採用人数が多い会社のOfferBox運用の分担｜読んで書くを人数で割る

採用人数が多い。一人二人ではなく、まとまった人数を、OfferBoxで採る。送る数が増え、承認が増え、面談が増えます。ここで起きるのは、「読んで書く」が追いつかず、読まずに送る形に戻ることです。結論から言うと、採用人数が多いときは、送る数から逆算して、「読んで書く」を何人で割るかを先に決めます。作業で分けるか学生で分けるかを決め、承認への対応と面談の枠を、送る前に確保します。名義が増えたら、質を揃える合意と見本を持ち、台帳は一つにして週に一度見ます。人数が多くても、一人あたりの文面を薄くしません。職種と時期の波に、人を寄せます。 この記事では、人数が多いときに起きること、逆算、分け方、枠の確保、名義と質、台帳、薄くしないこと、波への寄せ方、分担を整理します。チーム運用の基本はOfferBoxをチームで運用するときの役割分担、送信計画はOfferBoxで採用人数から逆算する送信計画で書きました。この記事は、それらを「人数が多い」という症状から辿るものです。

この作業の目的｜数を増やしても、「読んで書く」を保つ

採用人数が多い会社の問題は、数を増やすこと自体ではなく、増やしたときに一通あたりの質が落ちることです。質が落ちると、送った数のわりに承認が来ず、さらに数を増やす、という形に入ります。

目的は、数を人数で割り、一人あたりの「読んで書く」を保ったまま、全体の数を増やすことです。

人数が多いときに、起きること

共通するのは、「送る数」だけを増やし、その後ろの承認・面談・選考の枠を増やしていないことです。

送る数から逆算して、何人で割るか

1. 採る人数から、送る数を逆算する：割合を置いて戻す。OfferBoxで採用人数から逆算する送信計画
2. 一人が「読んで書く」を保てる週の数を決める：週の時間と、一人あたりの読む時間から
3. 送る数を、その数で割る：送る人の人数が出る
4. その人数が確保できないなら、送る数を減らす：人数に合わせて、時期を延ばすか、目標を見直す
5. 承認への対応と面談の枠を、送る数から逆算する：承認の割合と面談の割合で戻す

「人数が確保できないなら、送る数を減らす」が要点です。減らさずに一人あたりの数を増やすと、読まずに送る形に戻ります。

エージェントベストの見解

相談で最も多い思い込みは、「採用人数が多いのだから、一通あたりの時間を削って数を出すしかない」というものです。当社は3媒体すべての販売パートナーとして、OfferBoxの運用を見ていますが、一通あたりの時間を削った会社は、送る数は増えても承認が減り、面談まで進む学生の数は、削る前と変わらないか、減っています。人数が多い会社で結果が出ているのは、送る人を増やして一人あたりの数を保ち、承認への対応と面談の枠を送る前に確保した会社です。当社が人数の多い会社の相談を受けるとき、最初にやるのは、文面の効率化ではなく、「送る人は何人いますか」「承認に返す人は誰ですか」「面談の枠は週に何回ありますか」の三つを聞くことです。この三つが送る数に見合っていなければ、送る数を増やしても面談は増えません。

作業で分けるか、学生で分けるか

「読むと書くは同じ人」を崩さないことが、どの分け方でも共通です。分け方の詳しい考え方はOfferBoxをチームで運用するときの役割分担で書きました。

承認への対応と面談の枠を、送る前に確保する

• 承認に当日に返す担当を、送る前に決める：送る人と同じでも、別でもよい。「誰が」を決める
• 面談の枠を、送る数から逆算して先に確保する：承認の割合と面談の割合で、週に何回の枠が要るかを出す
• 面談に出る現場の人を、複数確保する：一人に集中させない
• 面接官を、選考に進む数から逆算して確保する：面談の次の段の枠
• 枠が確保できない週は、送る数を減らす：承認が来てから枠を探さない

承認への対応の速さはOfferBoxの即日対応、面談の枠はOfferBoxで面談につながらないときの原因の切り分けで書きました。

名義が増えたら、質を揃える

• 見本を一つ持つ：「この文面が基準」を、全員が読める場所に
• 空欄の埋め方の合意：学生の一文は自由記述から、現場の一文は職種ごとの一文から
• 最初の数通は、一人が全員分を読む：質が揃うまで
• 名義の人が、自分の名前で送る文面を確認する：名前だけ貸さない
• 週に一度、数通を並べて読む：ばらつきが出たら、見本に戻す

型と名義の考え方はOfferBoxのオファー文面テンプレートを作るときの注意で書きました。

台帳を一つにして、週に一度見る

• 台帳は一つ：送る人ごとに持たない。重複と抜けが出る
• 誰が誰に送ったか、承認、面談、選考の段、次の連絡日を一つの表に
• 週に一度、全員で見る：承認への対応が遅れている学生、面談の枠が取れていない学生、を拾う
• 送る人ごとの数字を並べる：読んで書いている人と、書いていない人が、承認の割合で見える
• 月に一度、割合を置き直す：送る数の逆算を、実際の割合で直す

週の見直しの型はOfferBoxの週次レビュー、台帳の型はOfferBoxのKPI設計で書きました。

人数が多くても、一人あたりの文面を薄くしない

• 学生の一文と現場の一文は、どの文面にも入れる：数が多くても、この二つを抜かない
• 「型に埋めるだけ」で、一通あたりの時間は短くなる：薄くするのではなく、型で速くする
• 薄くした文面と、読んで書いた文面の承認の割合を並べる：薄くしたほうが低ければ、戻す
• 数を出すために薄くしたくなったら、送る人を増やすか、送る数を減らす：文面を削らない

「数を出す」と「薄くする」は、別のことです。数は人数で出し、文面は型で速くします。

職種と時期の波に、人を寄せる

• 職種ごとの送る時期が違うなら、時期ごとに人を寄せる：全職種を同時に全員で回さない
• 承認が集中する週に、返す人を増やす：送った翌週
• 面談が集中する時期に、現場の人の枠を増やす：先に現場に伝えておく
• 波の外の時期は、送る数を減らし、材料を集める：型の見直し、企業ページの更新
• 年間の波を一枚にする：OfferBoxの年間スケジュール

社内の分担

運用代行や代理店が支えられるのは、逆算の型、分け方の設計、見本と合意の型、台帳の型、週の見直しの材料、送る作業の一部までで、承認に返すこと、面談、面接、人を確保する判断は企業が行います。代理店の代行の範囲は代理店に運用まで頼めるかで書きました。

エージェントベストの見解

これは数字の読み方の話です。採用人数が多い会社は、「送った数」で運用を見がちです。当社がOfferBoxの人数の多い会社の相談を受けるとき、見るのは「送った数」ではなく、「送る人一人あたりの承認の割合」と、「承認から面談までの日数」です。前者が下がっていれば、読まずに送る形に戻っています。後者が延びていれば、承認への対応か面談の枠が足りていません。この二つを週に見て、下がった・延びたら、送る数を減らすか、人を足すか、を決めます。送った数が増えていても、この二つが崩れていれば、面談は増えません。人数の多さは、送った数ではなく、この二つを保ったまま送る人を増やせるか、で決まります。

まとめ

• 人数が多いと、読まずに送る・承認への対応が遅れる・面談の枠が足りない・名義で質がばらつく・台帳が分かれる、が起きる。送る数の後ろの枠を増やしていないことが原因
• 採る人数から送る数を逆算し、一人が読んで書ける数で割って送る人の数を出す。確保できないなら送る数を減らす
• 分け方は作業・学生・職種・時期。どの分け方でも「読むと書くは同じ人」を崩さない
• 承認に返す担当と面談の枠を、送る前に確保する。名義が増えたら見本と合意を持ち、台帳は一つで週に一度見る
• 数は人数で出し、文面は型で速くする。薄くしない。職種と時期の波に人を寄せる

よくある質問

送る人を増やせないのに、採る人数は決まっています

送る数を減らして、時期を延ばすか、目標を責任者と見直します。人数を増やせないまま一人あたりの数を増やすと、読まずに送る形になり、承認が減り、結果として採る人数に届きません。「一人が読んで書ける数」を上限として、その数で届く人数と時期を、逆算して示すのが早い方法です。

送る人ごとに承認の割合が大きく違います

割合の低い人の文面を、見本と並べて読みます。学生の一文と現場の一文が入っているか、を見ます。入っていなければ、そこを直します。入っていて低いなら、送る相手の選び方（自由記述から一文が拾える学生か）を見ます。人を責めず、文面と相手を見ます。

採用人数が多い会社の運用は、御社に相談できますか

できます。当社は、逆算の型、分け方の設計、見本と合意の型、台帳の型、週の見直しの材料、送る作業の一部を支えられます。承認に返すこと、面談、面接、人を確保する判断は、企業が行ってください。当社はOfferBox・Wantedly・ワンキャリアの販売パートナーとして、OfferBoxの運用を支えています。3媒体の全体像は3媒体の違いと選び方にまとめています。