留学生の採用スケジュール｜日本人学生と別に持つ年間

日本の大学・大学院・専門学校で学ぶ留学生を、新卒で採りたい。ところが、日本人学生の年間にそのまま乗せ、卒業の時期を一つだと思い、在留資格の手続きを内定の後に初めて知り、言語の基準を決めておらず、帰国する学生と日本に残る学生を分けず、入社後の受け入れを準備していない。内定を出したのに手続きが間に合わず、入社の時期がずれる。結論から言うと、留学生の採用は、日本人学生の年間にそのまま乗せません。卒業の時期・在留資格の手続き・言語・進路（帰国か日本に残るか）の四つで学生を分け、卒業の時期が日本人学生と違う学生には別の年間を持ちます。内定の後には、就労のための在留資格への変更の手続きがあり、手続きの時期と会社が用意する書類を、内定フォローの年間に先に入れます。言語の基準は「どの場面で、どの程度の日本語（あるいは他の言語）が要るか」を職種ごとに先に決め、面談で確かめます。学校の留学生担当との関係を、日本人学生のキャリアセンターとは別に持ちます。制度と手続きの詳細は、出入国在留管理庁と各校で確認してください。 この記事では、留学生の採用で起きる失敗、学生を分ける四つ、卒業の時期ごとの年間、内定後の手続き、学校の担当との関係、一枚の型、分担を整理します。年間の七つの期間は母集団形成の年間計画、内定フォローの年間は内定者フォローの年間計画、学校経由の入口は大学経由の母集団形成で書きました。留学の経験がある日本人学生の探し方はOfferBoxで留学経験のある学生を探すで書いていて、この記事の対象とは別です。

この作業の目的｜留学生の年間を、日本人学生の年間と別に持つ

目的は、「日本人学生と同じ時期に同じ選考で採る」を前提にしないことです。留学生は、卒業の時期、在留資格、言語、進路が一人ずつ違い、日本人学生の年間に乗せると、時期が合わない学生を取りこぼし、内定の後に手続きで止まります。別の年間を持てば、日本人学生の年間と重なる部分は共通にし、違う部分（卒業の時期、手続き、受け入れ）だけを別に動かせます。

留学生の採用で、起きる失敗

• 日本人学生の年間に、そのまま乗せる：早期・選考期・後期の時期が、留学生の卒業の時期と学業の山に合わない
• 卒業の時期を、一つと思う：日本人学生と同じ時期に卒業する学生と、違う時期に卒業する学生がいる。同じ時期の選考にすると、片方が入れない
• 在留資格の手続きを、内定の後に初めて知る：就労のための在留資格への変更に、本人の申請と会社の書類が要る。時期を見込んでいないと、入社の時期がずれる
• 言語の基準を、決めていない：「日本語ができる」の程度が職種で違う。面談で確かめる観点が無く、入社後に困る
• 帰国する学生と、日本に残る学生を分けない：卒業後に帰国する予定の学生に、日本で働く前提で送る
• 入社後の受け入れを、準備していない：配属先の現場が、言語と文化の違いを知らないまま受け入れて、本人が離れる

学生を分ける、四つ

• 卒業の時期は、学校と学部と入学の時期で違う：各校で確認する。同じ大学でも、留学生向けの課程は卒業の時期が違うことがある
• 在留資格の手続きは、本人が行い、会社は書類を用意する：何をいつまでに用意するかを、出入国在留管理庁の案内で確認し、内定フォローの年間に入れる
• 言語は、「日本語能力」の一語で決めない：「顧客と電話で話す」「社内の文書を読む」「現場の指示を聞く」の場面ごとに、要る程度を職種の責任者と決める
• 進路は、面談で聞く：「卒業後は日本で働く予定か」を、募集を送る前に記述で読み、面談で確かめる

エージェントベストの見解

これは切り分けの話です。留学生の採用の相談で、「日本人学生と同じ選考で、同じ時期に内定を出したのに、入社の時期がずれた」と言われることがあります。聞くと、内定を出した学生の卒業の時期が日本人学生と違い、在留資格の変更の手続きに要る会社の書類を、内定の後に初めて調べていました。日本人学生の年間には、卒業の時期の違いも、手続きの期間も入っていないので、乗せると内定の後で止まります。当社がお願いしているのは、卒業の時期・在留資格・言語・進路の四つで学生を分け、卒業の時期が違う学生には別の年間を持ち、手続きの時期を内定フォローの年間に先に入れることです。四つのうち、最初に分けるのは卒業の時期で、これを分けると年間が二つになり、残りの三つは各年間の中で確かめる観点になります。分けずに一つの年間で採ると、時期が合わない学生を取りこぼした上に、採れた学生の入社が遅れます。

卒業の時期ごとの、年間

• 日本人学生と同じ時期に卒業する学生：日本人学生の年間に乗せ、四つの観点（在留資格、言語、進路）を面談と内定フォローに足す。募集を分けるかは、言語の基準で決める
• 違う時期に卒業する学生：卒業の時期から逆算した別の年間を持つ。承諾の時期→内定フォロー（手続きの期間を含む）→選考期→早期→準備を、その卒業の時期に合わせて置く。新卒採用計画の立て方
• 二つの年間が重なる月を、印に：日本人学生の選考期と、留学生の内定フォローが重なる月など。2卒年を同時に動かすときの整理の五つ（台帳・担当・導線・文面・数）を、卒業の時期ごとに分ける
• 学業の山を、学校ごとに確かめる：試験、論文、帰国する期間。日本人学生の学業の山と違うことがある
• 入社の時期を、複数持てるかを先に決める：違う時期に卒業する学生を、日本人学生と同じ入社の時期に合わせるか、別の入社の時期を作るか。経営と先に決める

内定後の手続きを、内定フォローに入れる

• 内定の直後に、在留資格の変更の手続きの流れを本人と確かめる：本人が申請し、会社が書類を用意する。何を、いつまでに、誰が。出入国在留管理庁の案内で確認する
• 会社が用意する書類を、内定フォローの年間の最初に入れる：内定の後に調べ始めない。前年に採った実績があるなら、その記録を型にする
• 手続きの期間を、承諾から入社までの期間に見込む：期間が足りないなら、内定の時期を早めるか、入社の時期を別に持つ
• 手続きの進み方を、週一回の連絡で確かめる：内定者フォローの型に、手続きの確認を一項目足す。内定者フォローの年間計画
• 入社の直前に、配属先の現場と受け入れの準備を：言語の場面ごとの程度、社内の文書、生活の面。現場に「何が違うか」を先に伝える
• 手続きの詳細と期間は、この記事に書かない：制度は変わる。出入国在留管理庁と、各校の留学生担当で確認する

学校の留学生担当との、関係

• キャリアセンターとは別に、留学生を担当する部署がある学校が多い：卒業の時期、学業の山、就職の案内の時期、手続きの支援を、そこで確かめる
• 求人の案内を、留学生の担当にも届ける：日本人学生向けの案内だけでは、留学生に届かないことがある。大学経由の母集団形成
• 学校が行う留学生向けの説明の場に、参加できるかを確かめる：時期は学校ごとに違う
• 3媒体（OfferBox・Wantedly・ワンキャリア）で留学生をどう探せるかは、各媒体の仕様で確認する：検索の条件や記述の読み方は媒体で違う。学校経由と媒体を、入口として分けて持つ
• 文面の言語を、募集ごとに決める：日本語で送るか、他の言語を添えるか。言語の基準に合わせる

一枚の型

• 縦に、卒業の時期ごとの年間（日本人学生と同じ時期・違う時期）：それぞれに七つの期間
• 横に、「時期」「担当の時間」「入口（学校の担当・媒体）」「手続き（会社が用意する書類と期限）」「受け入れの準備」
• 欄外に、四つの観点（卒業の時期・在留資格・言語・進路）を面談で確かめる項目
• 重なる月に印を入れ、担当を分ける
• 手続きの詳細は、一枚に書かず、確認先（出入国在留管理庁、各校）を書く

社内の分担

運用代行や代理店が支えられるのは、四つの観点の型、卒業の時期ごとの年間の型、文面の下書き、媒体での検索の絞り込み、送信、一次返信、内定フォローの型までで、入社の時期の決定、言語の基準の決定、学校との関係、在留資格の手続きの確認と書類の用意、面談、受け入れの準備は企業が行います。代理店の代行の範囲は代理店に運用まで頼めるかで書きました。

エージェントベストの見解

これは契約後に起きることの話です。留学生に内定を出した会社が、内定フォローの間に手続きの確認をせず、入社の直前に「在留資格の変更が間に合わない」と分かり、入社の時期をずらすか、内定を取り消すかで迷う形を、当社は見てきました。本人は手続きを自分で進めているつもりで、会社は本人が進めていると思っていて、会社が用意する書類が遅れていた。当社がお願いするのは、内定の直後に手続きの流れを本人と確かめ、会社が用意する書類と期限を内定フォローの年間の最初に入れ、週一回の連絡で進み方を確かめることです。手続きの詳細は制度で変わるので、当社は書きませんし、会社も前年の記憶で進めず、出入国在留管理庁と各校で毎年確かめてください。内定の後に起きることを内定の前に年間に入れておくと、入社の時期がずれる形は消えます。

まとめ

• 留学生を日本人学生の年間にそのまま乗せない。卒業の時期・在留資格・言語・進路の四つで学生を分け、最初に分けるのは卒業の時期
• 日本人学生と同じ時期に卒業する学生は共通の年間に四つの観点を足し、違う時期に卒業する学生には卒業の時期から逆算した別の年間を持つ。入社の時期を複数持つかを経営と先に決める
• 内定の後に在留資格の変更の手続きがあり、会社が用意する書類と期限を内定フォローの年間の最初に入れ、週一回の連絡で進み方を確かめる。詳細は出入国在留管理庁と各校で確認する
• 言語の基準は「日本語能力」の一語ではなく、職種ごとの場面と程度で決め、面談で確かめる。文面の言語を募集ごとに決める
• 学校の留学生担当との関係をキャリアセンターとは別に持ち、媒体での探し方は各媒体の仕様で確認する。配属先の受け入れを入社の前に準備する

よくある質問

留学生を採るのが初めてで、手続きが分かりません

内定を出す前に、出入国在留管理庁の案内で「就労のための在留資格への変更に、会社が用意する書類」を確かめ、学校の留学生担当に「学生が申請するときの学校の支援」を聞いてください。この二つが分かれば、内定フォローの年間に手続きの期間を入れられます。分からないまま内定を出すと、内定の後で止まります。

日本語の基準をどう決めればよいですか

「日本語能力」の一語で決めず、職種ごとに「顧客と電話で話す」「社内の文書を読んで書く」「現場の指示を聞いて動く」のどの場面が要るかを、職種の責任者と決めてください。場面が決まれば、面談で確かめる方法（その場面を面談で再現する）が決まります。資格の名前だけで決めると、入社後に場面で困ります。

留学生の採用スケジュールは、御社に相談できますか

できます。当社は、四つの観点の型、卒業の時期ごとの年間の型、文面の下書き、媒体での検索の絞り込み、送信、一次返信、内定フォローの型を支えられます。入社の時期の決定、言語の基準の決定、学校との関係、在留資格の手続きの確認と書類の用意、面談、受け入れの準備は、企業が行ってください。当社はOfferBox・Wantedly・ワンキャリアの販売パートナーとして、3媒体の運用を支えています。3媒体の全体像は3媒体の違いと選び方にまとめています。