ワンキャリアのスカウトを誰が送るか｜人事と現場の作業ごとの分担

ワンキャリアのスカウトを、人事が全部やるのか、入社してまもない社員や面接に出る人に頼むのか。人事が全部やると、文面に「最初の1年」の具体が入らず、面談で仕事の話ができません。現場に丸投げすると、忙しさで止まり、受諾への対応が遅れ、体験談を誰も読まなくなります。結論から言うと、ワンキャリアのスカウトは、「プロフィールを読んで一文を書く・面談に出る」を入社してまもない社員が、「型・受諾対応・台帳・体験談を読む・見直し」を人事が担う分担にします。募集ごとに担当を決め、入社してまもない社員の時間を先に確保し、人事は送る人ではなく「整える人」になります。分担がずれると、文面が薄くなるか、対応が遅れるかのどちらかが起きるので、そのサインで見直します。 この記事では、両極の失敗、作業ごとの分担、募集ごとの担当、時間の確保、人事の役割、ずれのサイン、見直し、社内の合意を整理します。他媒体の分担はOfferBoxの現場の巻き込み方とWantedlyのスカウトを誰が送るかで書きました。ワンキャリアでは「体験談を読む」という作業が加わります。

この作業の目的｜文面の具体と、対応の速さと、体験談との整合を、全部保つ

ワンキャリアのスカウトの結果は、「文面に学生の一文と最初の1年の具体があるか」「受諾に翌日までに対応できるか」「企業ページと体験談が揃っているか」の三つで大きく決まります。

一つ目は、その仕事を最近始めた人が書くと具体になり、人事が書くと一般的になります。二つ目は、毎日見る人がいないと遅れ、現場の人は毎日見られません。三つ目は、体験談を読んで揃える人が要ります。分担の目的は、この三つを、別の人が担うことで全部保つことです。

両極の失敗

最も多いのは、最初の「人事が全部やる」です。人事が「自分の仕事だから」と抱え、文面が薄くなり、面談で学生が「最初の1年の話を、やった人から聞けなかった」と体験談に書きます。

作業ごとの分担

「読む・書く・送る・話す」が入社してまもない社員、「型・受諾対応・台帳・体験談を読む・見直し」が人事です。現場に頼むのは、週に一度の読んで書く時間と、面談に出る時間だけで、それ以外は人事が引き受けます。

エージェントベストの見解

相談で最も多い思い込みは、「入社してまもない社員は忙しく、まだ会社のことも分かっていないので、スカウトは人事がやるしかない」というものです。当社は3媒体すべての販売パートナーとして、ワンキャリアのスカウトの運用を見ていますが、人事が全部を担っている会社の文面を読むと、学生のプロフィールは引用されていても、「その活動が、最初の1年のどこで活きるか」が書かれていません。人事は最初の1年を最近経験していないので、書けないのです。入社してまもない社員は、まさにそれを経験したばかりで、「自分も学生時代に〇〇していて、最初の月の△△で活きた」と書けます。当社が分担の相談を受けるとき、最初にやるのは、現場に頼む作業を「読んで一文を書く」と「面談に出る」だけに絞り、残りを全部人事に寄せることです。忙しいからこそ、頼む範囲を絞ります。

募集ごとに担当を決める

• 募集ごとに「読んで書く人」を一人決める：その職種の入社してまもない社員。複数の募集を一人が持たない
• その人が面談にも出る：送り主と話す人が同じ
• その人が出られない週の代わりを決める：同じ職種の別の社員か、責任者
• 受諾への対応は、全募集を人事が一人で：通知を一か所に集める
• 募集が終わったら、担当を解く

「送り主と話す人が同じ」が、募集ごとに決める理由です。受諾した学生は、文面の送り主と話したいと思って返しています。面談で別の人が出ると、そこでずれ、体験談に書かれます。

入社してまもない社員の時間を、先に確保する

1. 上司に、「週に一度、〇〇の時間をスカウトに使う」と合意を取る：業務として
2. 週に決まった枠を、その人の予定に入れる：空いたらやる、にしない
3. 枠の中で、読める数だけ読む：数を目標にしない
4. 面談の枠も、別に確保する：受諾が来てから探さない。学生の都合（夕方以降など）に合わせられる枠を
5. 忙しい時期は、枠を減らすと先に決めておく：ゼロにしない
6. 入社してまもない社員が異動や退職で変わるときの引き継ぎ：その募集の担当を次の入社してまもない社員へ

「上司の合意」が最初です。合意が無いと、本人は「自分の仕事の時間を削っている」と感じ、続きません。頼み方の考え方は記事づくりに社員の協力を得る方法で書いたのと同じです。

人事は「整える人」になる

「反応を戻す」が、現場の協力を続ける要点です。特にワンキャリアでは、体験談に書かれた良い言葉を本人に戻すと、「自分の文面が学生に届いた」と実感でき、次も続きます。

分担がずれたときのサイン

サインが出たら、作業の一覧に戻って、誰がやっているかを確かめます。多くの場合、人事が抱えすぎているか、現場に渡しすぎているかのどちらかです。

分担の見直しと、社内の合意

• 年度の見直しで、分担のサインを確かめる：段の表と体験談と一緒に
• 入社してまもない社員が変わったら、分担の一覧を渡す：口頭で引き継がない
• 半年に一度、現場の負担を聞く：「週の枠は、続けられる大きさか」
• 分担の一覧を、上司と現場と人事で共有する

社内の合意は、「現場に頼むのは読んで書くことと面談だけ、それ以外は人事」という一文で足ります。この一文が共有されていれば、現場は安心して引き受け、人事は抱えすぎません。

社内の分担

運用代行や代理店が支えられるのは、分担の一覧の型、募集ごとの担当の決め方、現場に渡す型と見本、人事の作業の整理、ずれのサインの確認までで、読んで書くこと、送ること、受諾対応、面談、上司の合意は企業が行います。

エージェントベストの見解

自社で持つべきなのは、どこまでか。当社がワンキャリアのスカウトの分担を支えるとき、分担の一覧、型、見本、人事の作業の整理は当社が出せます。人事の作業の一部（絞り込みの条件、台帳の型、見直しの型、体験談の要点の整理）は、当社が肩代わりすることもできます。ただし、「入社してまもない社員が読んで一文を書く」ことと「人事が翌日までに受諾に対応する」ことの二つは、社内にしか置けません。前者は最初の1年を最近経験した人の言葉が要り、後者は毎日社内で見る人が要ります。当社が最初にお伝えするのは、この二つを社内で確保できるかどうかで、スカウトを始めるか決めてください、ということです。確保できるなら、残りは当社が整えられます。確保できないなら、スカウトより先に、企業ページとイベントを整えて待つほうが、体験談に書かれる失敗が減ります。

まとめ

• 「読んで一文を書く・送る・面談に出る」は入社してまもない社員、「型・受諾対応・台帳・体験談を読む・見直し」は人事
• 人事が全部やると「最初の1年」の具体が入らず面談で仕事の話ができない。現場に丸投げすると止まり、対応が遅れ、体験談を誰も読まない
• 募集ごとに読んで書く人を一人決め、その人が面談にも出る。受諾への対応は人事が一か所で
• 入社してまもない社員の時間は上司の合意を取って先に枠を入れ、人事は「整える人」として型・絞り込み・対応・台帳・体験談の要点・反応を戻すを担う
• 文面に具体が無い、対応が遅い、送らない週が続く、体験談を誰も読まない、がずれのサイン。分担の一覧を全員で共有する

よくある質問

入社してまもない社員が、まだ会社のことをよく分かっていません

スカウトの文面で要るのは、会社の全体像ではなく、「最初の1年に何をしたか」と「学生時代の何が活きたか」で、これは入社してまもない社員が最も具体的に書けます。会社の説明は企業ページに任せ、文面には書きません。面談でも、最初の1年の話をするのが役割で、会社の全体像は人事が補います。

人事が一人で、受諾対応も台帳も体験談を読むのも回りません

現場に渡す部分を増やすのではなく、人事の作業を減らします。絞り込みの条件、台帳の型、見直しの型、体験談の要点の整理は、外部に整えてもらえます。受諾への対応だけは社内で残し、他は型で軽くします。それでも回らないなら、送る数を減らし、募集を一つに絞ります。

ワンキャリアのスカウトの分担の設計は、御社に相談できますか

できます。当社は、分担の一覧の型、募集ごとの担当の決め方、現場に渡す型と見本、人事の作業の整理、ずれのサインの確認を支えられます。読んで書くこと、送ること、受諾対応、面談、上司の合意は、企業が行ってください。当社はOfferBox・Wantedly・ワンキャリアの販売パートナーとして、ワンキャリアのスカウト運用を支えています。3媒体の全体像は3媒体の違いと選び方にまとめています。