の更新の判断は、一年分の段の数字で行います。

• 一年分の、段ごとの数と変化：どの段が細いか、直したことで変わったか
• 通数の使い方：契約期間の通数を、月ごとにどう使ったか。通数が実態に合っているか
• 面談枠と送る量の関係：枠が埋まっていたか、空いていたか
• コンテンツの状態：整ったうえでの一年か、整わないままの一年か
• 社内に残ったもの：型、台帳、分担、書き方

「整わないままの一年」なら、判断の材料が揃っていません。契約を止めるより、整えてもう一年、という判断もあります。逆に、整ったうえで面談枠が埋まらないなら、上限を減らすか、掲載に絞るかを検討します。使い分けは掲載型とスカウト型の違いで書きました。

計画を、守りすぎない

年間計画は、守るためのものではなく、慌てないためのものです。

• 月の見直しで、計画と実態のずれを見る：ずれていれば、計画を直す
• 急な募集が出たら、その募集に寄せる：計画にない募集でも、記事を整えてから送る
• 募集が無くなったら、その配分を潜在層向けに回す
• 繁忙期が長引いたら、減らした状態を続ける：無理に戻さない
• 計画の変更を、台帳に一行残す：「なぜ変えたか」

「計画どおりに送ること」が目的になると、読まずに送ることになります。計画は、面談枠と繁忙期から逆算した目安で、実態が変わればずらします。

社内の分担

運用代行や代理店が支えられるのは、計画の型、配分の逆算、コンテンツの整備の順番の整理、四半期の見直しの型、契約の見直しの材料の整理までで、募集の予定、面談枠、繁忙期の判断、契約の判断は企業が行います。代理店の代行の範囲は代理店に運用まで頼めるかで書きました。

エージェントベストの見解

これをやる前に、先に決めておかないと計画が絵に描いた餅になることがあります。「年間の募集の予定」です。当社がWantedlyのスカウトの年間計画を支えるとき、配分の逆算と整備の順番は当社が出せますが、「いつ、どの職種を採るか」が社内で決まっていなければ、逆算の起点がありません。「採用計画はまだ」という会社では、当社は「決まっている募集だけで、まず半年の計画」をお願いしています。半年分でも、面談枠と繁忙期が分かれば、配分は出ます。一年分が無いことを理由に計画を作らないより、分かっている範囲で作り、四半期ごとに足すほうが、慌てない運用になります。計画は、完全でなくてよく、無いことだけが問題です。

まとめ

• 年間計画の目的は、募集が出る前に準備が終わっていることと、繁忙期と閑散期で送る量を変えられること
• 起点は、年間の募集の予定、各募集の面談枠、話す人の繁忙期、送る人の枠、コンテンツの状態、担当の異動、契約の時期。新卒は年度の公表内容を確認
• 最初にコンテンツを整える期間を置き、急ぎの募集に寄せ、繁忙期は減らしてゼロにせず、閑散期に潜在層向け、連休と期末は避ける
• 四半期ごとに、段の変化・募集の変更・面談枠・次の四半期の配分・コンテンツの状態・担当を見直す
• 引き継ぎと契約の見直しを計画に入れ、一年分の段の数字で判断する。計画は守りすぎず、月の見直しで直す

よくある質問

採用計画が年度の途中で変わることが多く、年間計画を作る意味があるか分かりません

変わることを前提に作ります。分かっている募集で計画を作り、四半期ごとに直します。計画が無いと、変わったときに「募集が出てから慌てる」に戻ります。計画は、変わったときに「どこを直すか」が分かるための土台です。

一年目は、いつからスカウトを本格的に送ればよいですか

会社ページと募集記事とストーリー数本が整い、型と台帳と分担が決まってからです。それまでは、小さく送りながら整えます。整える期間の長さは、いまのコンテンツの状態で変わります。整わないまま送った返信の無さを「効かない」と判断しないことが、一年目で最も大切です。

スカウト運用の年間計画は、御社に相談できますか

できます。当社は、計画の型、配分の逆算、コンテンツの整備の順番の整理、四半期の見直しの型、契約の見直しの材料の整理を支えられます。募集の予定、面談枠、繁忙期の判断、契約の判断は、企業が行ってください。当社はOfferBox・Wantedly・ワンキャリアの販売パートナーとして、Wantedlyのスカウト運用を支えています。3媒体の全体像は3媒体の違いと選び方にまとめています。