Green運用代行でうまくいかない会社に共通すること

Greenの運用を代行に任せたのに、思ったように採用が進まない。代行会社を変えるべきか、Greenをやめるべきか。こうした相談を受けることがあります。代行を入れてもうまくいかない場合、原因が代行の作業そのものより、企業側と代行のあいだの「つなぎ目」にあることが少なくありません。 判断が遅い、仕事の中身が伝わっていない、採用基準が動き続ける、報告を見ていない。この記事では、うまくいかない会社によく見られる共通点を症状ごとに整理し、どこから立て直すかの順番をまとめます。代行会社を変える前に確かめておきたいことでもあります。Greenは株式会社アトラエが運営する、IT・Web業界を中心とした中途採用の求人サイトです。

まず症状を確かめる

うまくいかないと感じたら、どの段階で止まっているかを確かめます。代行会社からの報告をもとに、次の段階ごとの動きを並べてみてください。

1. 声をかけた候補者の数
2. 反応があった数
3. 応募や面談に進んだ数
4. 書類選考を通過した数
5. 面接に進んだ数
6. 内定と入社

どこで数が大きく減っているかで、原因の見当がつきます。1から3で止まっているなら、声のかけ方や求人票の問題。4から5で止まっているなら、書類選考の基準や判断の速さの問題。5から6で止まっているなら、面接や内定の出し方の問題です。

共通点1：社内の判断が遅い

代行がうまくいかない会社で最も多いのが、社内の判断の遅さです。

• 書類が届いても、現場の責任者が見るまでに日数がかかる
• 面接官の予定が出てこず、日程が決まらない
• 面接の結果がなかなか出ない

代行側は候補者に連絡し、日程を調整しますが、企業の返事を待つあいだは候補者を待たせるしかありません。待たせているあいだに、候補者はほかの会社の選考に進みます。

立て直すには、書類選考と面接結果の期限を決め、面接官の予定を週ごとに共有する仕組みを作ります。代行会社と企業のあいだで、「返事は何日以内」と約束しておくと、運用が止まりにくくなります。

共通点2：仕事の中身が伝わっていない

代行会社が求人票やスカウトの文面を作るとき、仕事の中身を十分に聞き取れていないと、どの会社にも当てはまるような文面になります。IT職の候補者は、仕事の中身が具体的に分からない求人には反応しにくいものです。

• 求人票の作成で、現場の方への聞き取りがなかった
• 聞き取りはしたが、人事を通した伝言だけだった
• 運用の途中で仕事の中身が変わったのに、伝えていなかった

立て直すには、現場の方と代行会社が直接話す場を設け、仕事の中身、使う技術、チームの構成、今の課題を聞き取ってもらいます。そのうえで求人票と文面を作り直します。

エージェントベストの見解

うまくいかない代行の現場で、当社がよく目にするのは、企業側の窓口が人事1人だけで、現場の方と代行会社が一度も話していないケースです。人事の方は会社のことはよく知っていても、エンジニアの仕事の細部までは説明しきれないことがあります。その結果、求人票は会社の紹介と福利厚生が中心になり、IT職の候補者が知りたい仕事の中身が薄くなります。当社がGreen運用代行を始めるときは、最初に現場の責任者の方と直接話す時間をいただくようお願いしています。1回の打ち合わせでも、そこで聞いた仕事の具体的な話が、求人票とスカウトの文面の質を大きく変えます。代行がうまくいっていないと感じたら、現場と代行が直接話したことがあるかを最初に確かめてください。

共通点3：採用基準が動き続ける

運用を始めてから、採用基準が何度も変わる会社も、うまくいきにくい傾向があります。

• 面接で会った候補者を見て、「やはりこういう人がよい」と条件が変わる
• 役員の意見で、求める経験が上がったり下がったりする
• 職種の優先順位が、月ごとに入れ替わる

基準が変わるたびに、代行会社は声をかける相手と文面を変える必要があり、それまでの運用が無駄になります。

立て直すには、基準を決める人を1人に決め、変えるときは理由と変える内容を記録します。基準を変えるのは、一定の期間の運用結果を見てからにすると、変えすぎを防げます。採用基準の決め方はGreenで採用基準があいまいなまま進めないためにで詳しく書いています。

共通点4：報告を見ていない

代行会社から報告が届いていても、企業側が読んでいない、または読んでも方針を返していないことがあります。

• 報告の数字を見ても、何を判断すればよいか分からない
• 代行会社からの提案に返事をしていない
• 報告の場に、判断できる人が出ていない

立て直すには、報告で見る数字を絞り、報告の場に判断できる人が出るようにします。報告を受けたら、「次の期間で何を変えるか」を決めて代行会社に返すところまでを1つの流れにします。

立て直しの順番

ここまでの共通点のうち、どこから手をつけるかの順番は次のとおりです。

1. 社内の判断の速さ：期限と面接官の予定の共有を決める
2. 仕事の中身の伝わり方：現場と代行が直接話す場を設ける
3. 採用基準の固定：決める人を1人にし、変える条件を決める
4. 報告の使い方：見る数字を絞り、方針を返す

判断の速さから始めるのは、ここが遅いと、ほかをどれだけ直しても候補者を失うからです。

当社のGreen運用代行では、求人票の作成、「気になる」やスカウトの配信、応募対応、面接日程の調整をお受けし、合否の判断は企業側に残す形です。初期費用と月額の固定費はかかりません。

エージェントベストの見解

代行がうまくいかないとき、すぐに代行会社を変えようとする会社があります。ただ、ここまで見てきた共通点が企業側に残っていると、代行会社を変えても同じことが起きます。当社が他社の代行から引き継ぐ相談を受けるときも、最初に確かめるのは企業側の判断の速さと、現場とのつながりです。そこが整っていれば、運用の作業を見直すことで成果が変わる余地があります。整っていなければ、引き継いでも同じところで止まります。代行会社を変えるかどうかを決める前に、自社側のつなぎ目を一度点検してください。そのうえで、作業の質に問題があると分かれば、変える判断に迷いがなくなります。引き継ぎの進め方は自社運用からGreen運用代行への引き継ぎにまとめています。

点検のための確認表

自社側のつなぎ目を点検するための確認表です。当てはまらない項目が多いほど、代行の作業以外のところに課題があると考えられます。

• 書類選考の判断を返す期限が決まっていて、守られている
• 面接官が、週ごとに面接の枠を共有している
• 現場の責任者と代行会社が、直接話したことがある
• 採用基準を最終的に決める人が1人に決まっている
• 代行会社からの報告に、毎回方針を返している

すべてに当てはまるのに採用が進まない場合は、運用の作業そのものを代行会社と一緒に見直す段階です。

まとめ

• うまくいかない原因は、代行の作業より、企業と代行のつなぎ目にあることが多い
• 最も多いのは社内の判断の遅さ。書類選考と面接結果の期限を決める
• 現場と代行が直接話し、仕事の中身を求人票と文面に反映させる
• 採用基準を決める人を1人にし、変えるときは記録する
• 代行会社を変える前に、自社側のつなぎ目を点検する

よくある質問

代行を入れてから、どのくらいで成果が見えますか

職種や採用の難しさによって異なります。最初の数週間は求人票の作成や運用の立ち上げに使うことが多く、その後の声かけの反応を見ながら改善していきます。期間を区切って振り返る時期を、最初に代行会社と決めておくことを勧めます。

代行会社に改善を求めるとき、何を伝えればよいですか

どの段階で数が減っているかと、企業側で気づいていること（候補者の印象、面接での感想など）を伝えると、改善の方向が具体的になります。「もっと応募を増やして」だけでは、何を変えればよいかが伝わりにくいです。

代行をやめて自社で運用に戻すことはできますか

可能です。戻す場合は、それまでの求人票、文面、候補者とのやりとりの状況を引き継いでもらい、運用が途切れないようにします。代行のあいだに得た改善の結果も、記録として受け取っておくと役立ちます。