2卒年を同時に動かすときの整理｜重なる月の分け方

新卒採用は、一つの卒年が終わる前に、次の卒年が始まります。上の卒年の後期の募集と内定フォローが続いている月に、下の卒年の準備と早期の接点が始まる。ところが、二つの卒年を一つの台帳に混ぜ、同じ担当が両方を持ち、同じ文面で送り、数を足して見る。上の卒年の内定フォローが薄くなって辞退が出て、下の卒年の準備が消えて早期が遅れる。結論から言うと、二つの卒年を、一つの運用に混ぜません。台帳・担当・導線・文面・数の五つを卒年ごとに分け、重なる月の担当の時間を先に月ごとに書き出し、上の卒年の内定フォローを「先に確保する時間」として固定します。残りの時間で、下の卒年の準備と早期の入口を決めます。同じ媒体で二つの卒年に送るときは、募集と文面を分け、学生が最初の一文で「どちらの卒年の話か」を分かる形にします。重なりは毎年来るので、「今年は忙しい」ではなく、重なる月を前提にした型として持ちます。 この記事では、重なりで起きる失敗、卒年ごとに分ける五つ、重なる月の担当の時間、先に確保する内定フォロー、同じ媒体で二つの卒年に送るときの形、一枚の型、分担を整理します。年間の七つの期間は母集団形成の年間計画、内定フォローの年間は内定者フォローの年間計画、後期の募集は後期の母集団形成で書きました。時期の区切りは、年度の公表内容と自社の方針で確認してください。

この作業の目的｜重なりを、毎年の型にする

二つの卒年の重なりは、毎年、同じ時期に来ます。その年だけの忙しさではなく、年間の中に組み込まれた期間です。目的は、重なる月に「どちらを優先するか」をその場で決めずに済むように、先に決めておくことです。先に決まっているのは、上の卒年の内定フォローを守ること、五つを分けること、重なる月に新しいことを始めないことの三つで、これが決まっていれば、重なりの月に担当が迷いません。

重なりで、起きる失敗

• 一つの台帳に、混ぜる：上の卒年の内定者と、下の卒年の早期の学生が同じ一覧にいて、誰がどちらか分からなくなる。連絡の相手を間違える
• 同じ担当が、両方を持つ：上の卒年の内定者の連絡と、下の卒年の送信と返信を、一人が同じ週に。どちらも薄くなる
• 同じ文面で、送る：上の卒年の後期の募集の文面を、下の卒年の早期にそのまま使う。学生が「もう選考なのか、まだ知る段階なのか」を読めない
• 数を、足して見る：上の卒年の後期の承認と、下の卒年の早期の承認を足して「今月は多い」と読む。どちらの卒年が動いていないかが見えない
• 上の卒年の内定フォローが、薄くなる：下の卒年の早期に時間を取られ、内定者への連絡が空く。辞退は、この空いた時期に出る
• 下の卒年の準備が、消える：上の卒年の後期と内定フォローで手一杯になり、文面と企業ページの更新が無いまま早期が始まる。新卒採用の早期化にどう対応するか

卒年ごとに分ける、五つ

1. 台帳：卒年ごとに別の一覧。一つのファイルにするなら、卒年の列を最初に置き、卒年で絞ってからしか見ない
2. 担当：重なる月は、上の卒年の内定フォローの担当と、下の卒年の早期の担当を分ける。一人しかいないなら、曜日で分ける（〇曜は上の卒年、△曜は下の卒年）。人事一人の新卒採用スケジュール
3. 導線：媒体の募集、企業ページの案内、応募の入口を卒年ごとに。同じ入口に二つの卒年が入ると、台帳が混ざる
4. 文面：上の卒年の後期は「選考の話」、下の卒年の早期は「知る話」。役割が違うので、文面を分ける。最初の一文に卒年と役割を
5. 数：卒年ごとに、承認・面談・内定・承諾を別に置く。足さない。上の卒年は「残りの枠に対して」、下の卒年は「早期の接点として」読む。母集団形成のKPI

エージェントベストの見解

これは切り分けの話です。二つの卒年が重なる時期の相談で、「今月は承認が多いのに、内定者の辞退が出た」と言われることがあります。台帳を見ると、上の卒年の後期の承認と下の卒年の早期の承認が一つの数になっていて、内定者への連絡の記録が三週間空いている。承認の多さは下の卒年の早期の数で、上の卒年は動いていない上に、内定フォローが止まっていました。当社がお願いしているのは、台帳・担当・導線・文面・数の五つを卒年ごとに分けることです。五つのうち、最初に分けるのは台帳と数で、これを分けると「どちらの卒年が動いていないか」が見えます。次に担当を分け、担当が一人なら曜日で分けます。分けると、重なる月の「どちらを優先するか」を、その場で悩まなくなります。混ぜたまま「今年は忙しい」で越えると、来年も同じ月に同じ辞退が出ます。

重なる月の、担当の時間

• 重なる月を、先に月ごとに書き出す：上の卒年の後期と内定フォローの月、下の卒年の準備と早期の月を重ねて、両方が動く月に印を
• 印の月の担当の時間を、先に見る：上の卒年の内定フォロー（週一回の連絡、月一回の場、個別の相談）、後期の返信と面談、下の卒年の準備（文面と企業ページの更新）、早期の送信と返信。合計が担当の時間を超えていないか
• 超えているなら、下の卒年の早期から削る：上の卒年の内定フォローと後期は削らない。早期の入口を減らすか、送る数を減らすか、時期を遅らせる
• 印の月に、新しいことを始めない：新しい媒体、新しいイベント、文面の作り直しは、印の無い月に
• 採用以外の業務の山も、重ねる：年度の切り替え、評価の時期。人事一人の新卒採用スケジュール

先に確保する、上の卒年の内定フォロー

• 週一回の連絡と、月一回の場を、重なる月も動かさない：下の卒年の早期が忙しくても、この二つは固定。内定者フォローの年間計画
• 内定者の相談の枠を、週に一つ持つ：重なる月は、内定者からの相談が「後で」になりやすい。枠を先に置く
• 辞退が出やすい時期を、重なりの月に重ねて見る：中だるみの時期と、下の卒年の早期が重なる年は、内定フォローの担当を分ける。内定辞退の理由
• 後期の面談は、現場に出てもらう：人事が内定フォローと後期の面談の両方を持たない
• 上の卒年の入社の準備を、下の卒年の早期の前に型にする：入社の直前に詰め込むと、下の卒年の早期と重なる

同じ媒体で、二つの卒年に送るときの形

• 募集を、卒年ごとに分ける：一つの募集に二つの卒年を混ぜない。3媒体（OfferBox・Wantedly・ワンキャリア）のどれでも、募集や掲載の単位を卒年で分けられるかを、各媒体の仕様で確認する。媒体ごとの年間
• 文面の最初の一文に、卒年と役割を：上の卒年の後期は「〇〇年卒の方へ。残りの枠で、△△の選考を□□までに」、下の卒年の早期は「〇〇年卒の方へ。まず会社を知ってもらう段階で、△△」。学生が読み分けられる形に
• 検索の条件を、卒年で分ける：上の卒年は後期の学生（まだ決まっていない、条件を絞った）を、下の卒年は早期の学生（動き始めた）を。同じ条件で両方に送らない
• 返信の速さを、卒年で変えない：後期は速く、早期も速く。早期だから遅くてよいと読まない。後期の母集団形成
• 企業ページは、一つのままで：卒年ごとに作らない。ページの中で「〇〇年卒は△△、□□年卒は〇〇」と案内を分ける
• 上の卒年の内定者を、下の卒年の早期に出さない：内定者に下の卒年の学生と会わせるのは、内定者の承諾が固まってから。重なる月に頼まない

一枚の型

• 縦に月、横に「上の卒年（後期・内定フォロー）」「下の卒年（準備・早期）」「担当の時間」「採用以外の業務」：重なる月に印
• 五つ（台帳・担当・導線・文面・数）の分け方を、欄外に：台帳のファイル名、担当の曜日、導線の入口、文面の一文、数の置き場
• 先に確保する上の卒年の内定フォローを、太字で：週一回の連絡、月一回の場、相談の枠
• 年度の途中で見直すのは、下の卒年の早期の欄だけ：上の卒年の内定フォローは動かさない

社内の分担

運用代行や代理店が支えられるのは、五つの分け方の型、重なる月の書き出しの型、卒年ごとの文面の下書き、検索の絞り込み、送信、一次返信、数の集計、一枚の型までで、内定フォローの時間の固定、担当の分け方の決定、入口と送る数の決定、面談、内定者への連絡は企業が行います。代理店の代行の範囲は代理店に運用まで頼めるかで書きました。

エージェントベストの見解

これは順番の話です。重なる時期の相談で、「下の卒年の早期を強くしたいので、早期の入口を増やしたい」と言われることがあります。当社がお願いする順番は、「上の卒年の内定フォローの時間を先に固定する」、「後期の返信と面談の時間を確保する」、「残りの時間を出す」、「その残りで下の卒年の早期の入口を一つ選ぶ」、です。下の卒年の早期を先に決めると、上の卒年の内定フォローが薄くなり、承諾した学生が辞退して、上の卒年の枠が空きます。空いた枠を後期で埋めようとして、さらに下の卒年の早期が止まります。上の卒年を先に守ると、下の卒年に使える時間が見えて、早期の入口を無理なく決められます。当社は、重なりの時期を「下の卒年から」ではなく「上の卒年から」組みます。早期を厚くしたいなら、先に上の卒年の内定フォローを型にして軽くし、その分の時間を早期に回してください。

まとめ

• 二つの卒年の重なりは毎年来る。「今年は忙しい」ではなく、重なる月を前提にした型として持つ
• 台帳・担当・導線・文面・数の五つを卒年ごとに分ける。最初に分けるのは台帳と数で、「どちらの卒年が動いていないか」が見える。担当が一人なら曜日で分ける
• 重なる月を先に書き出し、担当の時間の合計を見る。超えるなら下の卒年の早期から削る。印の月に新しいことを始めない
• 上の卒年の内定フォロー（週一回の連絡、月一回の場、相談の枠）を先に固定し、後期の面談は現場に出てもらう。残りで下の卒年の早期の入口を一つ決める
• 同じ媒体で二つの卒年に送るなら、募集と文面と検索の条件を卒年で分け、最初の一文に卒年と役割を。企業ページは一つのままで案内を分ける

よくある質問

人事が一人で、卒年ごとに担当を分けられません

曜日で分けてください。〇曜と△曜は上の卒年の内定フォローと後期の返信、□曜は下の卒年の早期の送信と返信。同じ日に両方を持つと、通知のたびに卒年を切り替えて、どちらも薄くなります。台帳と数を分けておけば、曜日ごとに見る一覧が一つになり、切り替えの負担が減ります。

上の卒年の後期の募集が終わらず、下の卒年の早期に入れません

後期の入口を絞って速くしてください。残りの枠に対して、条件を絞った学生に送り、返信と面談を速く回す。後期を広く続けると、下の卒年の準備が消えて、早期が遅れます。後期の終わりの時期を先に決め、その時期を過ぎたら残りの枠は次の年に回すと決めておくと、下の卒年に入れます。

2卒年を同時に動かす整理は、御社に相談できますか

できます。当社は、五つの分け方の型、重なる月の書き出しの型、卒年ごとの文面の下書き、検索の絞り込み、送信、一次返信、数の集計、一枚の型を支えられます。内定フォローの時間の固定、担当の分け方の決定、入口と送る数の決定、面談、内定者への連絡は、企業が行ってください。当社はOfferBox・Wantedly・ワンキャリアの販売パートナーとして、3媒体の運用を支えています。3媒体の全体像は3媒体の違いと選び方にまとめています。