新卒採用の年間振り返り｜期間ごとの予定と実際のずれ

新卒採用の一年を振り返りたい。ところが、振り返りが反省会になり、一年の数を足して「今年は少なかった」で終わり、「来年はもっと早く始める」と決めて解散する。七つの期間（準備・早期・選考期・後期・内定フォロー・振り返り・次の準備）のどこで計画が崩れたかが見えず、担当の時間の予定と実際が記録されていないので、翌年も同じ期間で同じように崩れる。結論から言うと、年間の振り返りで見るのは、結果の数ではなく、七つの期間ごとの「予定と実際のずれ」と、「担当の時間の予定と実際」です。全期間を足した一年の数ではなく、期間ごとに分けて、どの期間で崩れたか、その期間の担当の時間が予定の何倍かかったかを見ます。「早く始めれば解決する」は、崩れた期間が早期ではない年には効きません。変えるのは三つまでにし、振り返りを次の準備の前に置きます。振り返りの一部（準備と早期のずれ）は選考期の前に前倒しし、年度末に一年分を思い出す形にしません。 この記事では、振り返りで起きる失敗、振り返りの目的、材料、期間ごとの見方、ずれの読み方、変えるのは三つまで、振り返りの時期の置き方、一枚の型、分担を整理します。七つの期間は母集団形成の年間計画、母集団の入口ごとの振り返りは母集団形成の振り返り方、翌年の計画は新卒採用計画の立て方で書きました。時期の区切りは、年度の公表内容と自社の方針で確認してください。

この作業の目的｜「どの期間で崩れたか」を、次の計画に渡す

振り返りの目的は、反省ではなく、次の準備に渡す材料を作ることです。渡すのは「一年でこうだった」ではなく、「この期間で、予定と実際がこうずれた。担当の時間はこれだけかかった。だから来年はこの期間のこれを変える」の三つまで。三つに絞れない振り返りは、次の準備に落ちず、翌年の計画が「去年と同じ」か「全部を変える」のどちらかになります。

振り返りで、起きる失敗

• 反省会になる：「もっと早く」「もっと丁寧に」で終わり、何をどう変えるかが決まらない
• 一年の数を、足して見る：早期の承認と後期の承認、内定の数を足して「今年は」と読む。どの期間が予定どおりで、どの期間が崩れたかが見えない
• 「来年は早く始める」で終わる：崩れたのが選考期の返信か、内定フォローの中だるみなら、早く始めても同じ期間で崩れる
• 担当の時間を、見ない：予定では週に〇〇時間のはずが、選考期に実際は何倍かかったか。記録が無いと、来年も同じ時間で計画する
• 予定と実際のずれを、記録していない：年度末に思い出そうとして、思い出せない。ずれは、期間の終わりごとに一行残す
• 次の準備に、落ちない：振り返りの結論が、翌年の一枚に反映されない。振り返りと次の準備が別の会議で、間が空く

振り返りの材料｜期間ごとの「予定と実際」を五つ集める

1. 七つの期間ごとの、予定と実際：期間の始まりと終わりの時期、その期間にやる予定だったことと、実際にやったこと。「準備の期間に文面を更新する予定が、早期に入ってから更新した」のように
2. 担当の時間の、予定と実際：期間ごとに、計画した時間と、かかった時間。選考期と内定フォローで、予定の何倍か
3. 数：期間ごとに、承認・面談・内定・承諾。足さない。母集団形成のKPIの三つを期間で分けて
4. 学生の声：面談で聞かれたこと、辞退の理由、内定者の相談。期間ごとにどの声が多かったか。内定辞退の理由
5. 採用以外の業務の山：どの月に、採用以外の何が重なって、採用の予定が動いたか。人事一人の新卒採用スケジュール

エージェントベストの見解

これは発注側の誤解の話です。年度末の振り返りの相談で、「今年は内定が足りなかったので、来年は早期から動きたい」と言われることがあります。期間ごとに分けて見ると、早期の承認と面談は予定どおりで、崩れていたのは選考期の返信（予定の何倍もの時間がかかり、面談が組めず、学生が離れた）と、内定フォローの中だるみ（連絡が空いた時期に辞退が出た）でした。この年に早期を厚くすると、選考期に入る学生が増えて、返信がさらに遅れ、崩れが大きくなります。「早く始めれば解決する」は、崩れた期間が早期の年にだけ効く対処で、どの期間で崩れたかを見ずに決めると、翌年の崩れを大きくします。当社がお願いしているのは、一年の数ではなく、期間ごとの予定と実際のずれと、担当の時間の予定と実際を見て、崩れた期間を先に一つ決めることです。崩れた期間が分かれば、変えることは自然に三つに絞れます。

期間ごとの、見方

• 一つの期間ごとに、「予定どおり」「少しずれた」「崩れた」の三つで印を：数で細かく評価しない。崩れた期間を一つか二つに絞る
• 崩れた期間の、担当の時間を見る：たいてい、崩れた期間は担当の時間が予定の何倍もかかっている。時間の見積もりが、翌年の計画の最初の修正点
• 崩れた期間の、前の期間を見る：選考期の崩れは、準備の期間で面談の枠を押さえていなかったことが原因のことが多い。崩れた期間だけを直さない

ずれの読み方｜「量」のずれと「時期」のずれと「時間」のずれ

• 量のずれ：送る数、承認、面談が計画より多いか少ないか。母集団形成の振り返り方の入口ごとの見方で
• 時期のずれ：予定の期間より、早く始まったか、遅く終わったか。早期化の影響は、ここに出る。新卒採用の早期化にどう対応するか
• 時間のずれ：担当の時間が、予定の何倍か。三つのずれのうち、翌年の計画を最も変えるのは時間のずれ
• 三つのずれを、期間ごとに一行で：「選考期：量は予定どおり、時期は二週間遅れ、時間は予定の二倍」のように
• ずれの原因を、一つ前の期間に探す：期間の中だけで原因を探さない

変えるのは、三つまで

• 崩れた期間の、時間の見積もりを変える：一つ目は、たいていこれ
• 崩れた期間の、一つ前の期間でやることを変える：二つ目は、原因の期間の準備
• 三つ目は、やらないことを一つ増やす：入口を減らす、イベントに出ない、文面の作り直しを止める。足す変更を三つ目にしない
• 変えないことを、先に書く：予定どおりだった期間は、変えない。「去年うまくいったことも、念のため変える」をしない
• 三つを、翌年の一枚のどこに反映するかを、その場で決める：振り返りの会議で、翌年の一枚を開いて書き込む。別の会議に持ち越さない。新卒採用計画の立て方

振り返りの時期の置き方｜年度末に一度と、選考期の前に一部

• 年度末に、一度：七つの期間の全部を、五つの材料で。次の準備の直前に
• 選考期の前に、一部を前倒し：準備と早期の予定と実際のずれだけを、選考期に入る前に見る。ここで選考期の時間の見積もりを直せば、年度末を待たずに崩れを小さくできる
• 各期間の終わりに、一行：「この期間の予定と実際、時間」を一行残す。年度末に思い出さない
• 内定フォローの途中に、辞退の声を一度まとめる：年度末まで待つと、声が薄れる。内定者フォローの年間計画
• 振り返りの時間を、年間の一枚に先に入れる：振り返りは七つの期間の一つ。時間が無くて消えるのは、一枚に入っていないから

一枚の型

• 縦に七つの期間、横に「予定」「実際」「担当の時間（予定・実際）」「数」「声」「印（予定どおり・少しずれた・崩れた）」
• 欄外に、採用以外の業務の山を月ごとに
• 下に、「変える三つ」と「変えないこと」：三つは、翌年の一枚のどこに反映するかまで
• 各期間の終わりの一行を、年度の途中から書き足していく：年度末に空欄から始めない

社内の分担

運用代行や代理店が支えられるのは、材料の型、期間ごとの見方の型、ずれの読み方の型、一枚の型、数の集計までで、崩れた期間の決定、変える三つの決定、翌年の一枚への反映、担当の時間の記録は企業が行います。代理店の代行の範囲は代理店に運用まで頼めるかで書きました。

エージェントベストの見解

これは数字の読み方の話です。振り返りの相談で、「一年で承認が〇〇、面談が△△、内定が□□。去年より多かったので良かった」と言われることがあります。当社は3媒体すべての販売パートナーとして運用を支えていますが、一年の数を足した結果は、どの期間で何が起きたかを消してしまいます。同じ「去年より多い」でも、早期の承認が増えて選考期の面談が減った年と、早期は同じで選考期の面談が増えた年では、翌年に変えることが逆です。前者は選考期の返信の時間を増やし、後者は早期の入口を足せます。当社がお願いしているのは、数を期間ごとに分けて置き、期間ごとの予定と実際のずれとして読むことです。一年の数は、経営への報告には要りますが、次の準備の材料にはなりません。報告の数と、振り返りの数を、分けて持ってください。

まとめ

• 年間の振り返りで見るのは結果の数ではなく、七つの期間ごとの「予定と実際のずれ」と「担当の時間の予定と実際」。一年の数を足して見ない
• 「来年は早く始める」は、崩れた期間が早期の年にだけ効く。どの期間で崩れたかを先に一つか二つに絞り、崩れた期間の一つ前の期間に原因を探す
• ずれは「量」「時期」「時間」の三つで期間ごとに一行。翌年の計画を最も変えるのは時間のずれ
• 変えるのは三つまで（崩れた期間の時間の見積もり、一つ前の期間の準備、やらないことを一つ増やす）。変えないことを先に書き、翌年の一枚にその場で反映する
• 振り返りは年度末に一度と、選考期の前に準備と早期の一部を前倒し。各期間の終わりに一行残し、年度末に思い出さない

よくある質問

期間ごとの記録が無く、年度末に思い出せません

今年は、思い出せる範囲で「崩れた期間」だけを一つ決めてください。全部を思い出そうとしない。その一つの期間の担当の時間を、関わった人に聞いて、予定の何倍だったかを大まかに置く。来年から、各期間の終わりに一行残す形にして、次の年度末に材料が揃う形を作ってください。

振り返りをしても、翌年の計画が変わりません

振り返りと次の準備の会議が分かれていて、間が空いているからです。振り返りの会議で、翌年の一枚を開いて、変える三つをその場で書き込んでください。三つが決まらないなら、崩れた期間が絞れていません。崩れた期間を一つに絞ることを、会議の最初の議題にしてください。

新卒採用の年間振り返りは、御社に相談できますか

できます。当社は、材料の型、期間ごとの見方の型、ずれの読み方の型、一枚の型、数の集計を支えられます。崩れた期間の決定、変える三つの決定、翌年の一枚への反映、担当の時間の記録は、企業が行ってください。当社はOfferBox・Wantedly・ワンキャリアの販売パートナーとして、3媒体の運用を支えています。3媒体の全体像は3媒体の違いと選び方にまとめています。