ワンキャリアのスカウトをチームで回す方法｜役割の置き方と共通にするもの

スカウトを複数の人で回すと、一人で回すときには無かった問題が出ます。同じ学生に別の募集から送ってしまう、送る人ごとに文面のトーンが違う、受諾が来たのに誰が返すか決まっていない、台帳が人ごとに分かれて全体が見えない、体験談を誰も読んでいない。ワンキャリアでは、これらが体験談に「社内で連携していない会社」と書かれます。結論から言うと、チームでスカウトを回すには、募集ごとに「読んで書く人」を一人置き、受諾対応と体験談を読む役を人事一か所に集め、型と見本・台帳・避ける言葉・返信の型・面談の型・「選考で何を見るか」の一文を共通にします。送る枠は各自で持ち、週の確認は人事一人で短く、月の会で一か所を直します。新しい人には型と見本と台帳の場所を渡し、負担の偏りを台帳で見ます。チームの大きさは、面接の枠で決まります。 この記事では、チームで起きる失敗、役割の置き方、共通にするもの、週の回し方、新しい人の渡し方、偏りの見方、チームの大きさ、分担を整理します。人事と現場の分担の基本はワンキャリアのスカウトを誰が送るか、一人で回す場合は人事1人でワンキャリアのスカウトを回す方法で書きました。

この作業の目的｜人が増えても、学生から見て「一つの会社」に見える状態にする

チームで回す目的は、送れる数を増やすことと、各募集をその職種の入社してまもない社員が担うことです。ただし、学生から見れば、送り主が誰でも「同じ会社からの連絡」です。

目的は、人が増えても、文面のトーンが揃い、受諾への対応の速さが揃い、同じ学生に重ねて送らず、面談の型が揃い、「選考で何を見るか」の一文が全員で同じ、という状態を保つことです。「一つの会社」に見えなくなると、増やした分だけ、体験談に書かれます。

チームで起きる失敗

最も多いのは、最初の「同じ学生に複数から送る」です。台帳が共通でないと、防げません。

役割の置き方

「読んで書く人は募集ごとに一人」と「受諾対応と体験談を読むのは全体で一人」が、役割の中心です。ワンキャリアでは「体験談を読む人」が一人いて、その要点が送る人全員に届く形が要ります。

エージェントベストの見解

相談で最も多い思い込みは、「人を増やせば、送れる数が増えて、結果も増える」というものです。当社は3媒体すべての販売パートナーとして、ワンキャリアのスカウトの運用を見ていますが、人を増やした会社で最初に起きるのは、送る数が増えることではなく、同じ学生への重複と、文面のばらつきと、受諾対応の抜けと、「何を見るか」の一文の不揃いです。台帳と型が共通になっていないまま人を増やすと、一人で回していたときより、学生から見た印象は下がり、それが体験談に書かれます。当社がチーム運用の相談を受けるとき、最初にやるのは、人を増やす前に、台帳を一つにし、型と見本を一つの置き場に置き、受諾対応と体験談を読む役を一人に決めることです。この三つが揃ってから人を増やすと、増えた分だけ送れます。

共通にするもの

「共通にする」は、「全員が同じ文面を送る」ことではありません。変えない部分と、面談の型と、台帳と、体験談の要点が共通で、学生の一文と重なる点は各自が書きます。

週の回し方

• 送る枠は、各自が自分の予定に持つ：全員で同じ時間に送らない。読んで書く人ごとに、週に一度の枠
• 送ったら、台帳に一行：その場で。送り主、学生、募集、一文
• 受諾対応の人は、毎日決まった時間に台帳と通知を見る：翌日までに返す
• 週の確認は、人事一人で短く：受諾への対応の速さ、新しい体験談、設定の誤り。会は開かない。ワンキャリアのスカウトの受諾率を毎週見直す方法
• 新しい体験談の要点を、送る人全員にその週に共有する：「テンプレだった」があれば、全員が読める数を見直す
• 月の会で、読んで書く人と責任者も出て、一か所を直す：段ごとの数、配分、型の一か所
• 反応は、人事が読んで書く人に個別に戻す：「〇〇さんの文面で受諾が来て、面談まで進みました」「体験談に『自分のことを読んでくれていた』と書かれていました」

「読んで書く人は週の会に出なくてよい」が、現場の負担を減らす要点です。現場に頼むのは、読んで書くことと話す場だけです。

新しい人が入るときの渡し方

1. 型と見本と、避ける言葉と、送る前のチェック：一枚に
2. 「選考で何を見るか」の一文と、企業ページの該当箇所：文面と面接がずれないように
3. 台帳の場所と、書き方（送ったら一行）
4. 担当する募集と、その企業ページの「最初の1年」：読んでもらう
5. 自社の体験談の要点：学生が何を読んでいるかを知ってから書く
6. 最初の数通は、人事が確認してから送る：型に沿っているか、学生の一文があるか
7. 面談の型と、聞かないこと：話す場に出る前に
8. 最初の受諾と面談の結果を、早く戻す：「やる意味」を最初に

「最初の数通は人事が確認」で、自己流を防ぎます。「自社の体験談の要点を先に渡す」が、ワンキャリアで加わる項目です。

負担の偏りの見方

• 送った数を、送り主ごとに月で見る：特定の人に偏っていないか
• 話す場の数を、話す人ごとに見る：面談の枠を超えていないか
• 送らない週が続く人がいないか：枠が取れていないか、上司の合意が消えていないか
• 受諾対応の人の、対応までの時間：一人で受けきれているか。超えているなら、送る数を減らすか、対応する人を増やす
• 体験談への言及を、送り主ごとに見る：「自分のことを読んでいた」と「テンプレだった」が、どの送り主の文面に対応するか
• 偏りが見えたら、募集の配分を変える：ワンキャリアのスカウト通数の配分

「体験談への言及を送り主ごとに見る」は、ワンキャリアのチーム運用に特有の見方です。文面の質の差が、体験談に現れます。

チームの大きさの考え方

• 読んで書く人の数は、募集の数まで：募集より多くても、担当する募集が無い
• 受諾対応は、一人で受けきれる数まで送る：受けきれなくなったら、対応する人を増やすより、送る数を減らすほうが先
• 人事が「整える」と「体験談を読む」に集中できる大きさ
• 面接に出る人の枠の合計が、全体の上限：チームが大きくても、面接の枠が無ければ送れない
• 小さく始めて、台帳で回っていることを確かめてから増やす

「面接の枠の合計が上限」は、一人で回すときと同じ原則です。チームの大きさは、送る人の数ではなく、面接に出られる枠で決まります。

社内の分担

運用代行や代理店が支えられるのは、役割の置き方の設計、共通にするものの作成、週と月の回し方の型、新しい人に渡す一枚、偏りの見方の型、体験談の要点の整理までで、読んで書くこと、受諾対応、話す場、配分の決定、体験談を読んで分けることは企業が行います。代理店の代行の範囲は代理店に運用まで頼めるかで書きました。

エージェントベストの見解

これをやる前に、先に決めておかないとチームが機能しないことがあります。「受諾対応と体験談を読む役を、一人に集める」ことです。当社がワンキャリアのスカウトのチーム運用を支えるとき、読んで書く人が複数いる会社で、受諾の通知がそれぞれの送り主に届き、対応の速さがばらつき、体験談を誰も読んでいない状態をよく見ます。受諾が早い人の学生は面談に進み、遅い人の学生は離れ、体験談には「返信が遅かった」と書かれ、それを誰も読んでいない。当社が最初にお願いするのは、通知を一か所に集めて受諾対応を一人にすることと、その人が週に体験談を読んで要点を全員に流すことです。読んで書く人は複数でよく、返す人と読む人は一人。この形が、学生から見て「一つの会社」に見える条件です。

まとめ

• チームで回す目的は、人が増えても学生から「一つの会社」に見えること。重複、文面のばらつき、受諾対応の抜け、「何を見るか」の不揃い、体験談の読み落としを防ぐ
• 役割は、募集ごとの読んで書く人、受諾対応と体験談を読む人事一人、整える人事、月の会に出る責任者、「何を見るか」を知る面接官全員
• 型と見本・「何を見るか」の一文・台帳・返信の型・面談の型・体験談の要点・送る前のチェックを共通にし、置き場を一か所に
• 送る枠は各自、週の確認は人事一人で、体験談の要点をその週に全員へ、月の会で一か所。反応は個別に戻す
• 新しい人には一枚と体験談の要点を渡し、最初の数通は人事が確認。偏りは台帳と体験談への言及で見て、大きさは面接の枠で決まる

よくある質問

読んで書く人ごとに、受諾の来やすさが違います

台帳で、送り主ごとの学生の一文を並べて見ます。具体の濃さが違うなら、受諾が来ている人の文面を見本として全員に渡します。体験談への言及も送り主ごとに見て、「テンプレだった」に対応する送り主がいれば、その人の読める数を見直します。受諾対応の速さが違うなら、対応を一人に集めていないことが原因です。

人事が一人で、整える役と受諾対応と体験談を読むのを全部持てません

受諾対応と体験談を読むことは人事に残し、整える役の一部（絞り込みの条件、台帳の集計、型の更新、体験談の要点の整理、見直しの材料）を外部に頼むか、責任者と分けます。受諾対応と体験談を読むことだけは、毎日と毎週社内で見る人が要ります。それも無理なら、送る数を減らします。

ワンキャリアのスカウトのチーム運用は、御社に相談できますか

できます。当社は、役割の置き方の設計、共通にするものの作成、週と月の回し方の型、新しい人に渡す一枚、偏りの見方の型、体験談の要点の整理を支えられます。読んで書くこと、受諾対応、話す場、配分の決定、体験談を読んで分けることは、企業が行ってください。当社はOfferBox・Wantedly・ワンキャリアの販売パートナーとして、ワンキャリアのスカウト運用を支えています。3媒体の全体像は3媒体の違いと選び方にまとめています。