OfferBoxで事務職を採るオファー文面の書き方｜どの事務か・誰を支えるか

OfferBoxで事務職を採るとき、文面で最も多い失敗は「事務職は志望する学生が多いから、文面は簡単でよい」と考えることです。結論から言うと、事務職の文面は「サポート業務」「アシスタント」の言葉で薄めず、「どの事務か」「誰の何を支えるか」を一つ書き、定型の仕事が多いのか、改善を求めるのかを正直に書いた文面が届きます。 事務職を志望する学生は、複数の会社から事務職のオファーを受けていることが多く、見比べています。見比べたときに残るのは、仕事の中身が具体的に書かれている文面です。この記事では、事務職志望の学生がOfferBoxで何を見ているか、文面に書くこと、「サポート」の言葉の扱い、面談への接続を整理します。文面全体の基本はOfferBoxのオファー文面の基本で書いたので、ここでは事務職に固有の部分だけを扱います。OfferBoxの仕様や数値には触れず、運用の考え方だけを書きます。

事務職志望の学生がOfferBoxで見ているもの

事務職を志望する学生は、オファーを開いたときに、次のことを見ています。

事務職を志望する学生の動機は一様ではありません。「人を支える仕事がしたい」学生、「正確さで貢献したい」学生、「勤務地と働き方で選んでいる」学生がいます。どの動機の学生にも共通して見ているのは「この会社の事務は、具体的に何をするのか」です。「サポート業務全般」「幅広い業務」と書かれた文面は、どの動機の学生にも中身が伝わらず、他社の事務職と見比べたときに残りません。

もう一つ、事務職の文面で学生が見ているのは、「誰でもできる仕事」として書かれていないかです。仕事の中身がなく、「未経験歓迎」「丁寧に教えます」だけの文面は、学生には「誰でもよいから送っている」と読まれます。

文面に書くこと｜どの事務か、誰の何を支えるか

事務職向けの文面は、次の順で組みます。

1. 書き出し：学生の経験に触れる。「読んだ」「こう思った」「だから送った」の三つ
2. どの事務かを一つ：経理なら経理、営業事務なら営業事務。「事務職」の一語で止めない
3. 誰の何を支えるか：支える相手と、その相手の何が楽になるか
4. 定型か改善かを正直に：決まった手順を正確に回す仕事なら、そう書く。手順を変える仕事なら、そう書く
5. 次の行動を一つ：面談の案内だけ

二つ目と三つ目が、事務職の文面の中心です。「営業事務」と書くだけでなく、「営業担当が客先に出ている間の見積と受注を回し、営業が外に出る時間を作る仕事」のように、支える相手と、相手の何が楽になるかを書きます。ここまで書くと、学生は自分がその場にいる姿を想像できます。

書き出しで学生の経験に触れるとき、事務職の場合は「丁寧」「正確」「気配り」の人柄の言葉ではなく、「整えた」「減らした」「引き受けて回した」の行動で触れます。「サークルの会計で、立替の精算を月ごとにまとめる形に変えて、未精算を減らしたのを読みました」のような形です。人柄の言葉で触れると、どの事務職の文面にも同じ言葉が並び、見比べた学生には残りません。文系学生の経験を行動の型で拾う考え方はOfferBoxで文系学生にオファーを送るときの文面で書きました。

エージェントベストの見解

事務職の文面で、発注側が最も誤解しているのは「事務職は志望する学生が多いから、文面に力を入れなくても承認が付く」という考え方です。承認は付きます。ただ、その先で止まります。当社は3媒体すべての販売パートナーとしてOfferBoxの契約後の運用を見ていますが、事務職で承認は付くのに面談後に進まない会社は、文面が「事務職を募集しています」で終わり、面談で初めて「どの事務か」を学生が知る、という流れになっています。学生は複数の事務職のオファーを承認し、面談で中身を聞いて選んでいます。文面で中身が書かれていない会社は、面談まで来ても比べられて残りません。逆に、文面で「どの事務か」「誰の何を支えるか」「定型か改善か」まで書いた会社は、承認の数は減っても、面談に来る学生がその中身を知った上で来るので、面談後の進み方が違います。事務職の文面は、承認を増やすためではなく、面談に来る学生を絞るために書きます。

「サポート」「アシスタント」の言葉の扱い

事務職の文面で、「サポート」「アシスタント」「補助」の言葉は、使わないことを勧めます。理由は三つあります。

• 仕事の中身が消える：「営業をサポートする」では、何をするのか分からない。「見積と受注を回す」なら分かる
• 主体がない仕事に読まれる：学生は「誰かの下で言われたことをする仕事」と受け取る。自分の判断がない仕事に読まれると、行動を持つ学生ほど離れる
• 他社と同じ文面になる：事務職の文面には「サポート」が多く、見比べた学生には区別が付かない

「支える」という言葉は使ってよいですが、「誰の」「何を」と一緒に書きます。支える相手を書き、相手の何が楽になるかを書くと、「サポート」を使わずに、支える仕事であることが伝わります。文面の失敗の型はOfferBoxのオファー文面でやりがちな失敗で書きました。

定型か改善かを正直に書く

事務職の文面で、学生が入社後に最も差を感じるのが、「決まった手順を正確に回す仕事」なのか、「手順を変えていく仕事」なのかです。

• 定型が多い仕事なら、そう書く：「決まった手順を、間違えずに回すことが一番の仕事です」と書く。正確さで貢献したい学生には、それが届く
• 改善を求めるなら、そう書く：「今の手順には無駄があり、変えていく人を探しています」と書く。整えた行動を持つ学生には、それが届く
• 両方を書かない：「正確さも改善も」と書くと、どちらの学生にも中身が伝わらない。どちらが多いかで決める

改善を求めているのに「サポート業務」と書くと、定型を望む学生が来て、入社後に合いません。定型が多いのに「改善を任せます」と書くと、改善を望む学生が来て、面談か入社後に離れます。どちらを書くかは、人事ではなく、その事務職の上司と決めます。勤務地と転勤の書き方は、総合職の文面と同じ考え方です。OfferBoxで総合職を採るオファー文面の書き方で書きました。

検索・ターゲットの考え方との関係

事務職の文面は、「どの事務か」「定型か改善か」で書き出しが変わるので、検索もそれに合わせて組みます。事務志望で絞った相手には「どの事務か」を先に、事務志望以外で「整えた行動」を持つ相手には、その行動と事務のつながりを先に書きます。検索の考え方は、次の記事で書きます。

選考への接続｜事務職の先輩社員が面談に出る

事務職の文面は、面談で「どの事務か」「一日の流れ」を、その事務をしている人が話すことを前提に書きます。

• 面談の担当は、名義になった事務職の先輩社員か、その事務の上司：人事だけで面談をしない
• 文面で書いた仕事を、面談で一日の流れとして話す：朝に何をして、誰から何が来て、何を返すか
• 定型か改善かは、面談でも同じことを言う：文面と面談で違うと、学生はそこで離れる
• 勤務地と転勤は、面談で確認する：事務職は勤務地で選ぶ学生が多い。文面で書いたことを、面談で再度伝える

文面と面談で話すことが揃っていると、承認から面談、面談から選考への流れが読めます。面談の組み方はOfferBoxの面談設計で書きました。

エージェントベストの見解

事務職の文面を書く前に、当社が先に決めてもらうのは「この事務職に、定型を求めるのか、改善を求めるのか」の一つです。多くの会社では、ここが決まらないまま文面を書き始め、「正確で、改善もできる人」を探す文面になります。この文面で来た学生は、面談で「実際はどちらですか」と聞き、答えが曖昧だと離れます。当社が運用を見ている会社でも、事務職の上司に「今の手順を変えてほしいか、変えないでほしいか」を一つ答えてもらってから文面を書いた会社は、文面が短くなり、来る学生の種類が揃います。改善を求める会社は「整えた・減らした」行動を持つ学生に絞って送り、定型を求める会社は「続けた・間違えなかった」行動を持つ学生に絞って送る。同じ事務職でも、送る相手が変わります。事務職の文面で最初に決めるのは、書き出しでも「サポート」の言い換えでもなく、「定型か改善か」の一つです。

社内の分担

事務職の先輩社員に頼むのは、一日の流れの一言と、確認と、面談の三つです。「どの事務か」と「定型か改善か」は上司が決めます。ここを先輩社員に決めさせると、本人の感想で書くことになり、上司の期待とずれます。

やりがちな失敗

まとめ

• 事務職の学生は複数のオファーを見比べている。残るのは「どの事務か」「誰の何を支えるか」が書かれた文面
• 「サポート」「アシスタント」を使わない。支える相手と、相手の何が楽になるかを書く
• 定型か改善かを一つに決め、正直に書く。両方を書かない
• 学生には人柄ではなく「整えた・減らした・回した」の行動で触れる
• 名義は事務職の先輩社員。面談で一日の流れを、文面と同じ言葉で話す

よくある質問

事務職の仕事が本当に定型ばかりで、書くと魅力がない気がします

定型が多いなら、そのまま書きます。「決まった手順を間違えずに回すことが一番の仕事です」と書いて、正確さで貢献したい学生に届けます。魅力を足そうとして「改善も任せます」と書くと、来る学生がずれます。書き足すなら、その定型が誰の何を支えているか、間違えずに回すことで会社の何が守られているかです。定型を「魅力がない」と考えるのは会社側で、学生の側には定型を望む動機があります。

事務職は勤務地で選ぶ学生が多いと聞きます。文面に書くべきですか

書きます。事務職は転勤がない前提で志望している学生が多く、勤務地と転勤の有無は、学生が最初に確かめることの一つです。転勤がないならないと書き、あるなら範囲を書きます。書かずに送ると、承認は付いても、面談で分かった学生が離れます。勤務地が複数ある会社は、勤務地ごとに文面を分けます。

事務職の文面は、運用代行に頼めますか

頼めますが、「どの事務か」「誰の何を支えるか」「定型か改善か」は社内で決めておきます。代行に任せられるのは、学生の行動を読み、決まった一文とつなげて書き、名義の先輩社員に確認を回す作業です。三つが決まっていないと、代行は「サポート業務」と書くしかなく、他社と同じ文面になります。範囲の決め方は運用代行に任せる範囲で書きました。