従業員300名規模の会社のOfferBox運用｜現場との分担の決め方

従業員が三百名前後。人事は数人いて、新卒採用の担当もいる。現場に頼めば協力してくれる社員もいる。知名度は業界の中では知られているが、学生には知られていない。この規模の会社がOfferBoxを始めると、「人事が数人いるので、検索も文面も返信も面談も人事で回せる」と考えて人事が全部を持ち、名義が人事になって「会社が送った」に読まれ、面談の枠が人事の予定で埋まり、現場を巻き込める規模なのに巻き込まずに止まります。結論から言うと、人事が数人いて現場を巻き込める規模だからこそ、「人事が全部持つ」で止まります。最初に決めるのは、名義を職種ごとに現場に置くこと、承認への返信の担当を人事の中で一人に決めること、送る数を現場の面談枠から逆算すること、知名度が中程度なら「なぜあなたに」で差をつけること、選考の段を短くすること、代行に出す範囲を人事の時間で決めることです。 この記事では、この規模の会社が割ける時間と人、最初に決めること、文面の書き方、人事と現場の分担、やりがちな失敗を整理します。人事が一人の会社は人事が1人の会社がOfferBoxで最初に決めること、大企業の本社と部門の線は大企業のOfferBox運用で書きました。数値は書きません。

この規模で割ける時間と人

この規模の会社がOfferBoxに割ける時間は、人事の人数ではなく、「人事が型と台帳と返信を持ち、現場が名義と面談を持つ」線が引けているかで決まります。人手があるほど、線を引かないと重なります。

最初に決めること

1. 名義を、職種ごとに現場に置く：人事の名義は「会社が送った」になる。営業なら営業の若手、技術なら技術の若手。頼むことは名義・文面の確認・面談の三つ。OfferBoxの運用に現場社員を巻き込む方法
2. 承認への返信の担当を、人事の中で一人に決める：数人いると「誰かが返す」になる。通知を見て当日に返す人を一人に。OfferBoxでオファーが承認されたあとの連絡手順
3. 送る数を、現場の面談枠から逆算する：名義の社員が月に何人と会えるか。その数から、承認の割合を昨年の台帳で置いて逆算。人事の面談枠ではなく、現場の面談枠
4. 知名度が中程度なら、「なぜあなたに」で差をつける：学生は会社を知らないので、会社紹介は短く採用サイトに逃がし、記述のどの行動を見たかと、最初の年に何をするかを書く。知名度がない会社がOfferBoxで学生に届くには
5. 選考の段を短くする：大企業の型を真似ない。段ごとの目的を一つに。OfferBox経由の選考フローを短くする考え方
6. 代行に出す範囲を、人事の時間で決める：人事が数人でも、採用以外の業務がある。検索・下書き・送信・一次返信のどこまでを人事が持てるかを週の時間で出し、持てない分を外に。OfferBoxの運用代行に任せられる範囲と自社で持つ判断
7. 台帳を一つにし、職種と名義の列を持つ：人事が数人いても、台帳は一つ。OfferBoxと採用管理システム（ATS）の連携の考え方

エージェントベストの見解

これをやる前に、先に「職種ごとに、誰の名義で送るか」を現場と決めておかないと、人事が数人いても効果が出ません。当社は3媒体すべての販売パートナーとして、OfferBoxの運用代行を受けているので、この規模の会社の運用を見ていますが、止まる会社に共通するのは、人事が数人いることで「自分たちで回せる」と考え、名義も面談も人事が持ち、現場に頼まないことです。人事の名義の文面は「会社が送った」と読まれ、人事の面談枠は数人分しかなく、承認した学生の面談が入らず、他社に決まります。この規模の会社の強みは、人事がいることではなく、現場を巻き込めることです。順番は、職種ごとに現場の若手を名義に決め、その若手の面談枠を先に押さえ、その枠から送る数を逆算し、そのあとで人事が検索と文面と返信を持つことです。名義が決まれば、人事の時間は「会う」ではなく「回す」に使えます。

文面の書き方｜会社紹介を短く、「なぜあなたに」を長く

• 知名度が中程度の会社は、会社紹介を一文にして採用サイトに逃がす：OfferBoxと採用サイトの役割分担
• 文面の共通部分は人事が、個別の一文は名義の若手が：若手には「記述のここを見て、一言」だけ頼む
• 文面の基本：OfferBoxのオファー文面の基本

人事と現場の分担

• 人事が数人いるなら、作業で分ける：検索と送信の担当、返信と台帳の担当、現場との調整の担当。同じ人が全部を持たない。OfferBoxをチームで運用するときの役割分担
• 現場に頼むのは、名義・一言・面談の三つに絞る：それ以上頼むと、現場が「採用を手伝わされている」になる
• 現場が協力しないときは、頼む範囲が広すぎることが多い：現場がOfferBoxの面談に協力してくれないとき

代行に出す範囲を、人事の時間で決める

• 人事が数人いても、採用以外の業務がある：週に採用に使える時間を、人事の中で合計する
• その時間で、検索・下書き・送信・一次返信・台帳・現場との調整のどこまで持てるかを見る：持てないところを外に
• 出すなら、検索・下書き・送信・一次返信から：人事の時間を、現場との調整と面談の設定に残す
• 出さないなら、返信の担当を一人に決めることだけは守る：ここが曖昧だと、数人いても放置が起きる
• 時間が足りなくなったら、送る数を減らす：OfferBoxの運用に工数が足りないときの対処

運用代行や代理店が支えられるのは、人事と現場の線の型、名義の置き方の型、文面の型、台帳の型、検索・下書き・送信・一次返信までで、名義の選定、個別の一文、面談、代行に出す範囲の判断は企業が行います。代理店の代行の範囲は代理店に運用まで頼めるかで書きました。

エージェントベストの見解

送り始めたあと、最初の送る時期で起きることに共通するのは、人事が数人で回し始めて、承認は付くのに現場の面談枠が取れず、承認から面談まで日数が伸びて、承認した学生が他社に決まることです。当社はOfferBoxの運用代行で、この規模の会社の承認から面談までの日数を見ていますが、人事の面談枠で面談を組んでいる会社は、人事の予定が先に埋まり、現場の面談枠は押さえられていません。人事が面談に出ると、学生は「名義の人に会えない」で離れ、現場が面談に出るなら、その枠を送る前に押さえておく必要があります。当社がこの規模の会社の代行を受けるときは、送る前に、名義の若手の面談枠を月の予定に固定してもらい、その枠から送る数を決めています。枠が先にあると、承認から面談までの日数が伸びず、人事は面談ではなく調整に時間を使えます。

やりがちな失敗

最も多いのは、一つ目です。人事がいることで、現場を巻き込める規模の強みを使わずに回します。

まとめ

• 従業員三百名規模の会社は、人事が数人いて現場を巻き込めるからこそ、「人事が全部持つ」で止まる。人事は型と台帳と返信、現場は名義と一言と面談
• 名義を職種ごとに現場の若手に置き、その若手の面談枠を先に押さえ、枠から送る数を逆算する
• 承認への返信の担当を人事の中で一人に決める。人事が数人いるなら、作業で分ける
• 知名度が中程度なら、会社紹介を一文にして採用サイトに逃がし、「なぜあなたに」と最初の年を書く。大企業の型を真似ず、段を短く
• 代行に出す範囲は、人事の週の時間の合計で決める。出すなら検索・下書き・送信・一次返信から

よくある質問

人事が数人いるので、代行に出す必要はないと思っています

出す必要があるかは、人数ではなく、週に採用に使える時間の合計で決まります。数人いても、採用以外の業務があるなら、検索と送信に時間が消えて、現場との調整と面談の設定が薄くなります。時間の合計を出し、持てない作業があれば、そこだけ出します。持てるなら、返信の担当を一人に決めることだけは守ってください。

現場の若手に名義を頼むと、「文面を書けない」と言われます

書いてもらうのではなく、人事が下書きを渡し、「記述のここを見て、一言足してください」と頼みます。一言なら、若手の時間は短くて済み、文面には若手の言葉が残ります。面談の枠は人事が先に押さえて、若手には「この日のこの時間に出てください」と伝えます。頼むことを三つに絞れば、現場は協力します。

従業員三百名規模の会社のOfferBox運用は、御社に相談できますか

できます。当社は、人事と現場の線の型、名義の置き方の型、文面の型、台帳の型、検索・下書き・送信・一次返信を支えられます。名義の選定、個別の一文、面談、代行に出す範囲の判断は、企業が行ってください。当社はOfferBox・Wantedly・ワンキャリアの販売パートナーとして、OfferBoxの運用代行も受けています。3媒体の全体像は3媒体の違いと選び方にまとめています。