自社運用からGreen運用代行への引き継ぎ

これまで自社でGreenを運用してきたが、担当者の異動や業務の増加で、運用を続けるのが難しくなった。そこで代行に引き継ぎたい。こうした相談は、Greenをある程度使ってきた会社から寄せられます。引き継ぎで最も気をつけたいのは、進行中の候補者とのやりとりを途切れさせないことと、これまでの運用で分かったことを捨てないことです。 新しく始めるのとは違い、引き継ぎには「すでに動いているもの」があります。この記事では、自社運用からGreen運用代行に引き継ぐときに、何を渡し、何を決めておくかを順に整理します。Greenは株式会社アトラエが運営する、IT・Web業界を中心とした中途採用の求人サイトです。

引き継ぐ情報を洗い出す

まず、これまでの運用で使ってきた情報を洗い出します。

このなかで、特に価値があるのは「反応がよかった相手」と「運用の数字」です。自社で運用してきたからこそ分かっていることで、代行側が最初から試すよりも早く、運用の方向を決められます。記録が残っていない場合は、担当者の記憶をもとに書き出しておくだけでも役立ちます。

進行中の候補者の扱いを決める

引き継ぎの時点で、やりとりの途中にある候補者がいる場合は、その扱いを決めておきます。

• 面接の日程が決まっている候補者：自社で最後まで対応するか、代行に引き継ぐか
• 返信を待っている候補者：代行に引き継ぐ場合、候補者への連絡の担当が変わることをどう伝えるか
• 選考の途中の候補者：途中で担当が変わると、候補者が戸惑うことがある

選考が進んでいる候補者は、自社で最後まで対応するほうが、候補者にとって分かりやすい場合が多いです。一方、まだ最初のやりとりの段階の候補者は、代行に引き継いでも影響は小さいでしょう。

あわせて、成功報酬型の代行の場合は、引き継ぎ前から接点のあった候補者が採用に至ったときに、費用の対象になるかどうかを決めておきます。後から迷わないよう、引き継ぎの時点で候補者の一覧を作り、扱いを書いておくと確実性が増します。

エージェントベストの見解

自社運用から引き継ぐとき、当社が最初にお願いしているのは、前任の担当者の方と30分でも話す時間をいただくことです。運用の数字や求人票は資料で受け取れますが、「この職種はこういう経歴の人がよく反応した」「この言葉を入れたら返信が増えた」「この面接官は日程が合いにくい」といった、記録に残りにくい気づきは、担当者の頭の中にあります。異動や退職で担当者がいなくなってからでは、これを聞く機会はなくなります。引き継ぎを決めたら、担当者が社内にいるうちに話す時間を取ってください。その気づきが、代行側の運用の出発点になり、立ち上がりの時間を大きく縮めます。

求人票と文面を見直す

引き継ぎは、求人票と文面を見直す機会でもあります。自社運用の数字をもとに、次のような点を確かめます。

1. 反応が多かった求人と少なかった求人の違いは何か
2. 応募はあるが、求める層と違う求人はないか
3. 仕事の中身が古くなっていないか
4. スカウトの文面が定型のままになっていないか

見直す必要があれば、現場の方への聞き取りを改めて行い、求人票を作り直します。反応がよかった求人や文面は、そのまま使い続けるほうがよい場合もあります。全部を作り直すのではなく、数字を見て、変えるところと変えないところを分けることが大切です。

切り替えの時期を決める

自社運用から代行への切り替えは、一度に行うか、段階的に行うかを決めます。

• 一度に切り替える：ある日を境に、すべての運用を代行に移す。分かりやすいが、引き継ぎの準備を十分にしておく必要がある
• 段階的に切り替える：職種ごと、工程ごとに少しずつ移す。並行する期間は、どちらが何を担当するかを明確にしておく

段階的に切り替える場合、並行する期間に同じ候補者に自社と代行の両方から声をかけてしまうことがないよう、担当の境目を決めておきます。

社内に残すこと

運用を代行に引き継いでも、社内に残ることがあります。

• 採用計画と基準の決定
• 書類選考の最終判断
• 面接と評価
• 合否と条件の決定
• 面接官の予定の共有

当社のGreen運用代行では、求人票の作成、「気になる」やスカウトの配信、応募対応、面接日程の調整をお受けし、合否の判断は企業側に残す形です。費用は採用した方の入社時に1名50万円（税別）の成功報酬で、初期費用と月額の固定費はかかりません。導入の流れ全体はGreen運用代行の導入の流れで説明しています。

エージェントベストの見解

引き継ぎの相談で、当社がよく伝えているのは「自社運用で止まっていた理由を、引き継ぎの前に書き出しておく」ことです。運用を代行に出す理由が「時間が足りない」だけなら、代行で作業の時間は解決します。けれども、止まっていた理由が「書類選考の判断が遅かった」「現場の協力が得られなかった」といった社内のつなぎ目にあるなら、代行に引き継いでも同じところで止まります。引き継ぎの前に、自社運用のどこで時間がかかり、どこで候補者を失っていたかを振り返り、代行に任せることで解決するものと、社内で直す必要があるものを分けておいてください。そうすると、引き継いだあとの運用で何を期待し、自社で何を変えるかがはっきりします。

引き継ぎのあとの最初の振り返り

引き継いでから一定の期間がたったら、最初の振り返りを行います。新しく始める場合と違い、引き継ぎでは「自社運用のときと比べてどうか」という比べる基準があります。これを活かします。

振り返りで並べたいことです。

1. 自社運用のときと、引き継いだあとで、声をかけた数と反応がどう変わったか
2. 応募や面談に進んだ候補者の層が、変わったか
3. 書類選考や面接の判断の速さは、変わったか
4. 社内の担当者が使っている時間は、どのくらい減ったか

1と2が改善していれば、運用の作業を任せた効果が出ていると考えられます。3が変わっていなければ、社内の判断のつなぎ目に課題が残っています。4は、引き継ぎによって社内の時間がどれだけ空いたかを示すもので、その時間を判断や面接に回せているかも確かめます。

改善が見られない項目があれば、代行会社と一緒に原因を探ります。引き継いだ直後は、代行側も前任の運用の流れを踏まえて動いているので、すぐに大きな変化が出ないこともあります。振り返りは一度で終わらせず、期間を区切って何度か行うと、引き継ぎの効果を見極めやすくなります。

まとめ

• 引き継ぐ情報のなかで価値が高いのは、反応がよかった相手と運用の数字
• 進行中の候補者は、選考が進んでいれば自社で最後まで対応するほうが分かりやすい
• 前任の担当者が社内にいるうちに、記録に残りにくい気づきを聞いておく
• 求人票と文面は、数字を見て変えるところと変えないところを分ける
• 自社運用で止まっていた理由を書き出し、社内で直すものを分けておく

よくある質問

自社で作った求人票はそのまま使えますか

反応がよかった求人票は、そのまま使い続けることもあります。数字を見て、反応が少ない求人や仕事の中身が古くなった求人を中心に見直します。全部を作り直す必要はありません。

引き継ぎにはどのくらいの期間がかかりますか

引き継ぐ情報の量や、進行中の候補者の数によって異なります。前任の担当者との話し合いと、求人票の見直しにかかる時間を見込んでおくとよいでしょう。

前任の担当者がすでに退職している場合はどうすればよいですか

残っている求人票、文面、運用の数字、候補者とのやりとりの記録をもとに引き継ぎます。記録が少ない場合は、現場の方への聞き取りを丁寧に行い、運用を始めてからの早い段階で振り返りの機会を設けて調整します。