ワンキャリアのスカウト文面のテンプレート管理｜型に入れるもの・入れないもの

スカウト文面のテンプレートは、作ること自体は難しくありません。難しいのは、作ったあとです。送る人ごとに少しずつ変わり、企業ページの選考の流れを直しても型は古いまま、面接に出る人が型に書いた「何を見るか」を知らず、体験談に「テンプレだった」と書かれても型を見直さない。結論から言うと、テンプレートには「変えない部分」（最初の1年の一文、選考で何を見るかの一文、話す場か選考かの案内、署名、企業ページへの誘導）だけを入れ、「変える部分」（学生時代を読んだ一文、重なる点）は入れません。型は募集ごとに一つ、置き場は一か所、企業ページの選考の流れと同じ内容で、企業ページを直したら型を見る、選考が変わったら型を見る、年度の切れ目に型を見る、体験談で指摘されたら型を見る。古い型は消さずに「使わない」印を付けます。 この記事では、型に入れるものと入れないもの、やりがちな失敗、置き場、募集ごとに一つ、更新の起点、古い型の扱い、送る人に渡す形、体験談との関係、分担を整理します。文面の4段はワンキャリアのスカウト文面の書き方、変える範囲はワンキャリアのスカウトを相手ごとに変える範囲で書きました。他媒体の型の管理はOfferBoxのオファー文面のテンプレートとWantedlyのスカウト文面のテンプレート管理で書きました。

この作業の目的｜送る人が2か所だけ書けば済み、企業ページと揃った状態を保つ

テンプレートの目的は、「送る人が、学生時代を読んだ一文と重なる点の2か所だけを書けば、文面が完成する」状態を作り、それを保つことです。

ワンキャリアでは、もう一つ目的があります。型に入っている「選考で何を見るかの一文」が、企業ページの選考の流れと揃っていることです。ずれていると、学生が文面と企業ページを読み比べたときに「どちらが本当か」となります。管理の目的は、「作る」ではなく「保つ」と「揃える」です。

型に入れるもの、入れないもの

「変える部分」を型に入れると、送る人はそこを埋めずに送ります。空欄にして、「ここは毎回書く」と明示するほうが、テンプレの一斉送信を防げます。ワンキャリアでは、埋めずに送った結果が体験談に「テンプレだった」と書かれます。

やりがちな失敗

最も多いのは、「型が増えすぎる」と「企業ページとずれる」の二つです。前者は属性ごとに型を作った結果、後者は企業ページと型の置き場が別で、片方だけ直した結果です。

エージェントベストの見解

相談で最も多い思い込みは、「学年や専攻ごとに型を分けておくと、個別化になる」というものです。当社は3媒体すべての販売パートナーとして、ワンキャリアのスカウトの運用を見ていますが、「三年生向け」「理系向け」「早期向け」と型を分けている会社の文面を読むと、どの型も「変える部分」が型の中に書かれていて、送る人は型を選ぶだけで送っています。属性ごとの型は、個別化ではなく、テンプレの種類が増えただけで、学生の体験談には「テンプレだった」と書かれます。当社が型を整理するとき、最初にやるのは、型の数を募集ごとに一つに減らし、「変える部分」を型から抜いて空欄にすることです。個別化は、型の数ではなく、空欄を毎回埋めることで起きます。型は少ないほど、空欄が目立ち、埋められます。

置き場を一か所にする

• 社内で普段使っているドキュメントか表計算に、一つのファイル：専用の道具は要らない
• 募集ごとに一つの型が、並んでいる形：募集名、型、見本、最終更新日、担当、対応する企業ページの箇所
• 管理画面の下書きや個人のメモは、置き場にしない
• 送る人全員が、同じ場所を見る：「最新はここ」が共通
• 企業ページの写しと同じ場所か、隣に置く：型の「選考で何を見るか」と企業ページの選考の流れを、並べて見られる

「企業ページの写しと隣に置く」が、ワンキャリアの型の置き場の要点です。片方を直したときに、もう片方が目に入ります。

募集ごとに一つ

• 同じ募集に、複数の型を持たない：学年や専攻で分けたくなったら、「変える部分」で対応する
• 募集が増えたら、型も一つ増える：企業ページの「最初の1年」と「選考の流れ」から取って作る
• 募集が終わったら、型に「使わない」印を付ける：消さない
• コースを分けたら、型も分ける：募集コースの考え方

「募集の数＝型の数」が、管理できる上限です。

更新の起点

「企業ページを直したら型を見る」を、企業ページの更新の手順の最後に入れます。企業ページの更新の起点は企業ページを更新し続ける方法で書きました。

古い型の扱い

• 「使わない」印を付けて、一覧の下に移す：送る人が間違って使わないように
• 受諾が来た一文と一緒に残す：どの型でどの一文が効いたかは、次の型の材料になる
• 募集が再開したら、印を外して、企業ページと照らしてから使う：そのまま使わない
• 担当が変わったとき、古い型の一覧を渡す：「なぜこの形になったか」が分かる

送る人に渡す形｜型と見本

• 型：変えない部分が書かれ、変える部分が空欄
• 見本：空欄が埋まった、実際に受諾が来た文面（学生の情報は伏せる）
• 「ここは毎回書く」の注記：空欄の横に
• 避ける言葉の一覧：短く
• 送る前のチェックの三つ：学生の一文があるか、選考の一文が企業ページと同じか、話す場か選考かが曖昧でないか
• 企業ページの該当箇所：「最初の1年」と「選考の流れ」の写し。送る人が読んでおく

見本があれば、「このくらいの具体で」が伝わります。分担の考え方はワンキャリアのスカウトを誰が送るかで書きました。

面接に出る人に、型の「何を見るか」を渡す

ワンキャリアの型には、「選考で何を見るか」が入ります。この一文を、面接に出る人が知らないと、文面と面接がずれます。

• 型を作るときに、面接に出る人に「何を見るか」を聞く：人事が想像で書かない
• 型ができたら、面接に出る人全員に、その一文を渡す：「スカウトの文面には、こう書いています」
• 面接の型（聞くことの順番）と揃える
• 選考の流れが変わったら、型と面接の型を同時に直す
• 面接に出る人が変わったら、その一文を渡す

「型の一文を面接に出る人が知っている」状態が、文面と面接が揃う条件です。掲載との揃え方は本選考を掲載するときの書き方で書きました。

体験談の指摘と、型の関係

社内の分担

運用代行や代理店が支えられるのは、型の作成、置き場の設計、更新の起点の型、見本の作成、古い型の整理、体験談の指摘と型の対応の整理までで、「最初の1年」と「何を見るか」の決定、空欄を埋めること、送ること、面接は企業が行います。代理店の代行の範囲は代理店に運用まで頼めるかで書きました。

エージェントベストの見解

申し込んだあと、型の管理で一年後に起きやすいのは、「企業ページの選考の流れを年度で直したのに、スカウトの型は前年のままで、文面に古い選考の流れが書かれて送られる」ことです。当社は、ワンキャリアの型の置き場を聞いて、企業ページの写しと同じ場所にあるかを見ます。別の場所にあると、片方だけ直され、ずれます。当社が型の管理を支えるとき、最初にお願いするのは、型と企業ページの写しを一か所に並べて置くことと、「企業ページを直したら型を開く」を更新の手順の最後に入れることです。開くだけで足ります。開けば、ずれに気づきます。型は、作ることより、企業ページと並べて開き続けることで保たれます。

まとめ

• 型には「変えない部分」（最初の1年の一文、選考で何を見るかの一文、話す場か選考かの案内、署名、誘導）だけを入れ、「変える部分」は空欄にする。属性ごとに型を分けない
• 型が増える、置き場がばらばら、企業ページとずれる、面接に出る人が「何を見るか」を知らない、体験談の指摘で見直さない、が失敗
• 置き場は一か所、企業ページの写しと隣に、型は募集ごとに一つ。企業ページを直したら型を見る、選考が変わったら型と面接の型を直す、年度の切れ目に開く、体験談の指摘で見る
• 古い型は消さず「使わない」印。送る人には型と見本と避ける言葉とチェックと企業ページの該当箇所を渡す
• 型の「何を見るか」を面接に出る人全員に渡す。体験談の「テンプレだった」には、言葉ではなく空欄が埋まっているかと読める数を見直す

よくある質問

送る人が「この学生には型が合わない」と言います

型は「変えない部分」だけなので、学生に合わせるのは空欄の2か所です。合わないと感じるのは、「最初の1年」や「何を見るか」が企業ページとずれているか、その学生が募集の「こんな人」から外れているかです。前者なら型と企業ページを揃え、後者なら送らない判断をします。型を増やしません。

型を作る時間がありません

企業ページから、「最初の1年」の一文、「選考で何を見るか」の一文、話す場の案内を抜き出し、署名を付ければ、型はできます。企業ページが整っていれば、短時間で済みます。整っていなければ、型より先に企業ページです。企業ページが整っていない状態で型を作ると、型に想像の「何を見るか」が入り、面接とずれます。

ワンキャリアのスカウト文面の型の管理は、御社に相談できますか

できます。当社は、型の作成、置き場の設計、更新の起点の型、見本の作成、古い型の整理、体験談の指摘と型の対応の整理を支えられます。「最初の1年」と「何を見るか」の決定、空欄を埋めること、送ること、面接は、企業が行ってください。当社はOfferBox・Wantedly・ワンキャリアの販売パートナーとして、ワンキャリアのスカウト運用を支えています。3媒体の全体像は3媒体の違いと選び方にまとめています。