Wantedlyのスカウトを誰が送るか｜人事と現場の作業ごとの分担

Wantedlyのスカウトを、人事が全部やるのか、現場の社員に頼むのか。人事が全部やると、文面に仕事の具体が入らず、返信が来ません。現場に丸投げすると、忙しさで止まり、返信への対応が遅れます。結論から言うと、スカウトは「読んで一文を書く」を現場に近い人が、「型・返信対応・台帳・見直し」を人事が担う分担にします。募集ごとに担当を決め、現場の時間を先に確保し、人事は送る人ではなく「整える人」になります。分担がずれると、文面が薄くなるか、対応が遅れるかのどちらかが起きるので、そのサインで見直します。 この記事では、両極の失敗、作業ごとの分担、募集ごとの担当、現場の時間の確保、人事の役割、ずれのサイン、見直し、社内の合意を整理します。現場社員の名前で送る具体はスカウトを現場社員の名前で送る方法、代表名で送る場合はスカウトを代表名で送るときの注意で書きました。

この作業の目的｜文面の具体と、対応の速さを、両方保つ

スカウトの結果は、「文面に相手の一文と仕事の具体があるか」と「返信に翌日までに対応できるか」の2つで大きく決まります。

前者は、その仕事を知っている人が書くと具体になり、人事が書くと一般的になります。後者は、毎日見る人がいないと遅れ、現場の人は毎日見られません。分担の目的は、この2つを、別の人が担うことで両方保つことです。

両極の失敗

最も多いのは、最初の「人事が全部やる」です。人事が「自分の仕事だから」と抱え、文面が薄くなります。

作業ごとの分担

「読む・書く・送る・話す」が現場、「型・対応・台帳・見直し」が人事です。現場に頼むのは、週に一度の読んで書く時間と、面談に出る時間だけで、それ以外は人事が引き受けます。

エージェントベストの見解

相談で最も多い思い込みは、「現場は忙しいので、スカウトは人事がやるしかない」というものです。当社は3媒体すべての販売パートナーとしてWantedlyのスカウトの運用を見ていますが、人事が全部を担っている会社の文面を読むと、相手のプロフィールは引用されていても、「その経験がこの仕事のどこで活きるか」が書かれていません。人事はその仕事をしていないので、書けないのです。現場に頼むのは、「週に一度、まとめて読んで数文書く時間」だけで済みます。それ以外の作業は人事が引き受けると伝えると、現場の負担は思ったより小さく、引き受けてもらえます。当社が分担の相談を受けるとき、最初にやるのは、現場に頼む作業を「読んで一文を書く」だけに絞り、残りを全部人事に寄せることです。現場が忙しいからこそ、頼む範囲を絞ります。

募集ごとに担当を決める

分担は、会社全体で一つではなく、募集ごとに決めます。

• 募集ごとに「読んで書く人」を一人決める：その職種の人か、責任者。複数の募集を一人が持たない
• その人が面談にも出る：送り主と話す人が同じ
• その人が出られない週の代わりを決める：同じ職種の別の人か、責任者
• 返信対応は、全募集を人事が一人で：通知を一か所に集める
• 募集が終わったら、担当を解く

「送り主と話す人が同じ」が、募集ごとに決める理由です。返信した人は、文面の送り主と話したいと思って返しています。面談で別の人が出ると、そこでずれます。

現場の時間を、先に確保する

現場に頼むとき、時間を先に確保します。

1. 上司に、「週に一度、〇〇の時間をスカウトに使う」と合意を取る：業務として
2. 週に決まった枠を、その人の予定に入れる：空いたらやる、にしない
3. 枠の中で、読める数だけ読む：数を目標にしない
4. 面談の枠も、別に確保する：返信が来てから探さない
5. 忙しい時期は、枠を減らすと先に決めておく：ゼロにしない

「上司の合意」が最初です。合意が無いと、現場の人は「自分の仕事の時間を削っている」と感じ、続きません。頼み方の考え方は記事づくりに社員の協力を得る方法で書いたのと同じです。

人事は「整える人」になる

人事の役割は、送ることではなく、現場が読んで書けるように整えることです。

「反応を戻す」が、現場の協力を続ける要点です。読んで書いた結果が戻らないと、「やった意味があったのか」で止まります。

分担がずれたときのサイン

サインが出たら、作業の一覧に戻って、誰がやっているかを確かめます。多くの場合、人事が抱えすぎているか、現場に渡しすぎているかのどちらかです。

分担の見直しと、社内の合意

• 月の見直しで、分担のサインを確かめる：数字と一緒に
• 担当が変わったら、分担の一覧を渡す：口頭で引き継がない
• 半年に一度、現場の負担を聞く：「週の枠は、続けられる大きさか」
• 分担の一覧を、上司と現場と人事で共有する：誰が何をやるかが、全員に見える

社内の合意は、「現場に頼むのは読んで書くことと面談だけ、それ以外は人事」という一文で足ります。この一文が共有されていれば、現場は安心して引き受け、人事は抱えすぎません。

社内の分担

運用代行や代理店が支えられるのは、分担の一覧の型、募集ごとの担当の決め方、現場に渡す型と見本、人事の作業の整理、ずれのサインの確認までで、読んで書くこと、送ること、返信対応、面談、上司の合意は企業が行います。

エージェントベストの見解

自社で持つべきなのは、どこまでか。当社がWantedlyのスカウトの分担を支えるとき、分担の一覧、型、見本、人事の作業の整理は当社が出せます。人事の作業の一部（絞り込みの条件、台帳の型、見直しの型）は、当社が肩代わりすることもできます。ただし、「現場が読んで一文を書く」ことと「人事が翌日までに返信に対応する」ことの2つは、社内にしか置けません。前者は仕事を知っている人の言葉が要り、後者は毎日社内で見る人が要ります。当社が最初にお伝えするのは、この2つを社内で確保できるかどうかで、スカウトを始めるか決めてください、ということです。確保できるなら、残りは当社が整えられます。確保できないなら、スカウトより先に、掲載と募集記事を整えるのが順番です。

まとめ

• 「読んで一文を書く・送る・話す」は現場に近い人、「型・返信対応・台帳・見直し」は人事
• 人事が全部やると文面が薄くなり、現場に丸投げすると止まって対応が遅れる
• 募集ごとに読んで書く人を一人決め、その人が面談にも出る。返信対応は人事が一か所で
• 現場の時間は上司の合意を取って先に枠を入れ、人事は「整える人」として型・絞り込み・対応・台帳・反応を戻すを担う
• 文面に具体が無い、対応が遅い、送らない週が続く、がずれのサイン。分担の一覧を全員で共有する

よくある質問

現場に頼んでも、「忙しい」と断られます

頼む範囲を「週に一度、まとめて読んで数文書く時間」だけに絞り、それ以外は人事がやると伝えます。上司の合意を先に取り、業務として枠を入れます。それでも断られるなら、責任者が読んで書く形か、その募集はスカウトより掲載を優先します。

人事が一人で、返信対応も台帳も見直しも回りません

現場に渡す部分を増やすのではなく、人事の作業を減らします。絞り込みの条件、台帳の型、見直しの型は、外部に整えてもらえます。返信対応だけは社内で残し、他は型で軽くします。それでも回らないなら、送る数を減らします。

スカウトの分担の設計は、御社に相談できますか

できます。当社は、分担の一覧の型、募集ごとの担当の決め方、現場に渡す型と見本、人事の作業の整理、ずれのサインの確認を支えられます。読んで書くこと、返信対応、面談、上司の合意は、企業が行ってください。当社はOfferBox・Wantedly・ワンキャリアの販売パートナーとして、Wantedlyのスカウト運用を支えています。3媒体の全体像は3媒体の違いと選び方にまとめています。