OfferBoxで採用人数から逆算する送信計画｜割合の置き方と回し方

「この卒年で何人採るか」は決まっている。では、年間で何人に送ればよいか。結論から言うと、採る人数から、承諾、内定、面接、面談、承認、送信の順に、それぞれの割合で割り戻すと、年間の送信数が出ます。割合は前年の実績で置き、無ければ仮で置いて、月に一度置き直します。年間の送信数を期間で割って週のペースにし、面談枠で上限を確かめる、という流れです。 計画は最初から正確には作れません。仮で置いて回し始め、実績で直すものです。この記事では、割合の置き方、逆算の手順、時期と職種への配分、予備の持ち方、置き直しの時期、やりがちな失敗、人事と現場の分担を整理します。数値は書きません。自社の実績で決まる数だからです。週のペースの決め方はオファー送信ペースの決め方で書きました。この記事は、その前段の年間の計画です。

この作業の目的｜「送る数」に根拠を持たせる

送信計画が無いと、送る数は担当の気分と時間で決まります。多く送れる週もあれば、送らない週もある。年度の終わりに「足りなかった」と分かっても、どこで足りなかったかが分かりません。

計画があると、「この週にこの数を送る根拠は、採る人数からの逆算」と言えます。足りないときも、「承認率が想定より低い」「面談に進む割合が低い」と、どの段階で足りないかが分かり、直す場所が決まります。

計画の目的は、正確に当てることではなく、根拠を持って始め、実績で直せる形にすることです。

手順1｜割合を置く

逆算に使う割合は、5つです。前年の実績があればそれを使い、無ければ仮で置きます。

仮で置く数字が外れていても構いません。最初の月の実績で置き直します。置かずに始めると、置き直す元が無く、年度の終わりまで「なんとなく」が続きます。

割合は、職種や時期で違うことがあります。職種が複数なら職種ごとに、早期と後期で分けるなら時期ごとに置きます。最初は全体で1つ置き、実績が溜まったら分けても構いません。

手順2｜採る人数から、送信数まで戻す

割合を置いたら、採る人数から順に割り戻します。

1. 採る人数：この卒年で採る人数。職種ごとに
2. 必要な内定数：採る人数を承諾率で割る。承諾しない学生の分だけ、多く内定を出す
3. 必要な最終面接数：内定数を内定率で割る
4. 必要な初回面談数：最終面接数を選考通過率で割る
5. 必要な承認数：面談数を面談進行率で割る
6. 必要な送信数：承認数を承認率で割る

これが、年間の送信数です。採る人数が少なくても、割合を重ねると送信数は大きくなります。ここで「多すぎる」と感じたら、割合のどれかを上げる工夫（返信を速くして面談進行率を上げる、文面を深くして承認率を上げる、段階を減らして選考通過率を上げる）か、採る人数の見直しか、のどちらかです。

エージェントベストの見解

これをやる前に、先に決めておかないと計画が作れないことがあります。「採る人数を、職種ごとに確定する」ことです。当社がOfferBoxの運用代行で送信計画を作るとき、「全体で〇人」は決まっていても、職種ごとに何人かが決まっていない会社が多くあります。職種ごとに決まっていないと、職種ごとの割合が置けず、送信数を職種に配分できず、結果として送りやすい職種に偏ります。年度の終わりに「技術職が足りない」となる原因は、たいていここです。当社は3媒体すべての販売パートナーとしてOfferBoxの契約後の運用を見ていますが、計画どおりに採れている会社は、職種ごとの人数を最初に確定し、職種ごとに逆算しています。全体の人数から始めるのではなく、職種ごとの人数から始める。それが、送信計画で最初に決めることです。決め方はOfferBoxのターゲット設計で書きました。

手順3｜時期と職種に配分する

年間の送信数を、時期と職種に配分します。

時期の配分

職種の配分

• 職種ごとの採る人数から逆算した送信数を、そのまま職種の配分にする
• 承認率が低い職種は、送信数が多くなる。読む時間もその分要る
• 読む時間が足りない職種は、読む人を増やすか、送る時期をずらすか、採る人数を見直す

配分したら、時期ごとの送信数を、その時期の週数で割ります。これが週のペースの元になります。週のペースは、面談枠で上限を確かめます。確かめ方は送信ペースの記事で書きました。上限を超えるなら、時期を広げるか、面談枠を増やすかです。

手順4｜辞退分の予備を持つ

計画どおりに進んでも、辞退は起きます。承諾率で見込んだ分より多く辞退が出ることもあります。

1. 後期の送信数を、予備として計画に入れておく：辞退が出てから慌てて送るのではなく、最初から後期の枠を持つ
2. 予備の送信に必要な読む時間と面談枠を、後期に確保しておく：予備は送る数だけでなく、体制も予備が要る
3. 辞退が想定より少なければ、予備は使わない：使わなければ、その時間は次の卒年の準備に回す
4. 辞退が想定より多ければ、予備を使い、承諾率を置き直す：次の卒年の計画に反映する

予備を持たない計画は、辞退が出た時点で崩れます。持っておけば、辞退は計画の範囲内です。辞退を減らす設計は承認後の辞退を減らす連絡設計で書きました。

手順5｜月に一度、割合を置き直す

計画は、実績で直します。置き直しの時期と、見るものを決めておきます。

置き直すと、残りの期間の送信数が変わります。承認率が想定より低ければ送信数を増やすか、文面と検索条件を直して承認率を上げるか。面談進行率が低ければ、返信の速さを見直す。どの割合が低いかで、直す場所が決まります。

「毎月、採る人数に対していまの見込みは何人か」を見る習慣が、計画を生かします。年度の終わりに初めて見るのでは遅い。

やりがちな失敗

最も多いのは、「割合を置かずに送り始める」です。仮の数字を置くことに抵抗があっても、置かないよりは置くほうが、あとで直せます。

社内の分担

計画は人事が作りますが、面接官に「なぜこの週にこの枠が要るか」を根拠として示すことで、枠が出やすくなります。経営には「採る人数に対していまの見込みは何人か」を毎月伝えると、途中の判断（人数の見直し、体制の追加）が早くなります。運用代行に出す場合、割合の置き直しと逆算と配分は代行が行えますが、採る人数の確定と面談枠は社内です。代行の範囲は代理店に運用まで頼めるかで書きました。

エージェントベストの見解

媒体を比べたり計画を作ったりするときに、他社の割合（承認率、内定率）を参考にしたいという相談は多いのですが、当社は他社の割合をそのまま使うことを勧めていません。割合は、文面の深さ、検索条件、返信の速さ、選考の段階の数、面談の質で大きく変わり、同じ媒体でも会社ごとに違います。他社の割合で計画を作ると、自社の実績と合わず、年度の途中で計画が崩れます。当社がOfferBoxの運用代行で計画を作るときは、前年の自社実績があればそれを、無ければ保守的な仮の数字を置き、最初の月の実績で置き直します。当社が3媒体すべての販売パートナーとして見てきた範囲での傾向はお伝えできますが、それは「仮の数字を置くための参考」であって、計画の根拠ではありません。計画の根拠は、自社の実績だけです。実績が無いなら、早く実績を作って置き直す。それが、送信計画の正しい使い方です。

まとめ

• 採る人数から、承諾率・内定率・選考通過率・面談進行率・承認率で割り戻すと、年間の送信数が出る
• 割合は前年実績か仮で置き、最初の月から置き直す。他社の割合は参考にとどめる
• 職種ごとの人数から始める。全体の人数から始めると、送りやすい職種に偏る
• 時期と職種に配分し、週のペースに落とし、面談枠で上限を確かめる。後期の予備を最初から持つ
• 毎月、採る人数に対する見込みを見て、低い割合の段階を直す

よくある質問

前年の実績が無く、割合が置けません

仮で置きます。保守的に置いて、最初の月の実績で置き直します。仮の数字が外れていても、置き直せば直ります。置かずに始めると、置き直す元が無く、年度の終わりまで「なんとなく」が続きます。当社に相談いただければ、仮の数字を置くための傾向はお伝えできます。

逆算したら、送信数が多すぎて送れません

割合のどれかを上げる工夫（返信を速くする、文面を深くする、段階を減らす）か、読む時間と面談枠を増やすか、採る人数を見直すか、のどれかです。割合を楽観的に置き直して送信数を減らすのは、年度末に足りなくなるので避けます。

送信計画は、運用代行に頼めますか

割合の設定と置き直し、逆算、時期と職種への配分は当社が行えます。職種ごとの採る人数の確定と、面談枠は企業に決めていただきます。当社がOfferBoxの運用代行を受けるときは、最初の打ち合わせで計画を作り、月に一度、見込みを企業と一緒に見ます。3媒体の全体像は3媒体の違いと選び方にまとめています。