Green運用代行の導入の流れ｜最初の2週間でやること

Greenの運用代行を入れると決めたあと、実際に運用が回り始めるまでに何が起きるのか。初めて代行を使う会社にとっては、イメージがつきにくいところです。運用代行の成否は、最初の2週間でほぼ方向が決まります。この期間に、採用の基準と仕事の中身が代行側に正しく伝わり、社内の連絡の決めごとができていれば、その後の運用は滑らかに進みます。 逆に、ここを急いで飛ばすと、後から何度も手戻りが起きます。この記事では、当社のGreen運用代行での進め方をもとに、最初の2週間でやることを順に整理します。Greenは株式会社アトラエが運営する、IT・Web業界を中心とした中途採用の求人サイトです。

導入前に用意しておくもの

契約の前後で、企業側に用意しておいていただくと進めやすいものです。

• 採用したい職種と人数、時期
• 既存の求人票や職務の説明資料（あれば）
• 現場の責任者の方の予定（聞き取りのため）
• 面接官となる方の顔ぶれ
• Greenの利用の状況（すでに使っている場合は、これまでの運用の状況）

すべてが揃っていなくても始められますが、現場の責任者の方の予定は早めに押さえておくと、立ち上がりが早くなります。

1週目：基準のすり合わせと聞き取り

採用計画と基準のすり合わせ

最初の打ち合わせで、採用計画と基準をすり合わせます。

1. 職種ごとの採用人数と時期
2. 職種の優先順位
3. 必須と歓迎の条件
4. 年収の幅と働き方の条件
5. 基準を最終的に決める方

5つめは見落とされがちですが、運用の途中で基準を確かめたいときに、誰に聞けばよいかが決まっていると、判断が早くなります。

現場への聞き取り

次に、現場の責任者の方から仕事の中身を聞き取ります。聞くことの例です。

• 入社した人に、最初の数か月で何をしてほしいか
• 使う技術と、開発の進め方
• チームの人数と、それぞれの役割
• 今のチームや事業が抱えている課題
• この仕事の面白さを、社外の人に説明するならどう言うか

最後の質問への答えは、求人票の冒頭やスカウトの文面にそのまま使えることが多く、大切にしています。

エージェントベストの見解

導入の最初の2週間で、当社が最も時間を使うのは現場への聞き取りです。人事の方からいただく資料だけで求人票を作ることもできますが、それだと会社の紹介と条件が中心の、どこにでもある求人票になりがちです。IT職の候補者は、仕事の中身が具体的な求人に反応します。だから、現場の責任者の方に1時間ほど時間をいただき、「この仕事の何が面白いか」「何が大変か」を直接聞くことをお願いしています。この1時間を惜しんで運用を急いで始めると、反応が少ない状態が続き、後から聞き取りをやり直すことになります。導入を急ぎたい気持ちは分かりますが、聞き取りの時間を先に確保するほうが、結果として採用までの時間は短くなります。

2週目：求人票の確認と声かけの開始

求人票の作成と確認

聞き取りをもとに、求人票を作ります。作った求人票は、公開前に企業側で確認していただきます。確認していただきたい点です。

• 仕事の中身と課題が、実態どおりに書かれているか
• 条件の書き方に誤りがないか
• 社外に出してはいけない情報が含まれていないか

確認の期限を決めておくと、公開が遅れずに済みます。

声かけの開始

求人票を公開したら、候補者を探し、「気になる」やスカウトを送り始めます。最初の時期は、声をかける相手の条件と文面を、企業側と確かめながら進めます。

• 声をかける相手の条件が、基準と合っているか
• 文面のひな形の言葉づかいや、伝えたいことが合っているか

最初の反応を見て、相手の条件や文面を調整します。

社内の連絡の決めごと

運用が始まる前に、社内の連絡の決めごとを作っておきます。ここが決まっていないと、運用が回り始めてから止まります。

2週間を過ぎてから

最初の2週間で基準のすり合わせ、求人票の公開、声かけの開始、社内の決めごとができたら、運用は通常の流れに入ります。その後は、定期的な報告をもとに、求人票や声のかけ方を改善していきます。

当社のGreen運用代行では、求人票の作成、「気になる」やスカウトの配信、応募対応、面接日程の調整をお受けしています。合否の判断は企業側に残す形です。運用を始めてからうまくいかない場合の見直し方はGreen運用代行でうまくいかない会社に共通することにまとめています。

エージェントベストの見解

導入時に決めておくことのなかで、当社が特に大事にしているのは「最初の報告の日」です。運用を始めてから最初の報告までの期間が長いと、方向がずれていてもしばらく気づけません。そこで、声かけを始めてから早い段階で、最初の振り返りの日を決めておきます。この振り返りでは、反応の数よりも、反応があった候補者が企業の考える「来てほしい人」に近いかどうかを確かめます。反応が多くても、来てほしい人と違えば、相手の条件や文面を直す必要があります。早めに一度ずれを直しておくと、その後の運用で大きく方向を変えずに済みます。導入時に決めた基準が後から動かないよう、この振り返りで基準の確認もあわせて行います。

導入の2週間でよく起きるつまずき

最初の2週間で、よく起きるつまずきと、その避け方を挙げておきます。

• 現場の責任者の予定が取れない：聞き取りが後ろにずれ、求人票の公開が遅れる。契約の前後で予定を押さえておく
• 求人票の確認が止まる：確認する人が複数いて、誰の承認で公開するかが決まっていない。確認者を1人に決め、期限を設ける
• 基準が打ち合わせのたびに変わる：最初の打ち合わせに、基準を最終的に決める方が出ていない。その方に一度は同席してもらう
• 社内への周知が遅れる：面接官が、代行が入ったことを知らず、日程の連絡に戸惑う。導入の時点で面接官に一言伝えておく
• Greenのアカウントの扱いが決まっていない：誰がどの権限で操作するかが曖昧なまま始まる。最初に整理しておく

どれも、運用の技術ではなく、社内の段取りの問題です。代行会社が先回りして確認することもありますが、企業側でも、この5つを導入前に一度見直しておくと、2週間の流れが滞りにくくなります。立ち上がりが遅れると、その分だけ候補者に声をかけ始める時期も遅れます。採用の時期が決まっている職種ほど、段取りを先に済ませておくことの効果は大きくなります。

まとめ

• 最初の2週間で、基準と仕事の中身が伝わり、社内の決めごとができていれば運用は滑らかに進む
• 1週目は、採用計画と基準のすり合わせ、現場への聞き取り
• 現場への聞き取りの時間を惜しまないほうが、採用までの時間は短くなる
• 2週目は、求人票の確認と公開、声かけの開始
• 書類選考の期限、面接官の予定の共有、最初の振り返りの日を決めておく

よくある質問

導入までに企業側でどのくらいの時間が必要ですか

最初の打ち合わせ、現場への聞き取り、求人票の確認に、それぞれ時間をいただきます。会社や職種の数によって異なりますが、特に現場への聞き取りの時間は早めに確保していただくと、立ち上がりが早くなります。

すでにGreenを使っている場合も、同じ流れですか

これまでの運用の状況を引き継ぐ工程が加わります。既存の求人票や、声をかけた候補者とのやりとりの状況を確かめたうえで、見直すところを決めて進めます。引き継ぎについては自社運用からGreen運用代行への引き継ぎをご覧ください。

複数の職種を同時に始められますか

始められます。ただし、職種ごとに聞き取りと求人票の作成が必要になるので、優先順位の高い職種から順に始める形を勧めることもあります。