Green運用代行に任せる範囲と、自社に残す判断

Greenの運用を代行に出すと決めたあと、次に迷うのが「どこまで任せるか」です。全部を任せれば楽になりそうですが、任せすぎると候補者に伝わる会社の姿がぼやけたり、判断が遅れたりします。任せる範囲を決めるときは、運用を工程ごとに分け、「手順が決まっていて、誰がやっても同じ結果になる作業」は任せ、「会社の意思が入る判断」は自社に残す、という線で考えると整理しやすくなります。 この記事では、その線の引き方と、境目にある作業の扱い、任せたあとに企業側がやることを整理します。Greenは株式会社アトラエが運営する、IT・Web業界を中心とした中途採用の求人サイトです。

運用を工程ごとに分ける

まず、Greenの運用を工程に分けて書き出します。

1. 採用計画：どの職種を、何人、いつまでに採るか
2. 採用基準：必須と歓迎の条件、人物面の基準
3. 求人票の作成：仕事内容、条件、会社の紹介を書く
4. 候補者を探す：求める経験に近い候補者を検索する
5. 「気になる」・スカウトの送信：候補者に声をかける
6. 応募対応：応募や返信への連絡、書類の取りまとめ
7. 書類選考：面接に進めるかを判断する
8. 面接日程の調整：面接官と候補者の予定を合わせる
9. 面接と評価：候補者と話し、評価する
10. 合否と条件の決定：内定を出すか、条件をどうするか

この10の工程のうち、どれを任せ、どれを残すかを決めていきます。

任せやすい作業、残すべき判断

任せやすい作業

• 求人票の作成（中身の聞き取りは企業側の協力が必要）
• 候補者を探す、「気になる」・スカウトの送信
• 応募対応
• 面接日程の調整

これらは、手順と基準が決まっていれば、誰がやっても同じ結果に近づく作業です。時間がかかるわりに、会社の意思が入る部分は少ないので、外に出す効果が大きい工程です。

自社に残すべき判断

• 採用計画と採用基準
• 書類選考の最終判断
• 面接と評価
• 合否と条件の決定

これらは、会社がどんな人を迎えたいかという意思そのものです。外に出すと、入社後のずれの原因になります。

当社のGreen運用代行も、この線に沿って、求人票の作成、「気になる」やスカウトの配信、応募対応、面接日程の調整をお受けし、合否の判断は企業側に残す形にしています。費用は成功報酬で、採用した方の入社時に1名50万円（税別）。初期費用と月額の固定費はかかりません。

境目にある作業の扱い

任せる作業と残す判断のあいだには、どちらとも言える作業があります。

求人票の中身

求人票を書く作業は任せられますが、何を書くかは企業の意思が入ります。任せる場合も、仕事の中身、課題、任せる範囲は、現場の方から直接聞き取ってもらう形にします。書き上がった求人票は、公開前に企業側で確認します。

書類選考の一次の仕分け

必須の条件を満たしているかどうかの確認は、基準が明確なら任せられます。基準を満たしているものを企業に渡し、満たしていないものは見送る、という一次の仕分けです。迷うものは企業側で判断します。

スカウトの文面

文面のひな形は企業と一緒に作り、個々の候補者に合わせた調整は任せる形が多く見られます。会社として伝えたいことや、使ってほしくない表現は、最初に共有しておきます。

境目の作業は、最初は企業側の確認を多めにして、慣れてきたら任せる範囲を広げていくと、ずれが少なくなります。

エージェントベストの見解

任せる範囲を決めるとき、当社が最初に確かめるのは「この会社で、書類選考の判断に一番時間がかかっているのは誰か」です。多くの会社で、運用の作業そのものより、書類を現場の責任者が見るまでの待ち時間が選考を遅らせています。代行に作業を任せても、ここが変わらなければ全体は速くなりません。そこで、書類選考の一次の仕分けを任せる範囲に入れるかどうかを最初に話し合います。必須の条件が明確に言葉になっていれば、一次の仕分けは任せられ、現場の責任者は迷うものだけを見ればよくなります。任せる範囲を広げることは、作業を減らすだけでなく、社内の判断を速くすることにもつながります。

任せたあとに企業側がやること

運用を任せたあとも、企業側にはやることが残ります。

• 面接官の予定を共有する：日程調整の速さは、面接官の予定がどれだけ早く分かるかで決まる
• 書類選考の判断を期限内に返す：判断が遅れると、候補者が他社に流れる
• 運用の報告を見て、方針を伝える：声をかける相手や求人票の方向を、必要に応じて修正する
• 求人の状況が変わったら伝える：採用人数や条件、優先順位の変化

特に、面接官の予定と書類選考の期限は、最初に決めておかないと運用が止まります。代行側がどれだけ早く動いても、企業側の返事を待つ時間が長ければ、候補者を失います。

エージェントベストの見解

任せる範囲について、相談で多い思い込みは「全部を任せれば、人事の手が空く」というものです。実際には、運用を任せると、人事の仕事は作業から判断と調整に移ります。代行から上がってくる候補者を見て判断し、面接官の予定を押さえ、現場と代行のあいだで情報をつなぐ。作業の時間は減りますが、判断と調整の時間は残ります。この時間を見込まずに任せると、「任せたのに忙しい」と感じることになります。任せる前に、判断と調整に週にどのくらいの時間を使えるかを見積もり、その時間で回る範囲を任せるのが現実的です。内製か外注かの判断全体はGreen運用は内製か外注かで整理しています。

範囲を決めるときの進め方

任せる範囲は、代行会社との最初の打ち合わせで決めることが多いですが、その前に社内で一度整理しておくと、打ち合わせが具体的になります。進め方の例です。

1. 10の工程を表にして、今の担当者を書く：誰がどの工程を持っているか
2. 工程ごとに、今かかっている時間を書く：おおよそで構わない
3. 時間がかかっていて、手順が決まっている工程に印をつける：ここが任せる候補
4. 会社の意思が入る工程に、別の印をつける：ここは残す
5. どちらとも言えない工程を、境目として書き出す：代行会社と相談する

この表を持って代行会社と話すと、「この工程はお任せできますか」「この工程の境目はどう扱いますか」と具体的に聞けます。代行会社によって任せられる範囲は違うので、表に印をつけた工程が、相手の範囲に含まれているかを一つずつ確かめてください。

また、表には「任せたあとに社内で誰が判断と調整を担うか」も書き加えておきます。作業を任せた工程でも、判断の窓口がはっきりしていないと、代行側が確認したいときに誰に聞けばよいかが分からず、運用が止まります。範囲を決めることは、社内の役割を決め直すことでもあります。

まとめ

• 運用を10の工程に分け、手順が決まった作業は任せ、会社の意思が入る判断は残す
• 任せやすいのは、求人票の作成、声かけ、応募対応、日程調整
• 境目の作業は、最初は確認を多めにし、慣れたら任せる範囲を広げる
• 任せたあとも、面接官の予定の共有と書類選考の期限は企業側の仕事
• 任せると人事の仕事は作業から判断と調整に移るので、その時間を見込んでおく

よくある質問

面接も代行に任せることはできますか

面接は、会社がどんな人を迎えたいかを判断する場なので、自社で行うことを勧めます。当社のGreen運用代行でも、面接と合否の判断は企業側で行っていただいています。

求人票は自社で書き、声かけだけを任せることはできますか

任せる範囲は会社によって違うので、相談のうえで決められます。ただし、求人票と声かけの文面は内容がつながっているので、両方の方向を揃えておくことが大切です。

任せる範囲は途中で変えられますか

運用の状況を見ながら変えることは可能です。最初は狭く始めて、慣れてきたら広げる形も多く見られます。変える場合は、引き継ぐ情報と判断の基準を改めて共有します。