Wantedlyの応募・スカウトの管理の仕方｜一つの台帳で持つ項目

Wantedlyでは、募集記事から候補者が「話を聞きに行きたい」を押して来る流れと、会社からスカウトを送って返信が来る流れの、2つの入口があります。この2つを別々に管理していたり、管理画面だけで追っていたりすると、誰が担当で、いま何の段階で、次にいつ連絡するかが分からなくなり、放置が起きます。結論から言うと、「話を聞きに行きたい」とスカウトの返信は、一つの台帳で管理します。台帳には、入口・相手・募集・段・担当・最終連絡日・次の連絡日・面談の日程・面談後の選択肢・メモを持ち、段の定義を決め、毎日見る人と毎週見る人を分け、「次の連絡日」で放置を防ぎます。管理画面はやり取りの場、台帳は状態を見る場、と役割を分けます。 この記事では、やりがちな失敗、台帳の項目、段の定義、見る人と頻度、更新のルール、放置の防ぎ方、個人情報の扱い、管理画面との役割分担、分担を整理します。返信後の進め方は返信が来たあとの進め方で書きました。

この作業の目的｜誰も放置されず、誰が何をするかが見える状態にする

管理の目的は、「いま関わっている候補者の全員が、誰かの担当で、次の連絡日が決まっていて、放置されていない」状態を保つことです。

Wantedlyの候補者は、話を聞きに行きたいと押した時点、スカウトに返信した時点で、「この会社と話したい」と思っています。そこから対応が空くと、気持ちが薄れます。管理は、その空きを無くすためのものです。

やりがちな失敗

最も多いのは、最初の「管理画面だけで追う」です。管理画面はやり取りを見るには便利ですが、「次に誰が何をするか」を持つ場所ではありません。

一つの台帳に持つ項目

「次の連絡日」を空欄にしない、が最も大切なルールです。返事待ちの相手にも、「〇日に一度だけ確認」と入れます。

段の定義

段は、この数で足ります。増やすと更新されなくなります。「保留」に再連絡の日を入れるのは、潜在層との関係を残すためです。考え方は転職を考えていない人にスカウトを送る方法で書きました。

エージェントベストの見解

申し込んだあと、管理で半年後に起きやすいのは、「候補者が増えて、管理画面の中で未対応が埋もれ、気づいたときには数日経っている」ことです。当社は3媒体すべての販売パートナーとしてWantedlyの契約後の運用を見ていますが、最初の数か月は候補者が少なく、管理画面だけで回ります。募集記事とスカウトが整って候補者が増えると、管理画面の一覧は長くなり、「返事待ち」と「未対応」の区別がつかなくなります。当社が管理の相談を受けるとき、最初に作るのは、項目が少ない台帳と、「次の連絡日」の欄です。管理画面はやり取りの場で、台帳は状態の場。この分け方を最初から作っておくと、候補者が増えても放置は起きません。増えてから作ると、移す作業が重くなります。

見る人と、頻度

「毎日見る人が一人」と「次の連絡日が今日の相手を毎日確かめる」の2つで、放置はほぼ無くなります。毎週の見直しはスカウトの返信率を毎週見直す方法で書きました。

更新のルール

台帳は、更新されなければ意味がありません。ルールを少なくします。

1. こちらから連絡したら、その場で「最終連絡日」と「次の連絡日」を更新する：あとでまとめて、にしない
2. 段が変わったら、その場で更新する：面談が終わったら「面談済み」に
3. 面談で話す人は、面談後に一行だけメモを足す：相手についてのことと、記事についてのこと。長く書かない
4. 「終了」にするときは、理由を一言：辞退・会社側・連絡が途絶えた
5. 更新するのは、担当と話す人だけ：全員が触ると、ばらつく

「その場で更新」が原則です。まとめて更新すると、忘れ、台帳と実態がずれます。

放置を防ぐ「次の連絡日」

放置は、「返事待ち」で起きます。相手からの返事を待っている間、こちらは動かず、時間が過ぎます。

• 返事待ちにも、次の連絡日を入れる：「〇日に一度だけ確認」
• 一度確認して返事が無ければ、「保留」か「終了」に：追い続けない
• 「次の連絡日」が過ぎているものを、毎日の最初に見る：担当の日課
• 面談予定の相手には、前日を「次の連絡日」に：前日の一言を忘れない
• 「保留」の再連絡の日は、本人が言った時期か、新しい募集が出たとき

「次の連絡日」が空欄の行が無い状態を保てば、放置は起きません。

個人情報の扱い

台帳には、候補者の情報が入ります。扱いを決めておきます。

• 採用の目的の範囲で、必要なものだけ残す：面談に関係ないことは書かない
• 仕事に関係ない個人の事情は残さない：家族、健康、出身、信条など。聞かないことはカジュアル面談で聞くこと・聞かないこと
• 見られる人を限る：担当、話す人、人事、責任者
• 「終了」になった相手の情報は、自社の方針に沿って扱う：残す期間、消す時期。管理部門と決める
• 社外（代理店など）に台帳を共有する場合は、範囲を決めて合意する

この記事では、保存の期間や方法の具体は書きません。自社の方針と、管理部門の確認に沿ってください。

管理画面との役割分担

管理画面の機能は変わることがあるので、どこまでを管理画面で持てるかは、現在の仕様を確認してください。仕様がどうであれ、「次の連絡日」と「担当」は、台帳で持ちます。

スカウトを送る側の台帳（誰に送ったか、一文、返信の有無）と、この応募・返信の台帳は、同じファイルの別の表か、返信が来た時点でこちらに移す形にします。送る側の台帳はスカウト対象の絞り方で書きました。

社内の分担

運用代行や代理店が支えられるのは、台帳の型、段の定義、更新のルールの整理、放置を防ぐ仕組みの設計、個人情報の扱いの項目の整理までで、毎日見ること、連絡すること、更新すること、個人情報の方針の決定は企業が行います。代理店の代行の範囲は代理店に運用まで頼めるかで書きました。

エージェントベストの見解

自社で持つべきなのは、どこまでか。当社がWantedlyの応募とスカウトの管理を支えるとき、台帳の型、段の定義、更新のルール、放置を防ぐ仕組みは当社が出せます。ただし、「毎日、決まった時間に台帳を開いて、次の連絡日が今日の相手に連絡する」ことだけは、社内の一人が続けるしかありません。当社が台帳を代わりに見て「今日はこの人に連絡してください」と伝える形もできますが、連絡するのは社内の人で、その人が台帳を開く習慣が無ければ、当社からの連絡も埋もれます。当社が最初にお願いするのは、「毎日開く人を一人決め、その人の予定に時間を入れる」ことです。人が決まれば、台帳は当社が整えられます。決まらなければ、どれだけ整えても、開かれません。

まとめ

• 「話を聞きに行きたい」とスカウトの返信は、一つの台帳で管理する。管理画面はやり取りの場、台帳は状態の場
• 項目は、入口・相手・募集・段・担当・最終連絡日・次の連絡日・面談の日程・面談後の選択肢・メモ。「次の連絡日」を空欄にしない
• 段は、新規・返信済み・日程調整中・面談予定・面談済み・選考へ・もう一度話す・保留・終了。増やさない
• 毎日見る人を一人決め、「新規」を翌日までに返し、「次の連絡日が今日」の相手に連絡する。連絡したらその場で更新
• 個人情報は採用の目的の範囲で、必要なものだけ、見られる人を限り、扱いは自社の方針と管理部門で決める

よくある質問

候補者が少ないうちは、管理画面だけで足りませんか

少ないうちは回ります。ただし、増えてから台帳を作ると、移す作業が重くなります。少ないうちに、項目の少ない台帳と「次の連絡日」の欄だけ作っておくと、増えたときにそのまま使えます。

面談に出る人が、台帳を見てくれません

台帳の全体を見てもらう必要はありません。面談の前に、その相手の行（入口・募集・メモ）だけを人事から送ります。面談後は、一行メモを人事に送ってもらい、人事が台帳に入れます。話す人に頼むのは、その二つだけです。

応募とスカウトの管理は、御社に相談できますか

できます。当社は、台帳の型、段の定義、更新のルールの整理、放置を防ぐ仕組みの設計、個人情報の扱いの項目の整理を支えられます。毎日見ること、連絡すること、更新すること、個人情報の方針の決定は、企業が行ってください。当社はOfferBox・Wantedly・ワンキャリアの販売パートナーとして、Wantedlyのスカウト運用を支えています。3媒体の全体像は3媒体の違いと選び方にまとめています。