Wantedlyで面談後に辞退されるときの見直し｜辞退理由の分け方

カジュアル面談までは進むのに、そのあとに辞退される。この状態が続くと、「相手の都合だから仕方ない」「他社に取られた」で片づけがちです。ところが、辞退の理由を集めて並べると、多くは会社側で直せる場所にあります。結論から言うと、面談後の辞退は、理由を聞ける範囲で集め、「文面と違った・記事と違った・面談が選考だった・話す人が違った・条件が合わない・時期が合わない・他社に決めた」に分け、それぞれの直す場所を見ます。最も多いのは「記事や文面と、面談のずれ」で、ここを先に疑います。辞退が続いていることに気づく仕組み（台帳の段と月の見直し）を持ち、辞退した相手との関係は残し、「辞退を減らす」と「合わない人を減らす」を区別します。 この記事では、相手の都合で片づけない理由、理由の集め方、分け方と直す場所、ずれを先に疑う理由、気づく仕組み、関係の残し方、二つの区別、分担を整理します。面談の設計はカジュアル面談の設計、選考への移し方はカジュアル面談から選考へ移す方法で書きました。

この作業の目的｜辞退の理由を、直せる場所に結びつける

辞退の目的は、辞退をゼロにすることではありません。合わない相手が辞退するのは、双方にとって正しい結果です。

目的は、「会社側で直せる理由の辞退」を見つけ、直すことです。記事と面談がずれていた、面談が選考になっていた、条件を伝えるのが遅かった。これらは、直せば次の相手には起きません。

「相手の都合」で片づけない理由

「仕方ない」で片づけると、同じ理由の辞退が続いていても気づきません。理由を一行で記録するだけで、続いていることが見えます。

辞退の理由の集め方

• 聞ける範囲で聞く：「今後の参考に、差し支えなければ理由を教えてもらえますか」。選考とは関係ないと添える
• 聞かない場合も、推測を記録する：「面談で〇〇の話をしたあとに返事が無くなった」。事実と推測を分けて
• 面談に出た人にも聞く：「面談で、相手が引っかかった様子があったか」
• 一行で台帳に：「辞退。理由：記事に無い出社条件を面談で初めて伝えた」
• 理由を聞くのは一度だけ：聞き直さない。答えなくてよいと伝える

「事実と推測を分けて記録する」が要点です。相手が言った理由と、こちらが推測した理由を混ぜると、直す場所を間違えます。

エージェントベストの見解

相談で最も多い思い込みは、「面談後の辞退は、他社との比較で負けたからだ」というものです。当社は3媒体すべての販売パートナーとしてWantedlyの契約後の運用を見ていますが、辞退の理由を集めて並べると、「他社に決めた」より「記事や文面と面談が違った」が多い会社がほとんどです。文面で「話を聞くだけ」と書いたのに面談が面接だった、募集記事に無い出社の条件が面談で出た、文面の送り主と違う人が出て仕事の話ができなかった。これらは他社との比較ではなく、自社の中のずれです。当社が辞退の相談を受けるとき、最初にやるのは、辞退した相手の文面と募集記事と面談の記録を並べて、どこがずれていたかを指で追うことです。ずれが見つかれば、直す場所は一つです。他社を気にする前に、自社の中を揃えます。

理由の分け方と、直す場所

「他社に決めた」の中にも、「自社の次の連絡が遅かった」「もう一度話す機会が無かった」が含まれます。他社の速さに負けたなら、直す場所は自社の速さです。

「記事や文面と、面談のずれ」を先に疑う

辞退の理由の中で、最も多く、最も直しやすいのが、このずれです。

• 文面・募集記事・会社ページ・面談を、同じ相手について並べる：何と書いて、何を話したか
• 書いてあることと話したことが違う箇所を探す：働き方、仕事の中身、条件、話す人
• 書いてあることに無くて、面談で初めて出たことを探す：出社の条件、選考の書類、時期
• 面談に出る人が、文面と募集記事を読んでいたか：読んでいなければ、ずれは当然起きる
• 直すのは、記事を面談に寄せるか、面談を記事に寄せるか：実態が記事と違うなら記事を直す。記事が実態で、面談が違うことを言ったなら、面談を直す

「面談に出る人が、文面と募集記事を読んでいたか」は、最も多い原因です。話す人が変わるたびに、この確認をします。記事と面談を揃える考え方は文章のトーンの決め方で書いたものと同じです。

辞退が続いていることに、気づく仕組み

辞退は一件ずつ来るので、続いていることに気づきにくいものです。

• 台帳の段に「終了」と理由を残す：一行で。応募・スカウトの管理の仕方
• 月の見直しで、「面談済み」から「選考へ」に進んだ数と、「終了」の数を並べる：面談から選考への段が細いなら、辞退が続いている
• 「終了」の理由を、月に一度まとめて見る：同じ理由が続いていないか
• 面談に出る人ごとに見る：特定の人の面談で辞退が続くなら、その人の面談の型
• 募集ごとに見る：特定の募集で続くなら、その募集記事

「月に一度、理由をまとめて見る」だけで、続いていることは見えます。KPIの段の見方はスカウト運用のKPI設計で書きました。

辞退した相手との、関係の残し方

辞退は、関係の終わりではありません。

• お礼を送る：「ありがとうございました。またご縁があれば」。理由を聞き直さない
• 台帳に「保留」として残す：時期が合わなかった相手は、時期が変われば動く
• 材料が出たら、時間を置いて一度だけ：新しい募集、新しいストーリー。「参考までに」
• 辞退の理由が「記事と違った」なら、直したことを伝えてもよい：「あのとき言われた〇〇、募集記事を直しました」。押さず、一度だけ
• 相手のつながりに、会社の印象が残る：辞退のあとの対応が、次の候補者に伝わる

「辞退のあとの対応が、次の候補者に伝わる」は、Wantedlyのようなつながりのある媒体では特に起きます。

「辞退を減らす」と「合わない人を減らす」の違い

辞退が続くとき、二つの方向があります。

理由を分けると、どちらの方向かが分かります。「記事と違った」「面談が選考だった」なら前者、「条件が合わない」「時期が合わない」が多いなら後者です。後者は、辞退そのものは減らず、面談まで来る合わない人が減ります。それは、双方の時間が減ることで、正しい結果です。

社内の分担

運用代行や代理店が支えられるのは、理由の分け方の型、ずれを探す観点、直す場所の案、月の見方の型までで、理由を聞くこと、面談を直すこと、記事の実態の確認は企業が行います。代理店の代行の範囲は代理店に運用まで頼めるかで書きました。

エージェントベストの見解

自社で持つべきなのは、どこまでか。当社がWantedlyの面談後の辞退の見直しを支えるとき、理由の分け方、ずれを探す観点、直す場所の案は当社が出せます。ただし、「辞退した相手に理由を聞く」ことと、「面談に出た人に、その場で何があったかを聞く」ことは、社内にしかできません。当社が辞退の理由を推測しても、それは記事と文面を読んだ推測で、面談の場で何が起きたかは分かりません。当社が最初にお願いするのは、辞退が来たら、相手に一度だけ理由を聞き、面談に出た人に一言聞き、一行で台帳に残すことです。一行が数件あれば、当社はずれを見つけられます。無ければ、当社の案は推測になります。辞退の見直しは、直す技術より、聞く一行から始まります。

まとめ

• 面談後の辞退を「相手の都合」で片づけず、理由を聞ける範囲で集め、事実と推測を分けて一行で残す
• 理由を、文面と違った・記事と違った・面談が選考だった・話す人が違った・条件・時期・選考で変わった・他社・不明、に分け、それぞれの直す場所を見る
• 最も多く直しやすいのは「記事や文面と面談のずれ」。面談に出る人が文面と記事を読んでいたかを先に確かめる
• 台帳の「終了」と理由を月に一度まとめて見て、続いていることに気づく。面談に出る人ごと、募集ごとに見る
• 辞退した相手にはお礼を送り関係を残す。「辞退を減らす」と「合わない人を減らす」を区別し、後者は正しい結果

よくある質問

辞退の理由を聞いても、本当のことを言ってもらえません

聞けなくても、面談に出た人の記録と、文面・記事・面談を並べれば、ずれは見つかります。相手の言葉は、聞けたときの材料で、無ければ自社の記録で見ます。理由を聞くときは、選考とは関係ないと添え、答えなくてよいと伝えると、言ってもらえることが増えます。

辞退が続いていますが、面談に出る人は「良い面談だった」と言います

「良い面談」の中身を確かめます。会社側が話しすぎて、相手の話を聞いていないと、出た人は「良かった」と感じ、相手は「聞いてもらえなかった」と感じます。面談の型（相手の話を長く、会社側は場面を一つ）が守られていたかを、人事が同席して見ます。

面談後の辞退の見直しは、御社に相談できますか

できます。当社は、理由の分け方の型、ずれを探す観点、直す場所の案、月の見方の型を支えられます。理由を聞くこと、面談を直すこと、記事の実態の確認は、企業が行ってください。当社はOfferBox・Wantedly・ワンキャリアの販売パートナーとして、Wantedlyのスカウト運用を支えています。3媒体の全体像は3媒体の違いと選び方にまとめています。