Wantedlyのスカウト文面のテンプレート管理｜型に入れるものと置き場

スカウト文面のテンプレートは、作ること自体は難しくありません。難しいのは、作ったあとです。送る人ごとに少しずつ変わり、募集記事を直しても型は古いまま、どれが最新か分からず、気づけば十数種類の型が散らばっている。結論から言うと、テンプレートには「変えない部分」（募集の「なぜ」、話す場の案内、署名、募集記事への誘導）だけを入れ、「変える部分」（相手の一文、重なる点）は入れません。型は募集ごとに一つ、置き場は一か所、募集記事を直したら型を見る、月に一度は型を開く、古い型は消さずに「使わない」印を付ける。送る人には型と見本の両方を渡します。 この記事では、型に入れるものと入れないもの、やりがちな失敗、置き場、募集ごとに一つ、更新の手順、古い型の扱い、送る人に渡す形、返信が来た一文との関係、分担を整理します。文面の構成はスカウト文面の書き方、変える範囲はスカウトを相手ごとに変える範囲で書きました。

この作業の目的｜送る人が、2か所だけ書けば済む状態を保つ

テンプレートの目的は、「送る人が、相手の一文と重なる点の2か所だけを書けば、文面が完成する」状態を作り、それを保つことです。

作った時点ではその状態でも、募集記事が変わり、送る人が変わり、型が増えると、崩れます。管理の目的は、「作る」ではなく「保つ」です。

型に入れるもの、入れないもの

「変える部分」を型に入れると、送る人はそこを埋めずに送ります。空欄にして、「ここは毎回書く」と明示するほうが、テンプレの一斉送信を防げます。

書き出しの型は、「相手の何を読んだか」を入れる空欄の形で持ちます。書き出しの考え方はスカウトの書き出しの工夫で書きました。

やりがちな失敗

最も多いのは、最初の「型が増えすぎる」です。「この相手向けの型」「この時期向けの型」と作っていくと、増えます。

エージェントベストの見解

相談で最も多い思い込みは、「相手の属性ごとに型を分けておくと、個別化になる」というものです。当社は3媒体すべての販売パートナーとしてWantedlyのスカウトの運用を見ていますが、「経験者向け」「未経験向け」「学生向け」「地方在住向け」と型を分けている会社の文面を読むと、どの型も「変える部分」が型の中に書かれていて、送る人は型を選ぶだけで送っています。属性ごとの型は、個別化ではなく、テンプレの種類が増えただけです。当社が型を整理するとき、最初にやるのは、型の数を募集ごとに一つに減らし、「変える部分」を型から抜いて空欄にすることです。個別化は、型の数ではなく、空欄を毎回埋めることで起きます。型は少ないほど、空欄が目立ち、埋められます。

置き場を一か所にする

• 社内で普段使っているドキュメントか表計算に、一つのファイル：専用の道具は要らない
• 募集ごとに一つの型が、並んでいる形：募集名、型、見本、最終更新日、担当
• 管理画面の下書きや個人のメモは、置き場にしない：見つからない
• 送る人全員が、同じ場所を見る：「最新はここ」が共通
• 台帳と同じ場所か、隣に置く：返信が来た一文と並べて見られる

置き場が一つなら、「どれが最新か」の問いが消えます。

募集ごとに一つ

型は、募集ごとに一つです。

• 同じ募集に、複数の型を持たない：属性で分けたくなったら、「変える部分」で対応する
• 募集が増えたら、型も一つ増える：募集記事から「なぜ」と「話す場」を取って作る
• 募集が終わったら、型に「使わない」印を付ける：消さない
• 募集記事を分けたら、型も分ける：募集記事を複数出す考え方

「募集の数＝型の数」が、管理できる上限です。

更新の手順

「募集記事を直したら型を見る」を、募集記事の見直しの手順の最後に入れます。見直しの手順は募集記事の反応を見て直す手順で書きました。

古い型の扱い

古い型は、消さずに残します。

• 「使わない」印を付けて、一覧の下に移す：送る人が間違って使わないように
• 返信が来た一文と一緒に残す：どの型でどの一文が効いたかは、次の型の材料になる
• 募集が再開したら、印を外して、募集記事と照らしてから使う：そのまま使わない
• 担当が変わったとき、古い型の一覧を渡す：「なぜこの形になったか」が分かる

消すと、「前はどう書いていたか」が分からなくなります。資産として残す考え方はコンテンツを資産として貯める考え方で書いたのと同じです。

送る人に渡す形｜型と見本

送る人には、型だけでなく、見本を一緒に渡します。

• 型：変えない部分が書かれ、変える部分が空欄
• 見本：空欄が埋まった、実際に返信が来た文面（相手の情報は伏せる）
• 「ここは毎回書く」の注記：空欄の横に
• 避ける言葉の一覧：短く
• 送る前のチェックの三つ：相手の一文があるか、応募ではなく話す場か、誰が話すか

型だけだと、空欄に何を書けばよいか分かりません。見本があれば、「このくらいの具体で」が伝わります。送る人が増えたときも、見本を渡すだけで揃います。分担の考え方はスカウトを誰が送るかで書きました。

返信が来た一文の蓄積と、型の関係

台帳に溜まる「返信が来た一文」は、型を直す材料です。

• 一文そのものは、型に入れない：相手ごとに違う。入れるとテンプレになる
• 一文の「型」（経験を挙げた、興味を挙げた、最近の動きを挙げた）を、書き出しの型に反映する：「〇〇の経験を読んで」か「〇〇に興味があると書かれていたので」か
• 月に一度、一つだけ：書き出しの型を、返信が来やすい形に寄せる

一文の蓄積は、型を増やすためではなく、一つの型をよくするために使います。

社内の分担

運用代行や代理店が支えられるのは、型の作成、置き場の設計、更新の手順の型、見本の作成、古い型の整理までで、募集の「なぜ」の決定、空欄を埋めること、送ることは企業が行います。代理店の代行の範囲は代理店に運用まで頼めるかで書きました。

エージェントベストの見解

申し込んだあと、型の管理で半年後に起きやすいのは、「型を作った人が異動し、誰も型を開かなくなり、送る人が自分のメモで送っている」ことです。型は、作った時点では整っていても、開かれなければ古くなります。当社がWantedlyの運用を半年後に見るとき、型の置き場を聞いて、「最終更新日」を見ます。数か月前で止まっていれば、その間に募集記事は直され、型はずれています。当社が型の管理を支えるとき、最初にお願いするのは、置き場を一つにし、「月に一度、型を開く」を人事の予定に入れることです。開くだけで足ります。開けば、ずれに気づきます。型は、作ることより、開き続けることで保たれます。

まとめ

• 型には「変えない部分」だけを入れ、「変える部分」は空欄にする。属性ごとに型を分けない
• 型が増える、置き場がばらばら、募集記事とずれる、送る人が勝手に変える、が失敗
• 置き場は一か所、型は募集ごとに一つ、募集記事を直したら型を見る、月に一度は型を開く
• 古い型は消さず「使わない」印を付けて残す。送る人には型と見本と避ける言葉とチェックの三つを渡す
• 返信が来た一文は型に入れず、一文の「型」を書き出しの型に月に一つだけ反映する

よくある質問

送る人が「この相手には型が合わない」と言います

型は「変えない部分」だけなので、相手に合わせるのは空欄の2か所です。合わないと感じるのは、「なぜ」や「話す場」が募集記事とずれているか、その相手が募集の「こんな人」から外れているかです。前者なら型を直し、後者なら送らない判断をします。型を増やしません。

型を作る時間がありません

募集記事から、「なぜ」の一文、話す場の案内、誘導の一文を抜き出し、署名を付ければ、型はできます。募集記事が整っていれば、短時間で済みます。整っていなければ、型より先に募集記事です。

スカウト文面の型の管理は、御社に相談できますか

できます。当社は、型の作成、置き場の設計、更新の手順の型、見本の作成、古い型の整理を支えられます。募集の「なぜ」の決定、空欄を埋めること、送ることは、企業が行ってください。当社はOfferBox・Wantedly・ワンキャリアの販売パートナーとして、Wantedlyのスカウト運用を支えています。3媒体の全体像は3媒体の違いと選び方にまとめています。