イベントのKPI｜参加者数でなく面談まで来た数で見る

イベントのKPIを置きたい。ところが、参加者数と満足度アンケートの点数を並べ、集客に力を入れて当日の中身は去年と同じ、費用と当日に使った社内の時間は測らず、合同説明会と自社の説明会と座談会を合算して、「今年は〇人集まりました」で終わっている。結論から言うと、イベントのKPIは参加者数と満足度アンケートではなく、「参加後に面談まで来た近い人の数」と「一人を面談に呼ぶまでにかかった費用と時間」と「当日に現場の社員が話した数」の三つです。参加者数を追うと集客の工夫に寄って当日の中身が薄くなり、満足度は高く出るのに面談に来ません。イベントは費用と時間が最も重い入口なので、他の入口と同じ三つで並べて、続けるか止めるかを年に一度決めます。合同説明会と自社の説明会と少人数の座談会は、分けて測ります。 媒体のKPIの位置づけは媒体別のKPI設計、イベントの設計はイベントからの母集団形成で書きました。この記事は、イベントのKPIを書きます。

この作業の目的｜イベントを、他の入口と同じ三つで並べる

イベントは、費用（出展費・会場費・資料）と時間（準備・当日・後片付け）が最も重い入口です。それにもかかわらず、参加者数と満足度でしか測られず、他の入口と並べられていません。

目的は、イベントを他の入口（スカウト・掲載・紹介）と同じ三つの数で並べ、続けるか止めるかを判断できるようにすることです。

イベントのKPIで、起きる失敗

共通するのは、イベントを「当日の成功」で測っていて、「その後に面談に来たか」で測っていないことです。

置くのは、三つ

三つで、「結果」「重さ」「当日の設計」が分かります。参加者数と満足度は、下の階に置きます。

エージェントベストの見解

相談で最も多い思い込みは、「イベントは集客が成果で、参加者が多ければ成功だ」というものです。当社は3媒体すべての販売パートナーとして、また媒体のイベントの案内もする立場から言うと、参加者数と、その後の面談の数は、比例しません。参加者を増やす工夫（広く告知する、景品を用意する、無料の資料を配る）は、その会社に関心の薄い学生も集めます。集まった学生に現場の社員が一人ずつ話せないと、名前が残るだけで、面談には来ません。当社が最初にお願いするのは、参加者数の目標を下げて、「当日に現場の社員が一対一で話せる数」を先に決めることです。現場の社員が三人出られるなら、一人が当日に話せるのは限りがあります。その数を超えて集めても、話せない学生が増えるだけです。イベントの設計は、集客の設計ではなく、当日に話せる数の設計です。話せた学生の数と、その後に面談に来た近い人の数を並べると、集める数を増やすより、話せる体制を厚くするほうが効くことが見えます。

参加者数と満足度の、扱い

• 参加者数は、下の階の数：集客ができているかを確かめるための数
• 参加者数が多くて面談が少ないなら、当日に話せていない：現場の社員の数か、当日の設計を直す
• 参加者数が少なくて面談の割合が高いなら、集客を広げる余地がある：ただし、話せる数の範囲で
• 満足度アンケートは、当日の運営を直すために使う：進行、時間、資料。面談の数とはつなげない
• アンケートで「面談の希望」を取る：満足度より、この項目が面談につながる

参加者数と満足度は、原因を探すときに見る数です。

イベントの種類を、分けて測る

合算すると、合同説明会の重さが座談会の軽さで薄まり、判断ができません。種類ごとに三つを出します。

参加後の、接点

• 当日に、面談の案内を渡す：後で送るのではなく、当日に日程の候補を
• 話した現場の社員から、一通：「先日話した〇〇です」。人事からの一斉の連絡より効く
• 参加後の日数を、測る：参加から面談までの日数。延びると来る数が減る
• 話せなかった学生には、別の形で：当日に話せなかった学生に、資料と面談の案内だけを送る。話せた学生と分けて記録する
• 参加者名簿を、スカウトに使うかを決める：使うなら、当日に会ったことを一文に入れる。スカウトのKPI

イベントの成果は、当日ではなく、参加後の一週間で決まります。

続けるか、止めるかの判断

• 年に一度、他の入口と並べる：三つの数で、スカウト・掲載・紹介と同じ表に
• 費用と時間の両方で見る：費用が高くても時間が軽いイベント、費用が安くても時間が重いイベントがある
• 一年で判断しない：初年度は運営に慣れていない分だけ悪く出る。二年の並びで
• 止める判断も、選択に入れる：「毎年出ているから」で続けない
• 止めた分の費用と時間を、どこに移すかを決める：止めるだけでなく、移す先を決める
• 経営に、並べた表で説明する：「合同説明会は一人あたり〇〇、座談会は△△」

イベントは、続けることが前提になりやすい入口です。年に一度、並べて判断します。

社内の分担

運用代行や代理店が支えられるのは、記録の型、案内の下書き、集計までで、当日の対応、話す現場の社員、続けるか止めるかの判断は社内が担います。

エージェントベストの見解

イベントのKPIで、当社が先にお伝えしているのは、「イベントの費用は請求書で見えるが、時間は見えない」ということです。合同説明会に三人で一日出ると、準備と移動と当日と後片付けで、社内の時間が大きく減ります。その時間は請求書に出ないので、費用の比較では「出展費〇万円」だけが載ります。申し込んだあとに運用が止まる会社に共通するのは、イベントの時間を測らずに出展を続け、スカウトと掲載に手が回らなくなることです。当社が案内するのは、イベントごとに「準備・当日・後片付けに使った社内の時間」を、終わった週に記録することです。「人事〇時間、現場△時間」で足ります。時間が入ると、「このイベントは、スカウトを月に□通送るのと同じ時間を使っている」が見え、配分の判断ができます。イベントを止める判断は、費用ではなく時間で決まることが多く、時間を測っていない会社は、その判断ができません。

まとめ

• イベントのKPIは参加者数と満足度ではなく、「参加後に面談まで来た近い人の数」「一人あたりの費用と時間」「当日に現場の社員が話した数」の三つ
• 参加者数を追うと集客の工夫に寄り、当日に話せない学生が増える。集客の目標は「当日に話せる数」から決める
• 合同説明会・自社の説明会・座談会・オンラインは、性格が違うので分けて測る
• 成果は当日ではなく参加後の一週間で決まる。当日に面談の案内と日程の候補を渡し、話した現場の社員から一通
• 年に一度、他の入口と同じ三つで並べ、続けるか止めるかを判断する。判断は費用より時間で決まることが多い

よくある質問

満足度アンケートは、やめたほうがよいですか

やめなくてよいですが、成果の指標にしません。アンケートは、当日の運営（進行・時間・資料）を直すために使います。成果として見るのは、アンケートの「面談の希望」の項目と、その後に実際に面談に来た数です。満足度の点数を上げる工夫は、面談の数を増やしません。

合同説明会は、やめても大丈夫でしょうか

三つの数で、他の入口と並べて判断します。合同説明会は、会社を知らない学生に会える入口なので、知名度が低い会社には意味があります。ただ、費用と時間が重いので、「近い人の面談数」で見て、スカウトや座談会と比べます。止めるなら、止めた分の費用と時間をどこに移すかを先に決めます。

イベントのKPI設計は、御社に相談できますか

できます。当社は、記録の型、案内の下書き、集計を支えられます。当日の対応、話す現場の社員、続けるか止めるかの判断は、社内で担ってください。当社はOfferBox・Wantedly・ワンキャリアの販売パートナーとして、媒体のイベントと自社のイベントを並べて見る形を支えています。3媒体の全体像は3媒体の違いと選び方にまとめています。