Wantedlyのスカウトをチームで回す方法｜役割の置き方と共通にするもの

スカウトを複数の人で回すと、一人で回すときには無かった問題が出ます。同じ相手に別の募集から送ってしまう、送る人ごとに文面のトーンが違う、返信が来たのに誰が返すか決まっていない、台帳が人ごとに分かれて全体が見えない。結論から言うと、チームでスカウトを回すには、募集ごとに「読んで書く人」を一人置き、返信対応を一人に集め、人事が「整える人」になり、型と見本・台帳・避ける言葉・返信の型・面談の型を共通にします。送る枠は各自で持ち、週の会は短く、月の会で一か所を直します。新しい人には型と見本と台帳の場所を渡し、負担の偏りを台帳で見ます。 この記事では、チームで起きる失敗、役割の置き方、共通にするもの、週の回し方、新しい人の渡し方、偏りの見方、チームの大きさ、分担を整理します。人事と現場の分担の基本はスカウトを誰が送るか、一人で回す場合は人事一人でスカウトを回す方法で書きました。

この作業の目的｜人が増えても、候補者から見て「一つの会社」に見える状態にする

チームで回す目的は、送れる数を増やすことと、各募集をその職種の人が担うことです。ただし、候補者から見れば、送り主が誰でも「同じ会社からの連絡」です。

目的は、人が増えても、文面のトーンが揃い、返信への対応の速さが揃い、同じ相手に重ねて送らず、面談の型が揃っている状態を保つことです。「一つの会社」に見えなくなると、増やした分だけ印象が下がります。

チームで起きる失敗

最も多いのは、最初の「同じ相手に複数から送る」です。台帳が共通でないと、防げません。

役割の置き方

「読んで書く人は募集ごとに一人」と「返信対応は全体で一人」が、役割の中心です。読んで書く人が複数の募集を持たず、返信対応が分散しない形です。読んで書く人と返信対応の人が同じ人事でもよいですが、その場合は募集の数を絞ります。

エージェントベストの見解

相談で最も多い思い込みは、「人を増やせば、送れる数が増えて、結果も増える」というものです。当社は3媒体すべての販売パートナーとしてWantedlyのスカウトの運用を見ていますが、人を増やした会社で最初に起きるのは、送る数が増えることではなく、同じ相手への重複と、文面のばらつきと、返信対応の抜けです。台帳と型が共通になっていないまま人を増やすと、一人で回していたときより、候補者から見た印象は下がります。当社がチーム運用の相談を受けるとき、最初にやるのは、人を増やす前に、台帳を一つにし、型と見本を一つの置き場に置き、返信対応の人を一人決めることです。この三つが揃ってから人を増やすと、増えた分だけ送れます。揃う前に増やすと、増えた分だけ混乱します。

共通にするもの

「共通にする」は、「全員が同じ文面を送る」ことではありません。変えない部分と、面談の型と、台帳が共通で、相手の一文と重なる点は各自が書きます。

週の回し方

• 送る枠は、各自が自分の予定に持つ：全員で同じ時間に送らない。読んで書く人ごとに、週に一度の枠
• 送ったら、台帳に一行：その場で。送り主、相手、募集、一文
• 返信対応の人は、毎日決まった時間に台帳と通知を見る：翌日までに返す
• 週の会は短く：返信対応の人と人事だけで、対応の速さと異常だけを見る。読んで書く人は出なくてよい。スカウトの返信率を毎週見直す方法
• 月の会で、読んで書く人と責任者も出て、一か所を直す：段ごとの数、配分、型の一か所
• 反応は、人事が読んで書く人に個別に戻す：「〇〇さんの文面で返信が来て、面談まで進みました」

「読んで書く人は週の会に出なくてよい」が、現場の負担を減らす要点です。現場に頼むのは、読んで書くことと面談だけです。

新しい人が入るときの渡し方

チームに新しい「読んで書く人」が入るとき、口頭で引き継がず、次を渡します。

1. 型と見本と、避ける言葉と、送る前のチェック：一枚に
2. 台帳の場所と、書き方（送ったら一行）
3. 担当する募集と、その募集記事：「なにを・こんな人」を読んでもらう
4. 最初の数通は、人事が確認してから送る：型に沿っているか、相手の一文があるか
5. 面談の型と、聞かないこと：面談に出る前に
6. 最初の返信と面談の結果を、早く戻す：「やる意味」を最初に

「最初の数通は人事が確認」で、自己流を防ぎます。数通で型に沿えば、あとは各自で送ります。引き継ぎの全体はスカウト運用の引き継ぎで書きました。

負担の偏りの見方

台帳を共通にすると、偏りが見えます。

• 送った数を、送り主ごとに月で見る：特定の人に偏っていないか
• 面談の数を、話す人ごとに見る：面談枠を超えていないか
• 送らない週が続く人がいないか：枠が取れていないか、上司の合意が消えていないか
• 返信対応の人の、対応までの時間：一人で受けきれているか。超えているなら、送る数を減らすか、対応する人を増やす
• 偏りが見えたら、募集の配分を変える：多い人の募集を減らし、少ない人に回す。スカウト通数の配分の考え方

「偏った人が止まると全体が止まる」を防ぐために、月に一度、偏りを見ます。

チームの大きさの考え方

• 読んで書く人の数は、募集の数まで：募集より多くても、担当する募集が無い
• 返信対応は、一人で受けきれる数まで送る：受けきれなくなったら、対応する人を増やすより、送る数を減らすほうが先
• 人事が「整える」に集中できる大きさ：人事が自分でも読んで書くなら、募集を絞る
• 話す人の面談枠の合計が、全体の上限：チームが大きくても、面談枠が無ければ送れない
• 小さく始めて、台帳で回っていることを確かめてから増やす：最初から大きくしない

「面談枠の合計が上限」は、一人で回すときと同じ原則です。チームの大きさは、送る人の数ではなく、面談に出られる枠で決まります。

社内の分担

運用代行や代理店が支えられるのは、役割の置き方の設計、共通にするものの作成、週と月の会の型、新しい人に渡す一枚、偏りの見方の型までで、読んで書くこと、返信対応、面談、配分の決定は企業が行います。代理店の代行の範囲は代理店に運用まで頼めるかで書きました。

エージェントベストの見解

これをやる前に、先に決めておかないとチームが機能しないことがあります。「返信対応を一人に集める」ことです。当社がWantedlyのスカウトのチーム運用を支えるとき、読んで書く人が複数いる会社で、返信の通知がそれぞれの送り主に届き、対応の速さがばらついている状態をよく見ます。返信が早い人の相手は面談に進み、遅い人の相手は離れる。同じ会社なのに、送り主で結果が変わります。当社が最初にお願いするのは、通知を一か所に集め、返信対応を一人にすることです。読んで書く人は複数でよく、返す人は一人。この形が、候補者から見て「一つの会社」に見える条件です。

まとめ

• チームで回す目的は、人が増えても候補者から「一つの会社」に見えること。同じ相手への重複、文面のばらつき、返信対応の抜けを防ぐ
• 役割は、募集ごとの読んで書く人、返信対応の一人、整える人事、月の会に出る責任者。送り主と話す人は同じ
• 型と見本・台帳・返信の型・面談の型・送る前のチェック・トーンを共通にし、置き場を一か所に
• 送る枠は各自、週の会は返信対応の人と人事で短く、月の会で一か所。反応は個別に戻す
• 新しい人には一枚と台帳の場所を渡し、最初の数通は人事が確認。偏りは台帳で月に一度見て、配分を変える。大きさは面談枠で決まる

よくある質問

読んで書く人ごとに、返信の来やすさが違います

台帳で、送り主ごとの相手の一文を並べて見ます。具体の濃さが違うなら、返信が来ている人の文面を見本として全員に渡します。返信対応の速さが違うなら、対応を一人に集めていないことが原因です。個人の差より、型と対応の共通化を先に見ます。

人事が一人で、整える役と返信対応の両方を持てません

返信対応は人事に残し、整える役の一部（絞り込みの条件、台帳の集計、型の更新、見直しの材料）を外部に頼むか、責任者と分けます。返信対応だけは、毎日社内で見る人が要ります。それも無理なら、送る数を減らします。

スカウトのチーム運用は、御社に相談できますか

できます。当社は、役割の置き方の設計、共通にするものの作成、週と月の会の型、新しい人に渡す一枚、偏りの見方の型を支えられます。読んで書くこと、返信対応、面談、配分の決定は、企業が行ってください。当社はOfferBox・Wantedly・ワンキャリアの販売パートナーとして、Wantedlyのスカウト運用を支えています。3媒体の全体像は3媒体の違いと選び方にまとめています。