スプレッドシートで採用KPIを管理する方法｜持つのは三枚だけ

スプレッドシートで採用KPIを管理したい。ところが、媒体ごと・職種ごと・月ごとにシートが増え、列が増え、自由記述で入れて集計できず、数式が壊れて誰も直せず、複数人が同じ場所を編集して消え、月次で全部のシートを見ようとして結局見ない。三か月で更新が止まります。結論から言うと、持つのは三枚だけです。一人ずつの台帳、月次の集計、変えた記録。集計は、台帳から作ります。台帳の列は十以内に絞り、入力は選択肢から選ぶ形にして、自由記述を減らします。列を増やすほど、入力が続かず、空欄が増えて、集計が読めなくなります。数式で作った集計はいつか壊れるので、壊れたときに直せる人がいる形にし、直せないなら数式を減らして手で入れる形にします。月次で見るのは集計の一枚だけです。台帳を月次の場で開くと、一人ずつの話になって、KPIの話が終わりません。製品の機能は変わるので、各製品で確認してください。 この記事では、表計算で起きる失敗、持つ三枚、台帳の列、入力の形、集計の作り方、壊れたときに直せる形、複数人で使うときの決めごと、システムに移す時期、一枚の型、分担を整理します。KPIの基本は採用KPIの基本、システムは採用管理システムでKPIを見る方法、改善は採用KPIから改善点を見つける方法で書きました。数値と料金は書きません。

この作業の目的｜三か月後も、更新されている形にする

表計算の目的は、きれいな表を作ることではなく、三か月後も更新されている形にすることです。更新が止まる原因は、たいてい入力の手間（列が多い、自由記述）と、見る場所の多さ（シートが多い）です。入力を減らし、見る場所を一枚にすれば、続きます。

表計算で、起きる失敗

• シートを、増やす：媒体ごと、職種ごと、月ごと。どこを更新すればよいか分からなくなる
• 列を、増やす：「あったら便利」で足した列が空欄になり、集計が読めなくなる
• 自由記述で、入れる：辞退の理由を文章で書くと、集計できない。読む時間も要る
• 数式が壊れて、誰も直せない：作った人が替わると、直せないまま数が出なくなる
• 複数人が、同じ場所を編集して消える：上書きされ、いつ消えたか分からない
• 月次で、全部のシートを見る：時間が足りず、結局どれも見ない

持つ、三枚

• 三枚以外を、作らない：分析用の一時的なシートは、使い終わったら消す
• 集計は、台帳から作る：台帳と別に数を手で入れると、二重に管理することになる
• 変えた記録は、改善の材料：採用KPIから改善点を見つける方法
• 卒年と募集で、台帳を分ける：一枚に混ぜない。2卒年を同時に動かすときの整理

エージェントベストの見解

これは順番の話です。表計算の相談で、「まず項目を全部出して、後から絞りたい」と言われることがあります。当社がお願いする順番は、「見たい四つの数を決める」、「その四つを出すために要る列だけを台帳に置く」、「入力が選択肢で済む形にする」、「使ってみて足りない列だけを足す」、です。項目を全部出してから絞ると、絞る前に入力が始まり、空欄の多い台帳ができます。空欄が増えた列は、後から埋められません。列は、足すのは簡単ですが、減らすのは難しい。最初は少なすぎるくらいで始めて、月次で「この数が出せない」と分かったときに一つ足すほうが、続きます。当社が支える会社でも、続いている表は列が少なく、止まった表は列が多い。この差が、いちばんはっきり出ます。

台帳の、列

十以内に絞ります。例として、次のような列です。

• 「あったら便利」の列を、足さない：四つの数に要らない列は置かない
• 日付は、一つずつ列を分けない：段が動いた日を上書きするか、段ごとの列を最小限に。段ごとの日数を見るなら、必要な段だけ
• 自由記述は、一行のメモだけ：長文を入れる列を作らない
• 「近いか」の印は、面談に出た人が付ける：人事が後から推測しない。新卒採用のKPI

入力を、選択肢にする

• 選択肢を、先に決める：段の名前、入口の区分、断りの理由の区分
• 選択肢を、増やしすぎない：断りの理由は四つか五つ。「その他」を一つ置いて、メモに一行
• 入力する場所を、一つに：同じ情報を二か所に書かせない
• 入力のタイミングを、決める：段が動いた日に。面談の直後に印を付ける
• 選択肢の一覧を、別の場所（設定用の範囲）に持つ：変えるときに一か所で済む
• 製品の入力補助の機能は、各製品で確認する：この記事では機能名を書かない

集計の、作り方と壊れたときの備え

• 集計は、台帳の列から作る：手で二重に入れない
• 集計に載せるのは、四つの数と先に動く数だけ：新卒採用のKPI
• 入口ごと・卒年ごとに分けて出す：足した数だけを見ない。媒体別のKPI設計
• 数式が壊れる前提で、作る：作った人が替わっても直せるように、計算の考え方を一行書いておく
• 直せる人がいないなら、数式を減らして手で入れる：月に一度、台帳を見て手で数える形でも回る
• 集計の値を、月ごとに別の行として残す：上書きすると、前年と比べられなくなる
• 壊れたまま放置しない：数が出ない月が続くと、更新が止まる

複数人で使うときの、決めごと

• 編集する人を、決める：全員が編集すると、上書きが起きる
• 見るだけの人と、編集する人を分ける：現場には見る形で渡す
• 同時に触らない時間を、決める：月次の集計を作る日は、台帳を触らない
• 消えたときに戻せる形を、確かめる：変更の履歴が残るか。製品で確認
• 担当が替わるときに、三枚の説明を一枚で渡す：口頭で引き継がない
• 現場に入力を頼むのは、印と断りの理由だけ：それ以上は続かない

システムに、移す時期

• 表計算で三か月続いたら、移すかを考える：続いていない形は、システムに移しても続かない
• 人数が増えて、台帳が読めなくなったら：一覧で探すのに時間がかかるようになったら
• 連絡の履歴を残したくなったら：表計算は数の管理に向き、連絡の履歴には向かない
• 移すときは、段の名前と入力の区分をそのまま持っていく：採用管理システムでKPIを見る方法
• 移した後も、変えた記録の一枚は表計算で持ってよい：システムに入れにくい記録
• 移さない選択もある：三枚で回っていて、人数が増えないなら、そのままでよい

一枚の型

• 台帳：一人ずつ一行、列は十以内、入力は選択肢
• 月次の集計：月ごとに一行ずつ積む。四つの数と先に動く数、入口ごと・卒年ごと
• 変えた記録：変えた日、変えた内容、理由、翌月の数
• 設定用の範囲：選択肢の一覧（段、入口、断りの理由）
• 一枚目の上に、三枚の使い方を三行：誰が、いつ、何を更新するか

社内の分担

運用代行や代理店が支えられるのは、三枚の型、列と選択肢の設計、集計の作り方、月次の集計の代行までで、見たい数の決定、入力の運用、「近いか」の判断、断りの理由の記録、直す場所の決定は企業が行います。代理店の代行の範囲は代理店に運用まで頼めるかで書きました。

エージェントベストの見解

これは数字の読み方の話です。表計算の相談で、「集計の表は作ったのに、月次で見ても何も決まらない」と言われることがあります。表を見ると、数が並んでいて、入口ごとにも卒年ごとにも分かれていないことがあります。合算した数は、「増えた・減った」までしか教えません。当社がお願いしているのは、集計を入口ごと・卒年ごとに分けて出し、月次では「どの入口のどの段が、前の月より減ったか」を一つ見つけることです。一つ見つかれば、そこから前の段を見て、直す場所が決まります。合算の表で月次を続けると、毎月「今月も少なかった」で終わり、三か月で更新が止まります。表が続くかどうかは、入力の手間だけでなく、「見て何か決まるか」で決まります。決まらない表は、更新されません。

まとめ

• 持つのは三枚だけ。一人ずつの台帳、月次の集計、変えた記録。集計は台帳から作り、二重に入力しない
• 台帳の列は十以内に絞り、入力は選択肢から選ぶ形に。自由記述は一行のメモだけ。「あったら便利」の列を足さない
• 集計に載せるのは四つの数と先に動く数。入口ごと・卒年ごとに分けて出す。合算の表では、月次に何も決まらない
• 数式は壊れる前提で作る。直せる人がいないなら数式を減らして手で入れる。集計の値は月ごとに行として残し、上書きしない
• 編集する人を決め、現場に頼むのは印と断りの理由だけ。表計算で三か月続いたら、システムに移すかを考える。続いていない形は、移しても続かない

よくある質問

列を十以内に絞ると、見たい情報が入りません

見たい四つの数に要らない情報です。必要になったときに一つ足してください。最初から多く置くと、空欄が増えて、集計が読めなくなります。入れたい情報が多いなら、それはKPIではなく応募者の管理の話で、表計算より採用管理システムの領域です。分けて考えてください。

数式が壊れて、誰も直せません

数式を減らしてください。月に一度、台帳を見て手で数える形でも、四つの数と先に動く数なら回ります。数式で自動化するのは、直せる人が社内にいる場合だけにしてください。壊れたまま放置すると、更新が止まり、台帳ごと使われなくなります。

スプレッドシートでのKPI管理は、御社に相談できますか

できます。当社は、三枚の型、列と選択肢の設計、集計の作り方、月次の集計の代行を支えられます。見たい数の決定、入力の運用、「近いか」の判断、断りの理由の記録、直す場所の決定は、企業が行ってください。当社はOfferBox・Wantedly・ワンキャリアの販売パートナーとして、3媒体の運用を支えています。3媒体の全体像は3媒体の違いと選び方にまとめています。