Wantedlyでスカウトに返信が来たあとの進め方｜面談までを途切れさせない

スカウトに返信が来ると、送る側は「うまくいった」と感じて、そこで気が緩みます。ところが、返信が来てから面談までの間に、対応が遅れる、募集の説明を長々と送る、日程調整が何往復もする、面談の前に書類を求める、といったことが起きて、返信した人が離れます。結論から言うと、返信は「話を聞きたい」という意思表示で、応募ではありません。翌日までに返し、日程の候補を出し、誰がどんな形で話すかを伝え、面談までの間に読んでおくものを一つ送り、前日に一言添える。この流れで、返信から面談までの間を空けません。返信に対応する人を一人決め、通知が届く形にしておきます。 この記事では、返信の意味、やりがちな失敗、進め方、返信の内容ごとの対応、対応する人の決め方、台帳、分担を整理します。スカウトの基本はダイレクトスカウトの基本で書きました。

この作業の目的｜返信から面談までを、途切れさせない

返信した人は、その時点で「話を聞いてみよう」と思っています。この気持ちは、時間が経つと薄れ、他の会社の対応が早ければそちらに向きます。

返信のあとの目的は、「話を聞きたい」と思ったその気持ちのまま、面談まで連れて行くことです。速さと、手間の少なさと、「誰と話すか」が分かることの3つで決まります。

返信は「話を聞きたい」であって、応募ではない

Wantedlyのスカウトへの返信は、募集への応募ではありません。「まず話を聞きたい」の意思表示です。

• 選考として扱わない：書類、志望動機、経歴書を求めない
• 会社側も「まず話す」の姿勢で：面談は、お互いを知る場
• 文面で「話す場」と案内したなら、そのとおりに：文面と返信後の対応がずれると、「文面は釣り」になる

文面の3段目で「まず話を聞きに来てもらえませんか」と書いたなら、返信後の対応もその続きです。文面の書き方はスカウト文面の書き方で書きました。

やりがちな失敗

最も多いのは、最初の「対応が遅い」です。送る作業は週に一度まとめてやっていても、返信は毎日来ます。返信を見る人と時間が決まっていないと、遅れます。

エージェントベストの見解

申し込んだあと、スカウトで半年後に起きやすいのは、「返信は来ているのに、面談まで進む人が少ない」ことです。当社は3媒体すべての販売パートナーとしてWantedlyのスカウトの運用を見ていますが、返信から面談までの間を追うと、返信への最初の対応に数日かかっている会社があります。送る人は週に一度まとめて送り、返信の通知は送った人にだけ届き、その人が次に管理画面を開くのは翌週。返信した人は、その間に他の会社と話しています。当社が最初に確かめるのは、「返信の通知が、翌日までに対応できる人に届いているか」です。文面や絞り込みを直すより、この一点を直すほうが、面談の数が変わります。返信のあとの速さは、文面の質と同じくらい、結果を決めます。

進め方

1. 翌日までに返す：短くてよい。「返信ありがとうございます。話を聞いてもらえるとのこと、うれしいです」と、日程の候補
2. 日程の候補を、こちらから出す：複数の候補を出し、相手に選んでもらう。「ご都合のよい日時を教えてください」は往復が増える
3. 誰が、どんな形で話すかを伝える：「〇〇（職種）の△△が、オンラインで、短い時間で、仕事の中身を話します。選考ではありません」
4. 面談までの間に、読んでおくものを一つ送る：募集記事か、話す人のストーリーか、一つだけ。多く送らない
5. 前日に一言：「明日、〇時にお待ちしています。当日は△△が出ます」
6. 面談の当日は、時間どおりに始める

「日程の候補をこちらから出す」と「読んでおくものは一つ」が、手間を減らす要点です。相手に考えさせる回数を減らします。

返信の内容ごとの対応

「質問だけ」の返信に、質問への回答だけを返して終わる、という形が多くあります。質問が来たのは興味がある証拠なので、回答に日程の候補を添えて、話す場につなげます。

返信に対応する人を、一人決める

返信への対応は、送る人とは別に、「対応する人」を一人決めます。

• 通知が、その人に届く形にする：送る人が複数でも、返信の通知は対応する人に集まる。設定は管理画面で確認
• 毎日、決まった時間に返信を見る：朝と夕方、など。翌日までに返す、を守れる形
• 対応する人は、人事でよい：返信への対応と日程調整は人事、面談で話すのはその職種の人、と分ける
• 対応する人が休む日の代わりを決める：休みで数日空く、を防ぐ
• 返信の型を用意する：前向き、質問、条件、断り、の型。毎回書かない

「対応する人が一人」と「通知が届く」の2つで、遅れはほとんど無くなります。

面談までの間に送るもの

返信から面談までの数日で、相手に一つだけ読んでもらいます。

「一つだけ」が原則です。会社ページと募集記事とストーリーを全部送ると、読まれません。面談で「読んでいただいた〇〇の話から」と始められる一つを選びます。

台帳に残す

「返信から最初の対応までの時間」と「返信から面談までの間隔」の2つを見ると、どこで止まっているかが分かります。送る時間の台帳と同じものに欄を足します。送る時間の考え方はスカウトを送る曜日・時間の考え方で書きました。

社内の分担

運用代行や代理店が支えられるのは、返信の型の作成、進め方の設計、対応する人の決め方の整理、台帳の型までで、返信を返すこと、日程の調整、面談は企業が行います。代理店の代行の範囲は代理店に運用まで頼めるかで書きました。

エージェントベストの見解

これをやる前に、先に決めておかないと返信が放置されることがあります。「返信に対応する人と、その人に通知が届く設定」です。当社がWantedlyのスカウトの支援をするとき、文面と絞り込みを整えて送り始める前に、この2つを確かめます。決まっていないまま送ると、最初の返信が来た日に、誰が返すかで社内が止まります。当社は、返信の型（前向き・質問・条件・断り）を用意し、対応する人に渡します。型があれば、対応する人は毎日数分で返せます。ただし、返すのは社内の人です。返信した人は、会社の人と話したくて返しています。当社が代わりに返すと、その時点で「会社の人ではない」と分かります。返信への対応は、型は当社、返すのは社内、の分担です。

まとめ

• 返信は「話を聞きたい」の意思表示で応募ではない。書類や志望動機を求めず、まず話す
• 対応が遅い、説明を長く送る、日程が何往復もする、誰が話すか伝えない、が返信した人を離す
• 翌日までに返し、日程の候補をこちらから出し、話す人と形を伝え、読んでおくものを一つ送り、前日に一言
• 質問だけの返信には、回答に日程の候補を添える。断りにはお礼を返し、追わない
• 対応する人を一人決め、通知を集め、返信の型を用意し、台帳で返信から対応・面談までの時間を見る

よくある質問

返信が来たら、まず募集の詳しい説明を送ったほうが親切ではないですか

説明は、募集記事に書いてあります。返信への対応で長い説明を送ると、「話す」と言っていたのに読まされる、と感じられます。返す文面は短く、日程の候補と、誰が話すかと、読んでおくもの一つで足ります。詳しい話は、面談でします。

面談の前に、経歴を少し知っておきたいのですが

プロフィールに書かれている範囲で足ります。面談の前に経歴書を求めると、「話す場」が選考に変わり、返信した人が離れます。面談で聞けば分かります。聞き方はカジュアル面談で聞くこと・聞かないことで書きました。

スカウトの返信対応の設計は、御社に相談できますか

できます。当社は、返信の型の作成、進め方の設計、対応する人の決め方の整理、台帳の型を支えられます。返信を返すこと、日程の調整、面談は、企業が行ってください。当社はOfferBox・Wantedly・ワンキャリアの販売パートナーとして、Wantedlyのスカウト運用を支えています。3媒体の全体像は3媒体の違いと選び方にまとめています。