Greenとほかのスカウト媒体の併用｜候補者の重なりと分担

Greenのほかにも、中途採用向けのスカウト型の媒体を使っている。エンジニアを採るために、使えるものは全部使いたい。そう考えて複数の媒体を併用している会社は多いでしょう。ところが、同じ候補者が複数の媒体に登録していることは珍しくなく、気づかないうちに同じ人に何度も声をかけてしまうことがあります。併用するときは、媒体ごとの役割を決め、声をかけた候補者を1か所で管理し、文面と連絡の窓口を揃えることで、重なりを防ぎながら運用の手間を抑えられます。 この記事では、Greenとほかのスカウト媒体を併用するときの考え方を整理します。媒体ごとの仕様や数値には触れず、運用の分担に絞って書きます。Greenは株式会社アトラエが運営する、IT・Web業界を中心とした中途採用の求人サイトです。

候補者の重なりを確かめる

まず、併用している媒体のあいだで、候補者がどのくらい重なっているかを確かめます。

• 声をかけた候補者のなかに、別の媒体でも声をかけた人がいないか
• 応募してきた候補者が、別の媒体経由でも接点があった人ではないか
• 面談で「ほかの媒体でも連絡をもらった」と言われたことはないか

候補者の氏名や経歴を照らし合わせることで、重なりの程度が分かります。IT職の経験者は、複数の媒体に登録して情報を集めていることが多いため、重なりは想像より多いことがあります。

同じ会社から、別々の媒体で、違う文面の声かけが何度も届くと、候補者は「この会社は自分のことをちゃんと見ているのだろうか」と感じます。重なりそのものより、重なったときの印象が問題です。

媒体ごとの役割を決める

重なりを防ぐには、媒体ごとの役割を決めます。決め方の例です。

職種で分ける

媒体によって、登録している候補者の層や職種の傾向が違うことがあります。運用の結果を見て、反応のよかった職種を媒体ごとに割り当てます。Greenはその名のとおりIT・Web業界を中心とした媒体なので、IT職の運用の軸に据えやすいでしょう。

経験の層で分ける

同じ職種でも、経験の浅い層と豊富な層で、反応のよい媒体が違うことがあります。運用の数字をもとに、層ごとに媒体を割り当てる方法もあります。

運用の濃さで分ける

1つの媒体を主にして、声かけの量と文面の調整に時間をかけ、ほかの媒体は求人を出して応募を受ける程度にとどめる、という分け方もあります。すべての媒体に同じ力をかけると、運用の時間が足りなくなります。

エージェントベストの見解

複数のスカウト媒体を併用している会社で、当社がよく見かけるのは、媒体ごとに担当者が違い、それぞれが自分の媒体の数字だけを見ている状態です。この状態では、同じ候補者に別々の担当者が声をかけていても気づけません。当社が勧めているのは、媒体の数にかかわらず、声をかけた候補者の一覧を1つにまとめることです。氏名や経歴の特徴、声をかけた日、媒体、反応の有無を1つの表に記録し、声をかける前にその表を確かめる。この手間をかけるだけで、重なりは大きく減ります。また、表を見ていると、どの媒体でどんな層の反応がよいかも分かってきます。媒体ごとの役割は、この表の結果をもとに決めるのが確かな方法です。

文面と連絡の窓口を揃える

媒体が違っても、会社としての伝え方は揃えます。

• 選ばれる理由を揃える：媒体ごとに違うことを言わない
• 文面のひな形を共有する：媒体の仕様に合わせて長さは調整しても、中身は揃える
• 連絡の窓口を揃える：応募や返信があったら、誰が対応するかを決めておく
• 選考の流れを揃える：媒体にかかわらず、同じ流れと期限で選考する

連絡の窓口がばらばらだと、候補者への返信が遅れたり、同じ候補者に別の担当者から連絡が行ったりします。窓口を1つにまとめるか、媒体ごとに担当を分ける場合も、候補者の一覧で状況を共有します。

運用の時間を配分する

複数の媒体を併用すると、運用にかかる時間は増えます。時間の配分を決めておかないと、どの媒体も中途半端になります。

1. 媒体ごとに、週にどのくらいの時間を使うかを決める
2. 反応がよい媒体に時間を多く配分する
3. 一定の期間ごとに、配分を見直す

時間が足りない場合は、一部の媒体の運用を外に出す選択肢もあります。当社のGreen運用代行では、求人票の作成、「気になる」やスカウトの配信、応募対応、面接日程の調整をお受けしています。合否の判断は企業側です。費用は成功報酬で、採用した方の入社時に1名50万円（税別）。初期費用と月額の固定費はかかりません。

エージェントベストの見解

併用している媒体の一部を代行に出すとき、当社が気をつけているのは、代行が担当する媒体と自社が担当する媒体のあいだで、候補者の一覧を共有することです。代行がGreenで声をかけた候補者に、自社がほかの媒体で同じように声をかけてしまえば、重なりは解消しません。当社がGreen運用代行をお受けするときは、企業側で使っている候補者の一覧に、代行側が声をかけた候補者も記録する形をとることがあります。共有の方法は会社によって違いますが、「声をかける前に一覧を確かめる」という決めごとを、代行と自社の両方で守ることが大切です。また、成功報酬の代行の場合は、重なった候補者が採用に至ったときにどちらの経路として扱うかも、最初に決めておきます。紹介との併用についてはGreenと人材紹介の併用にまとめています。

併用を続けるか、絞るかの見直し

併用を始めてしばらくしたら、すべての媒体を続けるか、絞るかを見直します。見直しの材料になるのは、候補者の一覧に貯まった記録です。

1. 媒体ごとに、面接まで進んだ候補者の数を数える：声をかけた数ではなく、面接に進んだ数で比べる
2. 媒体ごとに、使った時間を並べる：声かけと返信対応にかかった時間
3. 重なった候補者の割合を見る：重なりが多い媒体どうしは、片方に絞っても失う候補者が少ない
4. 採用に至った経路を確かめる：どの媒体で接点を持った人が入社したか

この4つを並べると、時間あたりで成果の出ている媒体と、時間をかけているわりに面接につながっていない媒体が見えてきます。後者は、運用の仕方を変えて続けるか、やめて時間をほかに回すかを判断します。

注意したいのは、すぐに成果の出ない媒体をすぐにやめてしまうことです。媒体によっては、文面や声をかける相手を直すことで反応が変わることがあります。やめる前に、運用の仕方を一度変えて試す期間を設けると、判断に迷いが残りません。逆に、試したうえで変化がなければ、思い切って絞るほうが、主にする媒体に時間をかけられます。媒体の数を増やすことより、続ける媒体で運用の質を上げることのほうが、結果につながる場面が多いと当社は考えています。

まとめ

• IT職の経験者は複数の媒体に登録していることが多く、重なりは想像より多いことがある
• 職種、経験の層、運用の濃さのいずれかで媒体ごとの役割を決める
• 声をかけた候補者の一覧を1つにまとめ、声をかける前に確かめる
• 選ばれる理由、文面、連絡の窓口、選考の流れを媒体にかかわらず揃える
• 媒体ごとの運用の時間を決め、足りなければ一部を外に出す

よくある質問

同じ候補者に別の媒体から声をかけてしまった場合、どうすればよいですか

候補者から返信があった場合は、先に接点のあった媒体でのやりとりにまとめ、重ねて連絡してしまったことを短く伝えると、誠実な印象になります。以後は、候補者の一覧で状況を確かめてから声をかけるようにします。

媒体の数は多いほうがよいですか

媒体の数を増やすと、接点を持てる候補者は増えますが、運用の時間も増えます。時間が足りずにどの媒体も中途半端になるよりは、主にする媒体を決めて運用を続けるほうが、結果につながりやすい傾向があります。

媒体ごとの効果はどう比べればよいですか

声をかけた数、反応、面談、面接、内定、入社の各段階の数を媒体ごとに並べ、どこで差が出ているかを見ます。かけた時間と費用もあわせて記録しておくと、配分の見直しに使えます。